Comment faire une DPAE ?

Tout employeur qui envisage de recruter un salarié a l’obligation d’accomplir plusieurs formalités administratives. Certaines interviennent avant même l’onboarding du nouveau collaborateur. 

C’est notamment le cas de la DPAE ou Déclaration Préalable À l’Embauche. Cette démarche, qui a remplacé la DUE (Déclaration Unique d’Embauche) depuis 2012, doit être effectuée auprès de l’URSSAF. Elle est indispensable pour ouvrir les droits sociaux du salarié et pour protéger l’employeur contre les risques juridiques liés au travail dissimulé.

Pourquoi et comment faire une DPAE  ? En quoi consiste cette déclaration ? Dans quel délai la réaliser ? PayFit vous explique tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce que la DPAE ?

La DPAE, c’est quoi ?

La déclaration préalable à l'embauche, ou DPAE, est une formalité légale qui s’impose à tout employeur qui recrute un travailleur relevant du régime général de la Sécurité sociale. 

C’est une démarche obligatoire qui concerne :

• tous les salariés disposant d’un contrat de travail (CDI, CDD, contrat saisonnier, etc.) ;

• tous les secteurs d’activité ;

• aussi bien une première embauche que les suivantes, sans limites à la durée de contrat. 

💡 Bon à savoir : les associations doivent également procéder à une DPAE si elles souhaitent engager du personnel salarié. 

⚠️ Attention  : dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, l’entreprise doit effectuer une DPAE pour apprenti. En revanche, la procédure n’est pas nécessaire lors de la signature d’une convention de stage.

En quoi consiste une DPAE ?

La DPAE permet de simplifier les démarches administratives de l’employeur. 

En pratique, elle rassemble 6 formalités d’embauche en une seule, à savoir :

• la déclaration de première embauche ;  

• l’immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) ;  

• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage et à la Sécurité sociale (dans le cas d’une première embauche) ;

• l’adhésion à un service de santé au travail ;

• la demande de visite d’information et de prévention (ex-visite médicale d’embauche) ;

• le pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales). 

💡 Bon à savoir : la déclaration préalable à l’embauche remplace l’ancienne DUE.

Pourquoi faire une DPAE ?

La DPAE doit être réalisée auprès de l’URSSAF, avant la prise de poste du salarié. Elle permet notamment à l’employeur :

• d’ouvrir les droits sociaux des salariés ;

• d’être couvert au cas où un accident du travail surviendrait peu de temps après l’embauche du salarié ;  

• de bénéficier de certains avantages fiscaux comme, par exemple, les exonérations lors de la première embauche ;

• de ne pas être sanctionné en cas de contrôle administratif. 

💡 Bon à savoir : la démarche varie selon que le travailleur dépend du régime général ou du secteur agricole. Dans ce dernier cas, le document est à envoyer à la MSA (Mutualité Sociale Agricole).

Comment et quand réaliser une DPAE ?

Délai pour effectuer une DPAE

La déclaration préalable à l’embauche doit obligatoirement être effectuée dans les 8 jours précédant la date d’embauche prévisible du salarié.

Passé ce délai (en cas de retard ou d’oubli), l’entreprise s’expose à des sanctions pénales et administratives, et peut être condamnée pour travail dissimulé.

Les entreprises ont la possibilité de réaliser la procédure :

• soit en ligne, en complétant le formulaire dédié sur le site de l’URSSAF, ou en s’identifiant avec le compte employeur sur Net-entreprise ;

• soit par voie papier, en transmettant la déclaration à l’URSSAF par lettre recommandée avec accusé de réception. 

⚠️ Attention  : la version en ligne est obligatoire pour les sociétés qui ont effectué plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente. Autrement, il existe un risque de pénalité.

Mentions obligatoires de la DPAE

En tout état de cause, pour établir une DPAE, il est nécessaire de renseigner :

• l’identité de l’employeur ou la dénomination sociale de l’entreprise ;  

• le numéro de SIRET et l’adresse de l’établissement ;  

• le code APE ou NAF ;

• l’identité et le numéro de Sécurité sociale du futur salarié ;  

• la date et l’heure de l’embauche ;

• les renseignements relatifs au contrat de travail, etc. 

💡 Bon à savoir  : si le recruteur a commis une erreur lors de la saisie, il ne peut modifier que les informations propres au contrat de travail sur son espace en ligne. En revanche, pour un autre type d’erreur, il y a lieu de demander un recours auprès de l’URSSAF (ou la MSA le cas échéant), le plus rapidement possible.

Modèle de DPAE : déclaration préalable à l’embauche

Formulaire de déclaration préalable à l'embauche (DPAE), Ministère du Travail

Que se passe-t-il après une DPAE ?

Une fois la déclaration effectuée, l’organisme destinataire (URSSAF ou MSA) adresse à l’employeur un accusé de réception dans un délai de 5 jours ouvrables. 

L’employeur est alors tenu d’en remettre une copie au salarié. Toutefois, cette obligation est considérée comme remplie dès lors que le salarié obtient un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme ayant reçu le document.

Si le salarié n’est finalement pas engagé, il est possible d’annuler une DPAE déjà transmise :

• en cas de première embauche, il faut prévenir l’URSSAF pour interrompre l’ouverture du compte employeur ;

• autrement, aucune action n’est requise.

L’employeur peut ensuite établir une note de service annonçant l’arrivée du nouveau salarié pour officialiser le recrutement.