Comment procéder à la déclaration d’une première embauche à l’URSSAF ?

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit réaliser plusieurs démarches et notamment se poser la question de savoir comment déclarer un salarié. 

Dès qu’un employeur décide de recruter un salarié ou son premier salarié, il doit avoir recours à la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE). 

Cette déclaration préalable à l’embauche est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l’employeur, qui lui permet de déclarer tous les salariés qu’il souhaite embaucher. 

Qu’est-ce que la déclaration d’embauche ? Quelles sont les modalités à accomplir auprès de l’URSSAF ? Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la déclaration d’embauche ?

La déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE, est une formalité obligatoire pour l’employeur qui souhaite effectuer une première embauche soumise au régime général de la Sécurité sociale.

Cette déclaration est possible à l’aide d’un formulaire en ligne, à partir duquel l’employeur peut accomplir en une seule procédure six différentes formalités d’embauche.

Lors de la déclaration de première embauche auprès de l’URSSAF vous réalisez à la fois :

• l’immatriculation de l’entreprise en qualité d’employeur auprès de la Sécurité sociale ; 

• l’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ;  

• l’affiliation de l’entreprise au régime de l’assurance chômage ;  

• l’affiliation à la caisse de retraite ;

• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ; 

• la demande d’examen médical pour le salarié embauché ;  

le pré-établissement de la liste de tous les salariés embauchés.

Quelles sont les modalités à accomplir lors d’une déclaration de première embauche à l’URSSAF ?

La déclaration de première embauche auprès de l’URSSAF est réalisée par le biais de la DPAE qui doit être transmise dans un délai de 8 jours avant l’embauche du salarié. 

Cette déclaration doit comporter certaines mentions obligatoires :

• la dénomination sociale de l’entreprise et son adresse ;  

• le Code APE (Activité Principale Exercée) de l’entreprise ;  

• le numéro de Siret de l’établissement ;  

• l’identité du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale) ;  

• la date et heure d’embauche prévisibles ;  

• la nature, la durée du contrat de travail et de la période d’essai pour les CDI et CDD de plus de 6 mois. 

Cette DPAE peut être réalisée de plusieurs façons :

• en se connectant au site www.net-entreprise.fr 

• depuis le site de l’URSSAF sur l’onglet “DPAE-service+”

• en téléchargeant le Cerfa n°14738*1 puis en l’envoyant, par courrier recommandé avec accusé de réception, au “Service de déclaration d’embauche” de l’Urssaf du lieu de votre établissement. 

💡 Bon à savoir  : s’il s’agit de la déclaration d’une première embauche, l’employeur doit informer l’URSSAF rapidement si l’embauche ne se concrétise pas, afin de faire interrompre l’ouverture de son compte employeur. 

Quelles sont les sanctions en cas de non déclaration de la première embauche à l’URSSAF ?

Si l’employeur ne réalise pas la déclaration de première embauche auprès de l’URSSAF, il s’expose à différentes sanctions :

• régularisation des cotisations de la Sécurité sociale ;

• pénalité de retard qui peut correspondre à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;  

• délit de travail dissimulé (suppression des aides publiques, remboursement des aides publiques, exclusion des contrats publics, fermeture administrative temporaire, voire une éventuelle saisie du matériel professionnel).