Quel est le délai de paiement des notes de frais ?

Un salarié peut se faire rembourser ses dépenses professionnelles en soumettant une note de frais. Ce document, qui détaille les dépenses effectuées, permet de formaliser la demande de remboursement.

Une fois la note de frais reçue, l’employeur est tenu de respecter un délai légal pour rembourser le salarié. 

Le délai de paiement des notes de frais est un aspect crucial de la gestion des dépenses professionnelles. Il garantit que les salariés soient remboursés rapidement et que l’entreprise respecte ses obligations légales et internes. Comprendre ce délai, ses bonnes pratiques et les outils pour le respecter est essentiel pour une gestion efficace des notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition 

Une note de frais en entreprise est un document interne qui permet au salarié de demander le remboursement des dépenses professionnelles engagées dans le cadre de sa mission. Cela peut inclure les notes de frais de restaurant, d’hébergement lors d’un déplacement, ou encore de frais kilométriques liés à l’activité professionnelle.

Pour faciliter les demandes de remboursement, l’employeur peut transmettre à ses salariés un modèle de note de frais. 

Justificatifs et informations obligatoires

Pour faire une note de frais valide, et que le délai de paiement puisse être respecté, chaque dépense doit comporter :

• un justificatif (facture, ticket de caisse, note d’hôtel, etc.) ;

• la nature et le lieu de la dépense ;

• le montant dépensé et, si applicable, la TVA récupérable.

Ces informations assurent la conformité avec la réglementation et facilitent les contrôles fiscaux et sociaux.

Comment obtenir le paiement des notes de frais ?

Transmission et validation

Le salarié transmet sa note de frais à l’entreprise, le plus souvent par le biais d’un logiciel dédié ou en utilisant un modèle interne, conformément aux procédures définies par la politique interne. 

Cette dernière précise non seulement les modalités de transmission, mais aussi l’ensemble des règles relatives au remboursement des dépenses engagées. Elle indique notamment les types de dépenses éligibles, les plafonds applicables pour chaque catégorie, ainsi que les conditions particulières liées à certains frais, tels que les frais de déplacement, de restauration ou d’hébergement. 

Le respect de cette politique permet à l’entreprise de sécuriser le remboursement et de garantir que le délai de paiement des notes de frais reste court et respecté.

Contrôle et conformité

Chaque dépense engagée doit impérativement être accompagnée d’un justificatif. En effet, l’URSSAF peut contrôler la conformité des paiements, notamment pour vérifier la récupération de la TVA et le calcul des cotisations sociales. Le respect strict de ces règles est essentiel afin de prévenir les erreurs, d’assurer la transparence des remboursements et d’éviter tout litige lié aux notes de frais.

Quel est le délai légal de paiement des notes de frais ?

Délai de paiement légal et recommandé

En principe, le Code du travail ne fixe pas de délai légal pour le remboursement des notes de frais. L’employeur est toutefois tenu d’effectuer ce remboursement dans un délai raisonnable. 

À titre de bonne pratique, il est recommandé de procéder au paiement des notes de frais dans un délai maximum de 30 jours suivant leur soumission, afin de garantir la satisfaction des salariés et d’assurer une gestion transparente des dépenses professionnelles.

Pratique courante en entreprise

En pratique, le remboursement des notes de frais intervient souvent à la fin du mois et est intégré au salaire du mois suivant. Certaines entreprises privilégient toutefois un remboursement en cours de mois, notamment pour les dépenses importantes telles que l’hébergement ou les repas lors d’une mission professionnelle, afin de ne pas imposer un poids financier excessif au salarié. Cette organisation permet de concilier respect des procédures internes et confort financier pour les collaborateurs.

Quelles sont les bonnes pratiques pour la gestion du paiement des notes de frais ?

Définir une politique claire

Il est essentiel pour chaque entreprise de définir une politique interne claire et structurée concernant le remboursement des dépenses professionnelles. Cette politique doit préciser de manière détaillée :

• les types de dépenses éligibles ;

• les montants ou plafonds autorisés pour chaque catégorie ;

• les conditions et documents justificatifs nécessaires pour chaque dépense engagée ;

• les procédures à suivre pour soumettre une demande de remboursement ;

• les délais de traitement ;

• les responsabilités des collaborateurs et des managers dans le contrôle et l’approbation des dépenses. 

Une politique bien définie permet non seulement de sécuriser les finances de l’entreprise, mais aussi de garantir transparence, équité et compréhension pour l’ensemble des collaborateurs.

Prévenir les erreurs et litiges

Un suivi rigoureux et systématique des notes de frais est essentiel pour éviter les erreurs, les omissions ou les remboursements excessifs. Pour ce faire, il est important que les salariés soient correctement formés à la saisie précise et complète de leurs dépenses, en respectant les catégories et les plafonds définis par la politique interne. 

L’entreprise peut également renforcer ce contrôle en s’appuyant sur des outils numériques adaptés, tels que des logiciels de gestion des notes de frais. 

Comment faciliter la gestion du paiement des notes de frais ?

Automatisation via un logiciel

L’utilisation d’un logiciel de note de frais permet de simplifier le suivi des dépenses, de réduire les risques d’erreurs et de garantir le respect des délais de remboursement. 

Une solution digitale facilite également la conformité avec les exigences de l’URSSAF, notamment en matière de TVA et de calcul des cotisations sociales. En automatisant la saisie, la validation et le traitement des notes de frais, un logiciel offre une meilleure traçabilité et permet à l’entreprise de gérer efficacement les remboursements tout en sécurisant ses procédures internes.

Avantages pour l’entreprise et les salariés de la digitalisation 

La digitalisation et l’automatisation des notes de frais offrent un gain de temps significatif pour le service RH. Les logiciels de gestion des notes de frais permettent un remboursement plus rapide pour les collaborateurs et apportent une meilleure visibilité sur les dépenses internes ainsi que sur le respect de la politique de l’entreprise. Elles contribuent par ailleurs à renforcer la transparence, la conformité et l’efficacité de la gestion des frais professionnels.

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