¿Cómo es el proceso de confección de nóminas?

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Luna Nogales

Legal Content Trainee

Actualizado el 12.10.2022

Una nómina es un documento del líquido total a percibir de un trabajador por haber prestado sus servicios a una empresa. Es decir, es el registro del salario de un empleado, teniendo en cuenta las bonificaciones y deducciones. Esto es, es el documento que justifica el ingreso del sueldo al trabajador por su trabajo realizado.  

Las nóminas son un documento que el empresario está obligado a elaborar y entregar normalmente cada mes. Generar y calcular nóminas es un proceso complejo ya que hay que saber manejar muchos conceptos. 

Existen plataformas digitales como PayFit que realizan la gestión de nóminas y automatizan su cálculo y generación de manera online. En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todo sobre la confección de nóminas.

RESUMEN

¿Cómo es la confección de nóminas?

La gestión de nóminas es un asunto que todo empresario debe conocer al detalle para el correcto funcionamiento de su empresa. Veamos algunas cuestiones importantes al respecto. 

¿Cómo confeccionar una nómina en 2022?

Para la confección de nóminas hay que tener en cuenta diferentes factores como:

  • Tipo de contrato: ¿el empleado trabaja a jornada completa o parcial? ¿Su contrato es indefinido o temporal?

  • Situación personal del empleado: ¿está casado, tiene hijos o personas a su cargo?

  • Convenio colectivo de aplicación: afecta a los complementos salariales, las horas extras y a las percepciones no salariales.

  • Pagas extras: ¿las pagas están prorrateadas cada mes o no?

  • Categoría profesional y grupo de cotización: el grupo de cotización establece los mínimos y máximos de cotización, sin afectar más allá de esto. La categoría, por su parte, hay que tenerla en cuenta para la confección de nóminas, pero no afecta al cálculo de la base. 

  • Bajas médicas, maternidad, paternidad, etc.

Nóminas: estructura y normas de confección

Entender la estructura de una nómina es necesario para poder crear las nóminas de tus trabajadores correctamente. Además, el formato de una nómina es bastante sencillo.

Hoy en día, las nóminas pueden entregarse de manera online o bien en formato papel. No existe ninguna diferencia entre esos documentos, porque todos tienen que incluir los siguientes elementos: 

  • Encabezamiento

  • Devengos

  • Deducciones

  • Bases de cotización a la SS y bases de tributación IRPF

  • Liquido a percibir

Es decir, la nómina está desglosada o dividida en diferentes secciones. Es imprescindible que en el encabezado aparezca la identificación tanto de la empresa como del empleado. 

Los devengos, por su parte, son esas percepciones salariales o no salariales que recibe el empleado. Es decir, los devengos, en materia de gestión de nóminas, son todos aquellos conceptos salariales que un empleado ha generado en un mes por su trabajo o servicio determinado.

Estos devengos son distintos a las deducciones, que también se incluyen en la confección de nóminas. Estas son las  aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social así como las retenciones de IRPF. Te explicamos en qué se diferencian los devengos de las deducciones en nuestro post sobre cómo interpretar una nómina

Por otro lado, hay que distinguir entre la base de cotización a la SS y la base de tributación del IRPF. La primera de ella se distingue según las contingencias comunes o profesionales. El ingreso a cuenta del IRPF es la recaudación que la empresa está obligada a practicar sobre las retribuciones del trabajador a la agencia tributaria.

El último de los conceptos que se incluye en la confección de nóminas es el líquido a percibir, que es la cantidad exacta de dinero que la empresa ingresa en la cuenta bancaria del trabajador a final de mes. 

¿Quieres saber más en detalle sobre los conceptos para la confección de nóminas? En nuestro post sobre cómo hacer una nómina te lo contamos. 

¿Necesitas un modelo de nómina? Descárgate gratis nuestra plantilla. 

¿Cómo confeccionar nóminas y seguros sociales?

Ya hemos visto qué es una nómina pero, ¿qué es un seguro social? Los Seguros Sociales son las aportaciones que realizan los empleados y la propia empresa a la Seguridad Social cada mes y que constan en la nómina.

Es decir, son aportaciones al Estado y que se emplean para pagar las bajas por enfermedad, maternidad, el paro, etc.

Para saber cómo confeccionar nóminas y seguros sociales, hay que conocer los distintos métodos o procedimientos para la confección de nóminas, ya que es muy común externalizar la nómina: 

  • Gestoría/Asesoría: muchas gestorías en España generan nóminas para empresas.  Los gestores utilizan programas de nóminas para asesorías online, que son plataformas complejas que ayudan a crear las nóminas a profesionales que ya cuentan con conocimientos previos. PayFit es una gestoría online que te ayuda con todo esto. 

  • Profesional laboral: muchas empresas contratan a una persona que se dedica exclusivamente a la consultoría laboral y a generar nóminas, un programa de gestión de nóminas que le facilite esta tarea.

  • Profesionales de recursos humanos: estos profesionales optan en su mayoría por la contratación de gestorías tradicionales. También pueden contratar un software de gestión de nóminas, más simples de usar que los de las gestorías, para automatizar y generar sus propias nóminas sin necesidad de una formación extra, como PayFit.

¿Qué datos tienen que aparecer en el recibo individual justificativo del pago de salarios?

La nómina debe ser un documento claro, completo y contener todos los conceptos de la nómina que procedan. En la confección de nóminas hay que incluir los siguientes datos:

  • Identificación del empresario y del trabajador

  • Periodo de liquidación

  • Devengos

  • Deducciones

  • Bases de cotización

  • IRPF

  • Anticipos

  • Líquido total a percibir

  • Firma y sello de la empresa

  • Fecha

El contenido de la nómina debe ser transparente.

La Sentencia del Tribunal Supremo de 17 de enero de 2019 establece que la nómina debe de cumplir el principio de transparencia, en el sentido de que: “El contenido de la nómina debe ser transparente, esto es, de fácil comprobación de los conceptos pagados y del cálculo e importe de cada uno de ellos realizando el mínimo número de operaciones matemáticas y sin necesidad de acudir al registro de datos que, aunque el trabajador conozca, no le sean comunicados por la empresa”.

¿La confección de nóminas tiene que ser en papel?

La jurisprudencia ha establecido que no es necesario la entrega en papel, pudiéndose enviar por correo electrónico, siempre que el trabajador pueda acceder a la misma por los medios facilitados por la empresa.

Es decir, si el convenio lo permite o si lo pactan con los representantes de los trabajadores, la empresa puede entregar la nómina en un soporte que no sea físico siempre que el trabajador tenga acceso al mismo por un medio facilitado por la empresa que no le suponga carga alguna.

En defecto de acuerdo o pacto, aunque la empresa puede entregarlo en otro soporte, el trabajador puede exigir que la nómina sea entregada en papel.

¿Cómo se hace el pago de una nómina?

Aquí entra en juego el fichero SEPA. ¿Qué es esto? SEPA es un acrónimo en inglés para identificar la "zona única de pagos en euros". Es un área en el que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden efectuar y recibir pagos en euros en Europa, con los mismos derechos y obligaciones, independientemente del lugar en el que se encuentren. 

Así pues, el fichero SEPA es una remesa bancaria, que no es más que un documento de carácter financiero que el emisor (tu empresa, en este caso) entrega al banco para efectuar el pago de las nóminas.

Por lo tanto, y aplicando la idea del fichero SEPA a los recursos humanos de tu empresa, el fichero SEPA es una remesa bancaria por la que tu empresa ordena a tu banco realizar los pagos de las nóminas de tus empleados a cada una de sus cuentas bancarias personales. ¡Olvídate de hacer una transferencia a cada uno de tus empleados!

La nómina: confección, documentación y tramitación

El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, sobre liquidación y pago, establece que: 

La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.

Es decir, cuando se habla de “documentación del salario” y “recibo individual y justificativo” se refiere a la nómina.

La nómina será según el modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social excepto si el convenio colectivo o por acuerdo entre la empresa y los representantes se establezca otro modelo. 

El modelo oficial de recibo de salarios se establece en la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios, actualizado el 12 de noviembre de 2014.

En definitiva, la confección de nóminas es una tarea compleja que requiere un mínimo de conocimientos laborales y contables. Gracias a la tecnología y la digitalización, han surgido soluciones y programas para hacer nóminas que automatizan todo el proceso de confección de nóminas.

PayFit es un software para la confección de las nóminas de tus empleados, entre otras funcionalidades, que automatiza todo el proceso ahorrándote horas de trabajo. ¿Te has quedado con dudas? Solicita una demostración gratuita con uno de nuestros asesores laborales. 

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la gestión de nóminas?

1) Genera las nóminas de todos tus empleados

  • Gestiona y automatiza las nóminas y declaraciones sociales

  • Introduce, modifica y actualiza los datos en cualquier momento antes del cierre de nóminas

  • Envía las nóminas a cada empleado por email

  • Genera el fichero SEPA de forma automática


2) Te evita preocupaciones legales

  • La plataforma se configura según el Convenio Colectivo de tu empresa

  • La plataforma se actualiza con cada modificación y novedad legal

  • Se te asigna un asesor laboral que te acompaña durante toda tu estancia en PayFit

  • Incluye gran cantidad de recursos y contenido amplio y actualizado al que puedes recurrir en cualquier momento

  • Gestiona las necesidades puntuales que surjan en tu PYME


3) Gestiona los trámites administrativos 

  • Presenta los Modelos 111 y 190 y declara todas las retenciones de IRPF

  • Gestiona los trámites con la Seguridad Social

  • Te proporciona cualquier tipo de documento relacionado con la Seguridad Social

  • Te proporciona una visión mensual de los gastos que asume tu empresa como impuestos, tasas, recaudaciones, etc. 

  • Te proporciona acceso a todos los documentos relevantes de tu empresa en un único espacio: nóminas, contratos, certificados de baja laboral, etc.


4) Crea gráficos de información

  • Tienes visibilidad completa sobre tu empresa: informes personalizados sobre gastos y empleados, evolución de salarios, etc.


5) Envía, firma y recepciona documentos

  • Firma electrónica de documentos: nóminas, contratos, anexos, etc. 

  • Evita tener que imprimir y escanear documentos

  • Agilidad en la firma de documentos con valor probatorio

  • Identifica al firmante de forma única y asegura la integridad del documento firmado

  • Garantiza la validez legal de todas las partes que firman el documento

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