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Le salarié peut demander le remboursement d’une dépense professionnelle en transmettant une note de frais.
Lorsque la demande de remboursement a été faite, l’employeur doit respecter un certain délai pour payer les notes de frais.
Une gestion des notes de frais digitale et automatique permet à l’employeur de gagner en efficacité.
Qu’est-ce qu’une note de frais ? Comment obtenir le remboursement d’une note de frais ? Quel est le délai de remboursement ? PayFit vous répond.
Une note de frais en entreprise est un document qui permet au salarié de demander le remboursement des frais professionnels qu’il a engagés dans le cadre de son activité professionnelle (frais de repas, de déplacement, de logement, etc.).
Pour faciliter les demandes de remboursement, l’employeur peut transmettre à ses salariés un modèle de note de frais.
💡 Bon à savoir : la note de frais doit comporter certaines informations obligatoires que vous trouverez dans notre fiche pratique sur comment faire une note de frais.
Modèle de note de frais - Excel
En principe, le Code du travail ne prévoit pas de délai légal de remboursement d’une note de frais.
Toutefois, l’employeur doit respecter un délai raisonnable pour le remboursement des notes de frais.
Il est recommandé à l’employeur de procéder au remboursement des notes de frais dans un délai de 30 jours.
En pratique, le remboursement des notes de frais s’effectue à la fin du mois et apparaît sur la fiche de paie du mois suivant.
Il est possible pour l’employeur de procéder au remboursement des notes de frais en cours de mois sans attendre la clôture de paie.
Cela est notamment avantageux pour le salarié en cas de grosses dépenses comme par exemple lors d’un déplacement professionnel. En effet, l’avance des frais peut présenter un poids important pour le salarié.
L’automatisation des notes de frais à l’aide d’un logiciel de note de frais vous permet de respecter les délais de paiement pour une note de frais.
💡 Bon à savoir : si vous souhaitez passer à l’automatisation des notes de frais, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique sur comment simplifier et digitaliser mon process de notes de frais.
Modèle de note de frais - Excel
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