Comment rédiger le règlement intérieur d'une entreprise ?

À partir d’un certain nombre de salariés, la loi prévoit que l’ensemble des règles de conduite des entreprises doivent figurer obligatoirement dans un document officiel : le règlement intérieur.

L'employeur est responsable de sa rédaction et doit prévoir avec attention le contenu de ce règlement, ainsi que les sanctions en cas de non-respect de ses dispositions. La bonne gestion du personnel dépend de la clarté, de l’exactitude et de l’exhaustivité de ses clauses.

À quoi sert le règlement intérieur d'une entreprise ? Que doit-il contenir ? Est-il possible de le rédiger en suivant un modèle ? PayFit vous guide étape par étape.

Qu'est-ce que le règlement intérieur de l'entreprise ?

Le règlement intérieur est un document écrit qui regroupe les obligations de comportement dans l'entreprise, mais également des règles concernant :

• la santé et les conditions d'hygiène ;

• la sécurité des salariés ;

• la discipline du personnel.

C'est à l’employeur de rédiger le règlement intérieur de l’entreprise. Toutefois, il ne s’agit d’un document obligatoire que dans les entreprises qui comptent au moins 50 salariés depuis 12 mois consécutifs.

De plus, l'employeur a l’obligation de porter le document à la connaissance des salariés. Celui-ci pourra être affiché dans les locaux au même titre que les affichages obligatoires.

💡 Bon à savoir : avant 2020, le règlement intérieur était obligatoire dans les entreprises de plus de 20 salariés. La nouvelle loi élevant ce seuil à 50 salariés n’étant pas rétroactive, si une entreprise comptait entre 20 et 50 salariés au 1^er janvier 2020, elle devait tout de même prévoir un règlement intérieur.

Par ailleurs, un employeur peut, même s'il n’atteint pas le seuil des 50 salariés, mettre en place un règlement intérieur dans son entreprise s'il le souhaite.

⚠️ Attention  : le règlement intérieur s'applique à tous les salariés de l'entreprise. Par ailleurs, certaines dispositions (notamment en matière d'hygiène et sécurité) doivent également être respectées par le personnel non-salarié en contact avec l'entreprise. 

En cas de non-respect des dispositions du règlement intérieur, les personnes y étant soumises s'exposent à des sanctions, qui y sont également précisées. 

Pour compléter le règlement intérieur, il peut être utile de rédiger une ou plusieurs chartes d’entreprise afin de donner un cadre de référence à vos salariés sur des sujets divers (charte informatique, charte environnementale, etc.).

Que doit contenir le règlement intérieur ?

Le contenu du règlement intérieur est encadré par le Code du travail. Ses dispositions ne peuvent pas être contraires à la loi ou à la convention collective applicable.

Contenu obligatoire

En principe, le règlement intérieur de l'entreprise doit prévoir :

• les règles relatives à la discipline dans l'entreprise, ainsi que la nature et l'échelle des sanctions ;

• les mesures pour préserver la santé et sécurité des membres de l’établissement ;

• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer au rétablissement des conditions de travail protectrices de la santé et sécurité si ces dernières sont compromises (urgence, alerte) ;

• le rappel des dispositions relatives aux droits de défense des salariés en cas de procédure disciplinaire ;

• les règles régissant la protection des lanceurs d'alerte ;

• le rappel des dispositions du Code du travail relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes.

⚠️ Attention  : aucune sanction disciplinaire peut être prononcée contre un salarié si elle n'est pas prévue dans le règlement intérieur de l'entreprise (par exemple : blâme, mise à pied, avertissement, etc.).

Autres dispositions

Au-delà de ces clauses obligatoires, il est possible de prévoir d'autres dispositions dans le règlement intérieur. C’est notamment le cas des restrictions aux libertés et droits fondamentaux des salariés, si elles sont :

• justifiées par la tâche à accomplir ;

• proportionnées au but recherché.

Par exemple, nombreux sont les règlements qui inscrivent le principe de neutralité de l'entreprise, dans l’objectif de restreindre l'expression des convictions religieuses des salariés dans le contexte du travail.

⚠️ Attention  : certaines dispositions sont interdites dans un règlement intérieur. Par exemple, il est impossible d’inclure des dispositions discriminatoires ou qui entraînent des situations d'inégalité entre les salariés.

💡 Bon à savoir  : le règlement intérieur est toujours rédigé en français, quand bien même, il peut être accompagné de traductions dans d'autres langues.

Par ailleurs, la charte informatique réglementant les utilisations des outils informatiques en entreprise peut être annexée au règlement intérieur.

Comment mettre en place le règlement intérieur de l’entreprise ?

Une fois rédigé, le règlement intérieur n'entre pas automatiquement en vigueur. En effet, l'employeur doit suivre une procédure encadrée par le Code du travail.

L'employeur doit dans un premier temps respecter des formalités de dépôt :

• soumettre le projet de règlement intérieur au CSE (Comité Social et Économique) pour recueillir leur avis écrit ;

• transmettre le projet et l'avis du CSE à l'inspection du travail ;

• déposer le projet de règlement au greffe du conseil des prud'hommes du ressort de l'entreprise.

Il existe également des formalités de publicité du règlement intérieur, qui doit être porté par tout moyen (affichage dans les locaux, publication dans l'intranet) à la connaissance  :

• des salariés lors de l'embauche ;

• du personnel ayant accès aux locaux.

Afin de prendre en compte un délai raisonnable pour accomplir ces formalités, le règlement intérieur de l'entreprise précise sa date d'entrée en vigueur, en prévoyant au moins un mois après la dernière formalité de dépôt et de publicité.

💡 Bon à savoir : toute modification du règlement intérieur de l'entreprise doit respecter la même procédure de dépôt que lors de son élaboration initiale.

Où trouver un modèle de règlement intérieur d'entreprise ?

Avant 2020, de nombreuses entreprises étaient à la recherche d’un modèle de règlement intérieur, puisque l'obligation de mettre en place un règlement concernait toutes les entreprises d'au moins 20 salariés.

Depuis, le contenu du règlement intérieur n'a pas changé, mais seules les entreprises d'au moins 50 salariés doivent obligatoirement rédiger un règlement intérieur.

Sachant que la rédaction du règlement est longue et que ce document engage l'employeur pour l'avenir, nous vous proposons un modèle de règlement intérieur d’entreprise. Il s'agit d'un exemple à compléter avec les informations relatives à votre structure.

Ce modèle de règlement prévoit les dispositions obligatoires, et propose également des mentions facultatives qui peuvent être plus adaptées à votre organisation. Ainsi, il est possible de rédiger votre règlement intérieur à partir d’une base complète, puis de trier les informations qui s’appliquent à votre situation.

⚠️ Attention  : si vous décidez volontairement de mettre en place un règlement intérieur et que votre entreprise compte moins de 50 salariés, le texte devra contenir les mêmes dispositions que celui des entreprises qui sont dans l’obligation de le prévoir.

Notre modèle de règlement intérieur est donc parfaitement adapté aux entreprises de moins de 10 salariés tout comme à celles de plus de 50 salariés !