¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 16 de noviembre de 2023

Como ya hemos dicho en anteriores artículos, conocer el proceso de elaborar una nómina es una tarea que puede parecer tediosa. Por ello, es importante evitar errores para poder evitar posibles sanciones por parte de la Administración y a la vez, mantener satisfechos a tus empleados.

Actualmente, existen diversas herramientas que te ayudarán a automatizar este tipo de tareas. Desde PayFit te ofrecemos un programa de nóminas online, lo que te permitirá gestionar nóminas, horarios, ausencias, vacaciones así como también, contratos

¿Qué información es necesaria antes de realizar una nómina? ¿Cómo hacer una nómina en excel? ¿Cuáles son los límites de hacer una nómina en excel? ¿En qué te puede ayudar un programa de nóminas online? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH como hacer una nómina paso a paso.

¿Qué información es necesaria antes de realizar una nómina?

Antes de empezar con la creación de una nómina, es importante elegir el sistema de gestión salarial adecuado. En otras palabras, el sistema de gestión salarial consiste en las herramientas técnicas a usar, así como la relación entre las finanzas, contabilidad y tributación de la empresa. Por ello, es fundamental conocer los conceptos de nómina; por norma general, una nómina consta de seis secciones. 

No obstante, tenemos que recopilar cierta información, como por ejemplo:

  1. Registros de actividades y eventos que pueden afectar los salarios, como por ejemplo incentivos por logros alcanzados.

  2. Pagas extras: Es importante tener en cuenta las pagas extras que corresponden a los empleados, ya que pueden tener un impacto en el salario.

  3. Obligaciones en cuanto a retención de impuestos y cotizaciones a la seguridad social: Debes estar al tanto de las obligaciones fiscales y de seguridad social que se aplican a los empleados, como las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y las cotizaciones a la Seguridad Social.

  4. Información personal de los empleados que podría afectar a la nómina: Esto incluye datos como el estado civil, número de hijos, entre otros, que pueden tener un impacto en las deducciones aplicables en la nómina.

  5. Convenio colectivo: El convenio colectivo establece los derechos y obligaciones de los empleados y empleadores en una determinada industria o sector. Por ello, es imprescindible conocer el convenio aplicable para poder determinar las condiciones salariales, beneficios y conceptos específicos que deben incluirse en la nómina.

  6. Bajas laborales: Si hay empleados que se encuentran de baja por maternidad, paternidad o enfermedad, debes tener en cuenta los pagos y beneficios asociados a estas situaciones.

  7. Grupo de cotización y categoría profesional: Cada empleado pertenece a un grupo de cotización y tiene una categoría profesional específica, lo cual tiene implicaciones en los cálculos salariales y las cotizaciones a la seguridad social.

Al recopilar esta información antes de realizar una nómina, podrás asegurarte de que los cálculos salariales y las deducciones se realicen de manera precisa y que la nómina refleje correctamente los conceptos correspondientes a cada empleado.

¿Sabes cómo hacer una nómina?

Calcular una nómina implica comprender cómo se calculan los diferentes componentes, como las horas extras o el salario base, así como comprender cómo se cotizan los aportes a la Seguridad Social y cómo se gravan en relación al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

A continuación, tienes el paso a paso de una nómina, así como también el proceso de una nómina en excel. 

El paso a paso de una nómina

Una vez que hayas recopilado todos los datos necesarios podrás ponerte manos a la obra y elaborar una nómina desde cero, aquí te resumo cómo confeccionarla. 

Además, en nuestro artículo de “¿Qué es una nómina?¿Y cómo calcularla?” tienes todos los elementos que forman parte de una nómina, además de un ejemplo para poder comprenderla mejor. 

  1. Categoría y grupo de cotización: En la parte superior de la nómina, en el encabezado, encontrarás los datos personales del trabajador, así como también la información de la empresa. La categoría se refiere al puesto de trabajo del empleado, mientras que el grupo de cotización es una clasificación que realiza la Tesorería General de la Seguridad Social, según el puesto y la capacitación de los trabajadores. Existen 11 grupos de cotización, como ingenieros y licenciados, ingenieros técnicos, entre otros. 

  2. Fecha de antigüedad: En este apartado se debe indicar la fecha en la que el empleado comenzó a trabajar en la empresa.

  3. Mes de liquidación: Corresponde al mes al que se refiere la nómina y los días trabajados en ese mes.

  4. Devengos: En esta sección se distribuye el salario bruto del empleado. Aquí aparecen conceptos que dependen del convenio colectivo de la empresa y acuerdos individuales. Los devengos se dividen en percepciones salariales (cotizan a la Seguridad Social) y no salariales (no cotizan a la Seguridad Social). 

  5. Deducciones: Esta parte puede resultar complicada en la nómina. Consiste en especificar las cantidades que se descontarán de los devengos o salario bruto, reflejando así el salario neto del empleado. Algunos tipos de deducciones, por ejemplo, son: aportación del trabajador a la Seguridad Social, los anticipos, los embargos, el absentismo laboral, etc. 

  6. Líquido a percibir: Una vez aplicadas las deducciones, se obtiene el líquido a percibir, es decir, el sueldo neto. 

  7. Pie de la nómina: Deben aparecer los siguientes datos como las bases de cotización a la Seguridad Social por contingencias comunes y por accidente de trabajo (incluyendo el prorrateo de pagas extraordinarias), base de cotización por contingencias profesionales, base sujeta a IRPF, la aportación de la empresa. 

Con toda esta información, esperamos que este artículo sea de ayuda a la hora de elaborar una nómina paso a paso. No obstante, si deseas simplificar y agilizar aún más esta tarea; con PayFit podrás generar las nóminas de los empleados con un solo clic.

Hay que saber diferenciar estos 3 conceptos

  • La base de cotización (BC) es una suma de salarios cuya cuantía está corregida por reglas del RD 2064/1995 y LPGE de cada año. En el Régimen General de la seguridad Social (RGSS) se determina en función de las retribuciones del trabajador, con elementos correctores constituidos por límites máximos y mínimos (BC máximas y mínimas) y exclusiones (conceptos salariales no cotizables). 

  • El tipo de cotización es el % que se aplica a la base de cotización, determinado por la normativa para cada contingencia o concepto cotizable.

  • La cuota es el resultado de la aplicación del tipo (%) a la BC, que determina el importe líquido a pagar, una vez deducidas las bonificaciones y/o reducciones aplicables.

¿Se puede hacer una nómina en excel?

Sí, es posible hacer una nómina utilizando Excel u otras hojas de cálculo similares. Excel ofrece herramientas y funciones que permiten realizar cálculos y organizar los datos necesarios para elaborar una nómina de manera efectiva.

¿Cuáles son los límites de hacer una nómina en excel? 

Sin embargo, hay que tener en cuenta algunos límites al utilizar Excel para hacer nóminas:

  1. El uso de Excel es a través de fórmulas y para ello se requieren unos conocimientos muy específicos. La mayoría de veces no sirve con tener solo un nivel básico o principiante. 

  2. Hacer una nómina en Excel supondrá tener que comunicarte manualmente con cada uno de tus empleados para enviarle dicha nómina. 

  3. Se pierde bastante tiempo en la creación del archivo desde 0, tendrás que apuntar manualmente cada uno de los datos y fórmulas que necesites. 

  4. Añadir información manualmente puede conllevar a errores

  5. Los documentos de Excel no pueden ser editados y compartidos por varias personas a la vez, por lo que hace la tarea más complicada. 

En resumen, Excel puede ser una herramienta útil para hacer nóminas, especialmente para empresas pequeñas con un número limitado de empleados. Sin embargo, a medida que la empresa crece y se vuelve más compleja, es posible que sea necesario considerar soluciones más especializadas, como software de nómina dedicado o sistemas integrados de gestión de recursos humanos que ofrezcan mayor automatización y cumplimiento legal.

¿En qué te puede ayudar un programa de nóminas online?

Gracias a la tecnología y la digitalización han surgido soluciones y programas que automatizan todo el proceso de gestión de nóminas.

Por ello, un programa para nóminas online  es una herramienta que ayuda a la persona encargada de generar nóminas en una empresa creándose de forma automática. Por lo general, se trata del personal de recursos humanos o del propio empresario.

Para escoger el más adecuado, es necesario comprender las características y funciones necesarias para su buen funcionamiento. Asimismo es necesario detectar las necesidades y los recursos de tu empresa.

Antes de contratar cualquier programa de nóminas, hay que verificar que cumpla una serie de características que garanticen su fiabilidad y legalidad. 

  • Acceso en tiempo real

  • Cumplir la normativa laboral

  • Asesoramiento digitalizado pero también humano para resolver tus dudas

  • Fiabilidad

  • Seguridad de la información

Si crees que hacer tus nóminas en línea es algo inalcanzable, estás equivocado. Mediante el uso de un programa de nóminas online, podrás liberarte de los cálculos y trámites administrativos. Ya no tendrás que preocuparte por cómo elaborar una nómina cumpliendo con la legislación y el convenio colectivo de la empresa cada mes.

¿Aún te enfrentas a preguntas frecuentes de parte de tus empleados acerca de su nómina? La gestión de las nóminas puede ser un proceso complejo y a menudo conlleva dudas y confusiones. Para simplificar este aspecto crucial de la relación laboral, es esencial contar con un sistema de nómina eficiente y transparente.

Nómina PayFit

En este sentido, PayFit ha revolucionado la forma en que se entiende la nómina. Con su innovador aspecto, la nueva nómina de PayFit se compone de dos páginas: una primera con un resumen más claro y visual, adicional a la segunda página, con la nómina tradicional. En definitiva, hemos renovado el concepto, dando forma a un diseño que no solo cumple con todos los requisitos legales, sino que también se presenta: más simple, más visual y más claro para que tus trabajadores y el departamento de Recursos Humanos tengan la facilidad de entender cada concepto. La información sobre los salarios y las deducciones se presenta de manera accesible y fácil de comprender. Ahora…¡Con PayFit, la gestión de la nómina se vuelve más eficiente!

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