Comment rédiger la note de service sur les congés payés ?

Lorsqu’un employeur souhaite communiquer une information importante à l’ensemble de son personnel, il peut rédiger une note de service. Ce document interne à l’entreprise sert à annoncer l’arrivée d’un salarié, à rappeler les consignes de sécurité ou à préciser certaines règles et obligations, y compris concernant la gestion des congés payés. 

Si la note de service sur les congés payés est relativement simple à établir, elle nécessite tout de même le respect d’un certain formalisme.

En quoi consiste une note de service sur les congés payés ? Comment bien la rédiger ? Par quels moyens faut-il la communiquer ? PayFit vous éclaire sur ces points.

Qu’est-ce qu’une note de service sur les congés payés ?

Quel est le rôle d’une note de service ?

La note de service est un outil de communication interne. Elle est généralement émise par l’employeur ou un supérieur hiérarchique afin de transmettre une information officielle aux salariés de l’entreprise. 

Ce type de note se présente sous la forme d’un document écrit, relativement court (pour aller à l’essentiel).

Son texte peut concerner des sujets multiples et variés portant sur l’organisation du travail ou les règles et les obligations salariales et patronales au quotidien telles que : 

• le rappel des consignes de sécurité de l’entreprise ;

• l’annonce d’une réunion ;

• les périodes de fermeture annuelle de la société ;

• la mise à disposition d’un service (le restaurant par exemple) ;

• l’arrivée ou le départ d’un salarié ;

• ou encore la prise des congés payés, etc. 

💡 Bon à savoir : selon l’information dispensée, la note de service peut s’adresser à tous les salariés ou seulement à un service en particulier. 

Quel est l’intérêt d’une note de service sur les congés payés ?

Bien utilisée, la note de service sur les congés payés contribue à la gestion équitable des congés payés en entreprise. 

Elle peut avoir vocation à :

• fixer les dates précises de congé (en cas de fermeture de l’entreprise) ;

• préciser les règles d’acquisition des jours de congés (2,5 jours ouvrables par mois) et leur mode de décompte (jours ouvrables ou ouvrés) ;

• rappeler le droit de l’employeur à imposer les dates de congés payés (jusqu’à 4 semaines consécutives selon l’organisation de la structure) ;

• indiquer la procédure de planification et de formulation à suivre pour les demandes de congés par les salariés ;

• informer sur le sort des congés restants non pris à la fin de la période de référence (perte ou report selon les cas prévus par la loi ou par accord), etc.

💡 Bon à savoir : le texte peut aussi définir les critères retenus pour établir l’ordre des départs en période de forte affluence (par exemple : vacances d’été, roulement des équipes, ancienneté, situation familiale, etc.). Dans ce cas, ils doivent respecter le principe d’égalité entre salariés.

Comment afficher une note de service sur les congés payés ?

Une note de service doit être correctement diffusée pour permettre à chaque salarié d’y avoir accès.

Pour cela, plusieurs modes de transmission sont possibles : 

• par affichage, dans un lieu accessible à tous (salle de pause, panneau dédié, etc.) ; 

• par l’envoi d’un mail à tout le personnel concerné ; 

• sur support papier avec un exemplaire remis en mains propres. 

💡 Bon à savoir : la période de prise de congés payés des salariés ne figure pas dans la liste des informations soumises à l’affichage obligatoire dans l’entreprise. Sa transmission peut se faire par tout moyen jugé adapté. 

⚠️ Attention : la jurisprudence exige souvent que l’ordre des départs en congé soit présenté aux salariés suffisamment tôt, le plus souvent via un affichage ou une communication interne, pour éviter tout litige.

Que faut-il indiquer dans une note de service sur les congés payés ?

Mentions obligatoires de la note de service

Une note de service doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour être complète comme :

• l’expéditeur (direction, service RH, etc.) ; 

• le destinataire (tous les salariés, un service spécifique, une partie du personnel) ; 

• la date et le lieu de rédaction du texte ; 

• le numéro ; 

• la signature de l’expéditeur. 

Son contenu est censé être clair, factuel et lisible pour tous les collaborateurs. Il doit également être détaillé et adapté à la situation de la structure. 

Il peut par exemple :

• pour la demande de congés : rappeler les modalités de prise de congés payés ;

• pour une fermeture annuelle : préciser les dates exactes et la raison ;

• pour une organisation par roulement : indiquer les critères retenus, les règles de priorité ;

• pour les congés non pris : replacer le système de report et la date limite d’utilisation, etc. 

💡 Bon à savoir : bien entendu, le contenu varie en fonction du type d’information que l’entreprise souhaite communiquer (suggestion, requête, remerciement, etc.). 

Exemple de modèle de note de service pour les congés payés

Il n’existe pas vraiment de modèle de note de service sur la prise de congés payés ou sur les congés payés de manière générale. 

Toutefois, il est possible de s’inspirer de la présentation suivante :