Quelle est la durée de conservation des fiches de paie par l’employeur ?

En tant qu’employeur, il est nécessaire de prêter attention aux règles qui régissent la gestion de la paie.

Veiller au respect de la durée de conservation des fiches de paie en fait partie.

L’employeur doit-il procéder à la conservation des fiches de paie de ses salariés ? Quelles sont les règles de conservation des bulletins de paie par l’employeur ? PayFit vous répond.

L’employeur doit-il procéder à la conservation des fiches de paie de ses salariés ?

Obligation de conserver les bulletins de salaire

Aujourd’hui, la loi oblige l’employeur à conserver un double des bulletins de paie de ses salariés. Un double d’un bulletin de paie correspond concrètement à sa copie en version papier ou en version électronique.

Le respect de la durée de conservation des fiches de paie par l’employeur est donc une nécessité : il doit en garder une copie.

Cela n’a pas toujours été le cas. En effet, cette exigence n’existe que depuis le 1^er août 1998. Avant cette date, l’obligation de l’employeur portait sur l’élaboration d’un livre de paie, c’est-à-dire sur la tenue d’un document qui regroupait les informations contenues dans les fiches de paie des salariés. 

Porteur de l’obligation

L’obligation de respecter la durée de conservation des fiches de paie pèse sur l’employeur.

Le salarié, quant à lui, est incité à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée. Cela fait d’ailleurs parti des mentions obligatoires de la fiche de paie.

En pratique, vous pouvez y indiquer : "Dans votre intérêt, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée".

Quelles sont les règles de conservation des bulletins de paie par l’employeur ?

Durée de conservation des fiches de paie

La question qui se pose est celle de savoir combien de temps les bulletins de salaire doivent-ils être conservés ?

Selon la loi, le délai de conservation des bulletins de salaire par l’employeur est de 5 ans minimum.

Pour le cas des bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés :

• soit pendant une durée de 50 ans ;

• soit jusqu'à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

Le point de départ de ces différentes durées est la date de transmission de la fiche de paie au salarié.

💡 Bon à savoir : la transmission des bulletins de paie peut se faire par voie postale, par voie électronique ou par une remise en main propre.

Conservation et sanction en cas de manquement

Lors d’un contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de produire le double des bulletins de paie de l’ensemble de ses salariés, en version dématérialisée ou en version papier.

⚠️ Attention : le manquement à l’obligation de conservation des bulletins de paie par l’employeur constitue une contravention de 3ème classe.

Il est sanctionné par le paiement d’une amende égale à 450 € au maximum.

Conservation sécurisée

La sécurisation de la paie est l’un des piliers sur lequel s’appuie la gestion de la paie d’une entreprise.

Elle implique l’utilisation d’outil d’informatique fiable tel que l’utilisation d’un :

• cloud  : il s’agit d’un espace de stockage numérique où les données sont conservées et cryptées ;

• coffre-fort numérique pour bulletin de paie : cet espace répond à des exigences plus élevées en termes de sécurisation des données.

En tant qu’employeur, pour vous assurer de respecter la durée de conservation des fiches de paie, pensez à recourir à un logiciel de paie. Un tel outil vous fera gagner un temps précieux.