Comment procéder à la comptabilisation des IJSS en cas de subrogation ?

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie, qu'elle soit professionnelle ou non professionnelle, tous les salariés, s’ils cotisent aux caisses de sécurité sociale, bénéficient d’indemnités journalières. 

Les indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) leur sont versées soit directement par les caisses d’assurance maladie soit par l’employeur par le biais d’un maintien de salaire, c’est ce que l’on appelle la subrogation. 

Dans le cas du paiement des IJSS en subrogation, leur comptabilisation par l’employeur  est obligatoire. 

Pourquoi comptabiliser les IJSS dans le cadre de la subrogation ? Dans quels comptes les comptabiliser ? Et comment le faire ? PayFit vous accompagne. 

Pourquoi comptabiliser les IJSS en cas de subrogation ?

La subrogation des IJSS est un mécanisme permettant à l’employeur d’avancer au salarié le montant de ses indemnités. L’employeur recevra, par la suite, à la place du salarié, les indemnités journalières par la caisse de sécurité sociale. L’employeur détient donc une créance envers les organismes sociaux. Dans ce cas, l’employeur devra faire figurer les IJSS sur la fiche de paie.

L’employeur devra verser au salarié le montant net des indemnités, c’est-à-dire après déduction de la CSG/CRDS par la caisse de sécurité sociale. 

Le maintien de salaire par l’employeur en lieu et place du versement des indemnités par la caisse de sécurité sociale directement au salarié représente un flux financier pour l’entreprise. 

Par conséquent, il sera obligatoire de procéder à la comptabilisation des IJSS nettes en cas de subrogation par l'employeur. 

Dans le cas contraire, l’employeur s’expose nécessairement à des sanctions allant du redressement à une peine d’emprisonnement. 

Dans quel compte comptabiliser les IJSS en cas de subrogation ?

Lors de la constatation de la créance

Au cours du mois où le salarié est absent, il y a lieu de constater la créance de l’employeur envers les organismes sociaux. Celle-ci se fera au débit du compte 4387 intitulé  « Organismes sociaux - Produits à recevoir » et au crédit du compte 641 intitulé  « Rémunération du personnel ». 

Cette écriture comptable permet de supprimer le décalage entre la charge supportée par l’entreprise lors du paiement du salaire et la réception des indemnités journalières.

Lors du remboursement des indemnités

Lors du remboursement des IJSS nettes en cas de subrogation, la comptabilisation se fera au débit du compte 512 intitulé  « Banque » et au crédit du compte 4387 intitulé  « Organismes sociaux - Produits à recevoir ». 

De plus, le compte 641 « Rémunération du personnel » pourra être débité au moment des écritures de paie. 

Lors d’un décalage entre la constatation et le remboursement

A la fin de l’exercice comptable, s’il subsiste des IJSS avancées aux salariés et non encore remboursées à l’employeur, aucune écriture comptable ne doit être enregistrée puisque les décalages sont neutralisés comptablement dès l’absence du salarié. 

En revanche, il est recommandé d’effectuer une régularisation des charges sociales lorsque l’exercice est clôturé et que les sommes sont significatives.
Pour cela, il faudra débiter le compte 486 intitulé « Charges constatées d’avance » et créditer les subdivisions des comptes 645  intitulé  « Charges sociales ».

Cette écriture comptable sera extournée soit à l’ouverture de l’exercice suivant soit lors du paiement des indemnités journalières. 

Comment comptabiliser les IJSS en cas de subrogation ?

Afin d’illustrer la comptabilisation des IJSS en cas de subrogation, PayFit vous présente un exemple d’écriture comptable.

En comptabilité, il est primordial de procéder à la comptabilisation des différents flux financiers qui s'effectue au sein de l'entreprise. Ces flux peuvent se rattacher à différents domaines de la vie de l'entreprise : le paiement des salaires, l'attribution d'avantages aux salariés, le paiement des cotisations sociales. C'est pour cette raison, par exemple, que l'on retrouve la comptabilisation des tickets restaurant ou bien encore la comptabilisation du prélèvement à la source.