¿Cómo hacer una nómina?

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Júlia Larrosa

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 28.12.2021

Todo empresario tiene la obligación de pagar un salario a sus empleados en contraprestación por su trabajo. Además, tiene la obligación de entregar una nómina como justificante del pago.

Pero, ¿cómo se hace una nómina? Muchos directores de RRHH intentan buscar la manera de hacer nóminas, y si es posible, hacer nóminas online de la manera más rápida. Pero la rapidez humana, puede generar algunos desafíos.

Si las nóminas emitidas no contienen la información correcta y conforme a la legislación, el empresario se expone a sanciones administrativas y penales. La gestión de nóminas es por lo tanto un trámite clave en las empresas.

Contar con un programa que sepa cómo hacer una nómina empieza a ser una obligación para las empresas. Pero antes de que tomes una decisión que cambiará la vida laboral de tu empresa es esencial entender cómo hacer una nómina paso a paso.

Resumen

Hacer nóminas parece sencillo. Pero lo cierto es que la nómina consta al menos de 6 apartados distintos : el encabezado, los devengos, las deducciones, las bases de cotización, el líquido a percibir y el pie de nómina. Para elaborar una nómina es esencial comprender todos los conceptos de nómina de los diferentes apartados. ¡Empecemos!

Cómo hacer una nómina: el encabezado

Para entender cómo hacer una nómina desde cero, tendrás que introducir ciertos datos identificativos básicos. Concretamente, se trata de :

  • Los datos de la empresa son su denominación social, el domicilio social de la empresa y el código de cuenta de cotización en el que está el trabajador incluido.

  • Los datos del trabajador son su nombre, el tipo de contrato, su categoría o incluso la antigüedad en la empresa.

💡¿Sabías qué? Por lo general, la categoría del trabajador es una información que depende de lo que estipule el convenio colectivo de la empresa.

Los datos de identificación básicos aparecen en el encabezado de la nómina. 

A continuación, en la nómina figura el período de liquidación. Este es el plazo de días por los que se está pagando al trabajador en esa nómina. Este periodo es por tanto el de referencia para el cálculo de las bases y los tipos de liquidación para la determinación de la cuota.

La mayoría de empleados están mensualizados, por lo que se les paga un salario y reciben una nómina cada mes. Cuando se emite la nómina, el periodo de liquidación suele por lo tanto recibirse al mes que acaba de transcurrir.

Cómo hacer una nómina: los devengos

Cuando se trata de entender cómo hacer una nómina, el segundo apartado que aparece tras el encabezado son los devengos

Los devengos son todas las cantidades que recibe el empleado, sean conceptos salariales o extrasalariales. Estos conceptos son el salario bruto del empleado. 

💡¿Sabías qué? El convenio colectivo de aplicación en la empresa afecta casi todos los devengos : complementos salariales, las horas extras, las dietas, etc. Es necesario tenerlo muy presente para entender cómo hacer una nómina.

Los devengos salariales

La cantidad de conceptos incluidos dentro de las percepciones salariales es muy amplia pero no genérica, porque cada empresa tiene un convenio colectivo distinto. Cada uno de estos textos incluye una distribución distinta de los pagos que hay que realizar. Estos devengos constituyen el salario en nómina que cotiza a la Seguridad Social. Consta de conceptos como:

  • Salario Base: corresponde al pago mensual mínimo que recibirá un trabajador de acuerdo con su categoría. Lógicamente, las bajas laborales tienen un impacto negativo sobre su monto;

  • Complementos: cantidades adicionales que complementan al salario base en el caso de cumplirse determinados requisitos de productividad;

  • Parte proporcional de paga extra: todos los convenios colectivos regulan el pago de una o varias pagas extras;

  • Salario en especie : beneficios no monetarios de los que puede beneficiarse el empleado.

Los devengos no salariales

Las percepciones no salariales forman parte de los devengos de la nómina e incluyen conceptos que no poseen la consideración estricta de salario, como pueden ser dietas, gastos de transporte o pluses por retribuciones en especie. No cotizan a la Seguridad Social.

Cómo hacer una nómina: las deducciones

Una vez tenemos los devengos, empezaremos con las deducciones de la nómina. También se conocen como las cotizaciones por los impuestos que pagamos. Su monto se resta por tanto al salario bruto. 

Por ley, son obligatorios los siguientes pagos:

  • Seguridad Social: las contingencias comunes, el desempleo, la incapacidad temporal, incluye el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y la formación laboral;

  • IRPF: se trata de un impuesto personal que grava la renta que una persona obtiene durante un año. La cantidad varía en función de la situación personal y profesional;

  • Anticipos: si la empresa ha adelantado una parte del salario al trabajador, se tiene que restar al salario bruto para no pagarlo dos veces;

  • Salario en especie: todo los pagos que se hayan hecho al trabajador en especie también se deben de restar del salario bruto. 

Cómo hacer una nómina: las bases de cotización

Tras los devengos y las deducciones, es necesario determinar en un apartado el detalle de las bases de cotizaciones salariales y patronales. Cómo hacer una nómina sin errores depende de entender cómo se calcula la cotización de los impuestos que aparecen en las nóminas y la manera de calcularlos.

Base de cotización de la Seguridad Social

Para calcular el importe que se paga a la Seguridad Social hay que tener en cuenta las variaciones según el contrato de cada trabajador. Para algunos, no influye ni el convenio ni el sector. En cualquier caso, suele rondar entre el 6,35% y el 6,7% del sueldo base.

  • Aportación al desempleo: dependerá del contrato y sirve para cobrar paro en caso de quedarse sin empleo. Si es un contrato general, ascenderá a 1,55% de los devengos salariales. Si es un contrato de duración determinada, la cantidad es del 1,60%. 

  • Contingencias comunes: el importe se destina a las prestaciones sociales para las personas que han sufrido alguna enfermedad común, maternidad, etc...Es del 4,7% sin contar las horas extra.

  • Formación profesional: Con este importe se financian los programas públicos de educación para el trabajo. Es del 0,1%.

  • Horas extra por fuerza mayor: si has pagado a un trabajador por un trabajo extra para remediar con urgencia siniestros u otros daños urgentes, tendrás que aportar un 2% sobre ese importe.

  • Horas extra: la deducción es del 4,7% del importe devengado. Las horas extraordinarias son aquellas estructurales a la actividad, como las horas necesarias para atender circunstancias imprevistas, períodos punta de producción, ausencias sin programar, cambios de turno, etc.

Base de cotización del IRPF

El ingreso a cuenta del IRPF es la recaudación que la empresa está obligada a practicar sobre las retribuciones del trabajador a la agencia tributaria. Podríamos decir qué es un "adelanto" de las cantidades a abonar en la declaración de la renta.

La empresa está obligada a practicar la retención exacta por lo que es muy importante entender cómo hacer una nómina, para realizar las retenciones correctas  a los trabajadores. De lo contrario, se podrían derivar multas y reclamaciones. 

Para saber la retención que se aplica una nómina tienes que hacer tres cosas:

  • Rellenar el Modelo 145 en el que aparecen tus datos personales y tu situación familiar. Hacienda fija unos sueldos brutos mínimos a los que no retiene nada. Rellenando este documento, Hacienda identifica un tipo de contribuyente y se retiene en cada caso.

  • Entender cuál es la base liquidable que es el resultado de todos los ingresos obtenidos durante un ejercicio fiscal menos las aportaciones y contribuciones a sistemas de previsión social o por pensiones compensatorias.

  • Consultar la Tabla de tramos IRPF publicada por la Agencia Tributaria e identificar, en función del monto de base liquidable, el % de IRPF a pagar.

Cómo hacer una nómina: el líquido a percibir

La última etapa para entender cómo hacer una nómina consiste en entender el apartado de "Líquido a Percibir". 

Después de haber realizado todos los cálculos, y de restar las deducciones al salario bruto,  se obtiene la cantidad líquida a percibir conocido también como sueldo neto. Esa es la cantidad que la empresa ingresa al empleado en su cuenta. El cálculo de esta cantidad es sencillo: 

Ejemplo

Si una persona tiene un sueldo bruto de 2500 mensuales y unas deducciones de 600 euros cada mes. Hacer sus nóminas será tan sencillo como hacer el siguiente cálculo: 2500-600= 1900 euros de líquido a percibir.

Todo modelo de nómina incluye un apartado final que contiene las bases de cotización y los conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. Esto es en resumen lo que cuesta el empleado a la empresa, y no es obligatorio que se incluya en la nómina.

El empresario aporta por cada trabajador un porcentaje de la base de contingencias comunes del trabajador : 

  • A contingencias comunes : 23,6%;

  • Al desempleo: 5,5% si el contrato es fijo y 6,7% si es temporal;

  • A formación profesional: 0,6%;

  • Al fondo de garantía salarial: 0,2%.

Estas informaciones no son necesariamente las últimas de la nómina. Una nómina contiene generalmente el lugar de emisión, el sello de la empresa y la firma del trabajador y el empleador.  

💡¿Sabías qué? Cuando tratas de entender cómo hacer una nomina, los ejemplos no siempre contienen un apartado para la firma del trabajador. Es porque su firma no es necesaria si el empresario puede justificar el pago de la nómina por medios bancarios u otro justificante válido. 

Si eres de los que no sabes ni cómo hacer una nómina en excel, no te preocupes. Descárgate nuestro ejemplo de nómina gratis para hacer nóminas sin problema.

¿ Cómo hacer una nómina con un programa específico ?

Hacer nominas online con un programa para hacer nóminas puede ser la solución que necesitas para hacer nóminas con agilidad y sin errores.

Si hacer tus nóminas online te parece algo imposible, te equivocas. Con un software de nóminas podrás olvidarte de los cálculos y de todos los trámites administrativos. No será necesario preocuparse de cómo hacer una nómina conforme a la ley y al convenio colectivo de la empresa cada mes. 

Además, si ocurre algo en tu empresa, basta con declararlo en tu programa. Hacer nóminas ya no será tu problema. Los cambios a las nóminas se harán automáticamente en tiempo real.

¿Te imaginas hacer nóminas online automáticamente para todos tus empleados cada mes?. Con PayFit, hacer nóminas online es posible en un simple clic. Tus empleados reciben un email que les informa de que disponen de su nómina en su espacio personal.

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