Las nóminas: todo lo que hay que saber sobre ellas

Las nóminas son documentos complejos y temidos por los empresarios. En ellas se acredita el recibo de sueldo del trabajador y por ello el empresario está obligado a elaborarlas y entregarlas normalmente cada mes. 

La gestión de nóminas es un proceso complejo ya que hay que saber manejar muchos conceptos. ¿Cómo calcular el sueldo neto? ¿Cómo interpretar una nómina? ¿Cómo calcular conceptos de la nómina como el devengo, la baja laboral o las horas complementarias? 

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre las nóminas. Además, puedes descargarte gratis nuestra guía de nóminas.

¿Qué es una nómina?

Como empresario, es imprescindible comprender a la perfección la nómina, su significado y sus conceptos para llevar una buena gestión y contabilidad de tu negocio. 

La nómina se regula en el artículo 29 del estatuto de los Trabajadores (ET): “La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo [...]”.

Nómina: definición

Una nómina es un documento del líquido total a percibir de un trabajador por haber prestado sus servicios a una empresa. Es decir, es el registro del salario de un empleado, teniendo en cuenta los devengos, cotizaciones, deducciones y posibles bonificaciones. 

Como son el documento que justifica los ingresos del trabajador por los servicios prestados al empresario, también se le conoce como recibo de salarios.

¿Cuáles son los conceptos de una nómina?

Dentro de una nómina, podemos encontrar conceptos que pueden resultar más fáciles o difíciles de comprender.  

Hay que tener en cuenta que los conceptos retributivos de las nóminas no varían en función del  tipo de contrato de trabajo. De hecho, se debe mantener la igualdad entre empleados fijos y temporales. 

Los conceptos varían en función de la categoría profesional o funciones desarrolladas, así como varían los costes de empresa, que serán distintos en función del tipo de contrato.

Conceptos principales de las nóminas

Salario base: representa la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra y se realiza mediante la negociación colectiva (a través del convenio colectivo) o a través del contrato individual de cada trabajador. 

Devengos: son esas percepciones salariales o no salariales que recibe el empleado. Es decir, los devengos, en materia de gestión de nóminas, son todos aquellos conceptos retributivos que un empleado ha generado en un mes por su trabajo o servicio determinado. Cuando hablamos de devengos, nos referimos a los ingresos, las cantidades que recibe el empleado para remunerar el trabajo que realiza. 

Devengos salariales:

• Salario base

• Complementos salariales

• Pagas extraordinarias

• Salario en especie

• Horas extraordinarias y horas complementarias 

• Mejoras voluntarias

Devengos no salariales:

• Dietas

• Gastos de transporte

• Plus por retribuciones en especie

• Indemnizaciones o suplidos

• Prestaciones de la Seguridad Social

Deducciones: son las  aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social así como las retenciones de IRPF. ¿Quieres saber cómo calcular el IRPF en la nómina? 

Bases de cotización a la Seguridad Social: se obtiene del salario bruto y sirve de base para realizar los cálculos del importe que debe pagar la empresa y el trabajador a la Seguridad Social. Se distingue según las contingencias comunes o profesionales. 

Bases de retención IRPF: el ingreso a cuenta del IRPF es la recaudación que la empresa está obligada a practicar sobre las retribuciones del trabajador a la Agencia Tributaria.

Salario bruto: es el dinero total que se paga a un trabajador, sin aplicar las deducciones. Posteriormente tendremos que restar las deducciones para conseguir el sueldo neto que recibiremos en nuestra cuenta a fin de mes.

Sueldo neto o líquido a percibir: es la cantidad exacta de dinero que queda después de practicarle todas las retenciones y que la empresa ingresa en la cuenta bancaria del trabajador a final de mes. 

Si quieres ampliar tus conocimientos sobre los conceptos de una nómina, cuáles cotizan y cuáles no, te lo explicamos en nuestro post sobre conceptos de la nómina. 

¿Es obligatorio la elaboración y entrega de  nóminas?

Efectivamente, es una obligación para el empresario elaborar las nóminas de sus empleados. Normalmente suelen generarse y entregarse cada mes, pero puede establecerse que sea  de otra manera. 

¿Cuál es el procedimiento de entrega de las nóminas?

La mayoría de empleados reciben su salario de forma mensual,  por lo que se les paga un salario y reciben una nómina cada mes y, en consecuencia, el período de liquidación es de 30 días (del mes en curso). 

La nómina se cobra, generalmente, el mes en curso, no a mes vencido.

En cuanto a la forma de entregar la nómina, no se exige que sea en papel. Se puede entregar a través de correo electrónico o un sistema intranet, siempre y cuando el trabajador pueda tener acceso para poder descargarla e imprimirla.

¿Qué sanciones existen por incumplimiento de elaboración y entrega de las nóminas? 

Es muy importante tener claro cuál es el proceso de confección de nóminas, pues, de lo contrario podría conllevar infracciones tipificadas. Sobre todo hay que tener clara la fecha límite para el pago de la nomina.

Así pues, existen sanciones por varias razones: desde el retraso en el pago de las nóminas hasta su incorrecta elaboración y entrega. 

En primer lugar, el periodo de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes según el artículo 29 ET.  Además, el interés por mora en el pago del salario será el diez por ciento de lo adeudado.

Por otro lado, el artículo 6 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece como infracción leve:

• No entregar puntualmente al trabajador el recibo de salarios

• No utilizar el modelo de recibo de salarios aplicable, oficial o pactado

El artículo 7 de la misma ley recoge como infracción grave no consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador.

A su vez, el artículo 8 regula como infracción muy grave el impago y los retrasos reiterados en el pago del salario debido, con su correspondiente sanción económica.

Además, consignar cantidades o datos falsos o inexactos también supone una infracción muy grave del artículo 23. 

Es decir, la normativa contempla una serie de infracciones con multas económicas aparejadas en caso de incumplir la correcta elaboración y entrega de la nómina, por lo que habrá que ser sumamente cauteloso al respecto. 

Por último, todos estos incumplimientos pueden ser causa de resolución del contrato por parte del trabajador, percibiendo la misma indemnización que un despido improcedente, en base al artículo 49 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cómo hacer una nómina?

Lo primero de todo será identificar los datos necesarios para el cálculo de la nómina, que se especifican en el primer apartado de las nóminas: el encabezado. 

Después, habrá que calcular los devengos, las deducciones, las bases de cotización, la base de tributación de IRPF y, por último, el líquido a percibir. 

Por último y aunque no es obligatorio, se puede incluir un apartado final que contiene las bases de cotización y los conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. Esto es el resumen de la aportación a la Seguridad Social que hace la empresa por cada empleado, es decir, el coste total de lo que le cuesta el empleado a la empresa es el bruto del empleado más todas estas aportaciones.

Si te interesa al detalle saber cómo calcular una nómina y sus conceptos, te lo explicamos detenidamente y paso a paso en nuestro post sobre cómo hacer una nómina. 

Además, para hacer una nómina correctamente hay que saber cómo interpretar una nómina, por ello compartimos contigo nuestro modelo de nómina gratuito para que puedas comprender la composición de la nómina. 

¿Es posible modificar una nómina?

La jurisprudencia y el propio ET consideran que modificar una nómina o variar su estructura supone la modificación sustancial de las condiciones de trabajo del artículo 41 ET. 

Si la empresa practica de forma unilateral una variación en la estructura de las nóminas, lo que está llevando a cabo es un cambio importante y muy relevante en el salario, que es un elemento fundamental del contrato de trabajo. Es decir, todo lo que afecte al salario supone una modificación sustancial del artículo 41 ET.

La dirección de la empresa podrá acordar modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo cuando existan probadas razones económicas, técnicas, organizativas o de producción. Se considerarán tales las que estén relacionadas con la competitividad, productividad u organización técnica o del trabajo en la empresa.

• Si se tratara de una decisión de modificación sustancial de condiciones de trabajo de carácter individual deberá ser notificada por el empresario al trabajador afectado y a sus representantes legales con una antelación mínima de 15 días a la fecha de su efectividad.

• Si la decisión de modificación sustancial de condiciones de trabajo de carácter colectivo, deberá ir precedida de un periodo de consultas con los representantes legales de los trabajadores, de duración no superior a 15 días.

Por último, saber que la decisión sobre la modificación colectiva de las condiciones de trabajo será notificada por el empresario a los trabajadores una vez finalizado el periodo de consultas sin acuerdo y surtirá efectos en el plazo de los 7 días siguientes a su notificación.

En conclusión, sí, es posible modificar la nómina pero se considerará como una modificación sustancial de las condiciones de trabajo y deberá realizarse conforme a los requisitos y procedimientos reglados en el artículo 41 ET. 

En definitiva, para calcular una nómina correctamente tendrás que saber cómo calcular todos los elementos que aparecen en ella, primero por separado y luego conjuntamente. Ante todo, lo más difícil de la gestión de nóminas es generar documentos conformes con el convenio colectivo aplicable en la empresa. 

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