¿Cómo hacer una nómina? Paso a paso

Todo empresario tiene la obligación de pagar un salario a sus empleados en contraprestación por su trabajo. Además, tiene la obligación de entregar una nómina como justificante del pago.

Pero, ¿cómo se hace una nómina? Muchos directores de RRHH intentan buscar la manera de hacer nóminas y, si es posible, hacer nóminas online de forma rápida. Pero la rapidez humana puede generar algunos errores y suponer un desafío.

Si las nóminas emitidas no contienen la información correcta y conforme a la normativa, el empresario se expone a sanciones administrativas y penales. Por ello, la gestión de nóminas es un trámite clave en las empresas.

Contar con un programa que sepa cómo elaborar una nómina empieza a ser una necesidad para las empresas. En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH como hacer una nómina paso a paso.

Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Cómo se hace una nómina?

Hacer nóminas parece sencillo. Pero lo cierto es que la nómina consta al menos de 6 apartados distintos : el encabezado, los devengos, las deducciones, las bases de cotización, el líquido a percibir y el pie de nómina. Para elaborar una nómina es esencial comprender todos los conceptos de nómina de los diferentes apartados. ¡Empecemos!

¿Cómo hacer una nómina? Paso a paso

La estructura de la nómina tiene que quedar clara.

1) El encabezado

Para entender cómo hacer una nómina desde cero, tendrás que introducir ciertos datos identificativos básicos:

• Los datos de la empresa son su denominación social, el domicilio social de la empresa y el código de cuenta de cotización en el que está el trabajador incluido.

• Los datos del trabajador son su nombre, el tipo de contrato, su categoría o incluso la antigüedad en la empresa.

A continuación, en la nómina figura el período de liquidación. Este es el plazo de días por los que se está pagando al trabajador en esa nómina.

Es decir, el período de liquidación son los días por los que se devenga el salario. Si el empleado está de alta en la empresa todo el mes, el período de devengo son 30 días, si el trabajador empieza a trabajar el día 15 del mes, el período de liquidación serán 15 días.

La mayoría de empleados reciben sus salario de forma mensual,  por lo que se les paga un salario y reciben una nómina cada mes y, en consecuencia, el período de liquidación es de 30 días (del mes en curso). 

La nómina se cobra, generalmente, el mes en curso, no a mes vencido.

2) Los devengos

Los devengos son todas las sumas de los pagos que un empleado ha generado en un mes. Pueden ser devengos salariales o no salariales. Estos conceptos son el salario bruto del empleado. 

Los devengos salariales

Son las percepciones económicas que recibe el trabajador:

• Salario Base: es el mínimo establecido en las tablas salariales del convenio de aplicación.

• Complementos salariales: cantidades adicionales que complementan al salario base. Pueden ser complementos por productividad, pero también hay complementos salariales por  responsabilidad, idiomas, etc.,  que no se reciben por productividad sino por concurrencia de alguna característica específica.

• Pagas extraordinarias: normalmente hay 2 pagas extraordinarias, pero el convenio colectivo puede establecer más. Se tratan de gratificaciones extraordinarias a la mensualidad ordinaria. 

• Salario en especie: beneficios no monetarios de los que puede beneficiarse el empleado.

• Horas extraordinarias: las horas extraordinarias son las cantidades de tiempo adicionales que un trabajador realiza además de su jornada de trabajo, que normalmente suele ser de ocho horas.

• Mejoras voluntarias.

La cantidad de conceptos incluidos dentro de las percepciones salariales es muy amplia pero no genérica, porque cada empresa tiene un convenio colectivo distinto. 

Estos devengos constituyen el salario en nómina que cotiza a la Seguridad Social. 

Los devengos no salariales

Las percepciones no salariales forman parte de los devengos de la nómina e incluyen conceptos que no poseen la consideración estricta de salario, como pueden ser:

• Dietas

• Gastos de transporte

• Plus por retribuciones en especie

• Indemnizaciones o suplidos

• Prestaciones de la Seguridad Social

No cotizan a la Seguridad Social, pero dentro de unos límites. Las dietas están exentas hasta cierta cuantía.

3) Las deducciones

Una vez tenemos los devengos, empezamos con las deducciones de la nómina, que son los importes referentes a las cotizaciones a la seguridad social, así como la retención de IRPF. Su monto se resta al salario bruto. 

Por ley, son obligatorios los siguientes pagos:

• Seguridad Social: las contingencias comunes, el desempleo, la incapacidad temporal, el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y la formación laboral. Al empleado solo se le descuenta la cotización por contingencia común, desempleo y formación profesional.

• IRPF: se trata de un impuesto personal que grava la renta que una persona obtiene durante un año. La cantidad varía en función de la situación personal y profesional.

• Anticipos: se resta siempre del salario neto, no del bruto. 

• Salario en especie: todo los pagos que se hayan hecho al trabajador en especie también se deben de restar del salario bruto si se trata de retribución flexible. Pero la retribución en especie no se resta del bruto, solo si es flexible.

4) Las bases de cotización

Tras los devengos y las deducciones, es necesario determinar en un apartado el detalle de las bases de cotizaciones, que se distinguen por contingencias comunes o profesionales. 

Base de cotización de la Seguridad Social

Para calcular el importe que se paga a la Seguridad Social hay que tener en cuenta las variaciones según el contrato de cada trabajador. 

• Aportación al desempleo: son aportaciones al Fondo Estatal de Desempleo y dependerá del contrato. Si es un contrato general, ascenderá a 1,55% de los devengos salariales. Si es un contrato de duración determinada, la cantidad es del 1,60%. 

• Contingencias comunes: el importe se destina a las prestaciones sociales para las personas que han sufrido alguna enfermedad común, maternidad, etc.

• Formación profesional: Con este importe se financian los programas públicos de educación para el trabajo. Es del 0,1%.

• Horas extra por fuerza mayor: si has pagado a un trabajador por un trabajo extra para remediar con urgencia siniestros u otros daños urgentes, tendrás que aportar un 2% sobre ese importe.

• Horas extra: la deducción es del 4,7% del importe devengado. Las horas extraordinarias son aquellas realizadas fuera de la jornada ordinaria del empleado.

Hasta aquí, ¿te parece complicado? Si quieres un ejemplo real de cómo calcular y cómo hacer una nómina, descárgate nuestro modelo de nóminas en Excel. 

5) La base de tributación del IRPF

El ingreso a cuenta del IRPF es la recaudación que la empresa está obligada a practicar sobre las retribuciones del trabajador a la agencia tributaria. Podríamos decir qué es un "adelanto" de las cantidades a abonar en la declaración de la renta.

La empresa está obligada a practicar la retención exacta, por lo que es muy importante entender cómo elaborar una nómina para poder así realizar las retenciones correctas. De lo contrario, se podrían derivar multas y reclamaciones. 

Para saber la retención que se aplica una nómina tienes que hacer 3 cosas:

1. Rellenar el Modelo 145 en el que aparecen tus datos personales y tu situación familiar. Hacienda fija unos sueldos brutos mínimos a los que no retiene nada. Rellenando este documento, Hacienda identifica un tipo de contribuyente y se retiene en cada caso.

2. Entender cuál es la base liquidable, que es el resultado de todos los ingresos obtenidos durante un ejercicio fiscal menos las aportaciones y contribuciones a sistemas de previsión social o por pensiones compensatorias.

3. Consultar la Tabla de tramos IRPF publicada por la Agencia Tributaria e identificar, en función del monto de base liquidable, el % de IRPF a pagar.

6) El líquido a percibir

La última etapa para entender cómo hacer una nómina consiste en entender el apartado de "Líquido a Percibir". 

Después de haber realizado todos los cálculos y de restar las deducciones al salario bruto,  se obtiene la cantidad líquida a percibir, es decir, el sueldo neto. Esta es la cantidad que la empresa ingresa al empleado en su cuenta. 

El cálculo de esta cantidad es sencillo: 

7) Apartado final

Todo modelo de nómina incluye un apartado final que contiene las bases de cotización y los conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. No es obligatorio que se incluya este apartado en la nómina.

En 2022, el empresario aporta por cada trabajador un porcentaje de la base de contingencias comunes del trabajador: 

• A contingencias comunes : 23,6%;

• Al desempleo: 5,5% si el contrato es fijo y 6,7% si es temporal;

• A formación profesional: 0,6%;

• A FOGASA: 0,2%.

Estas informaciones no son necesariamente las últimas de la nómina. Una nómina contiene también:

• Lugar de emisión

• Sello de la empresa

• Firma del trabajador y el empleador

¿Cómo elaborar una nómina con un programa para hacer nóminas?

Un programa para nóminas  es una herramienta que ayuda a la persona encargada de generar nóminas en una empresa creándose de forma automática. Por lo general, se trata del personal de recursos humanos o del propio empresario.

Para escoger el más adecuado, es necesario comprender las características y funciones necesarias para su buen funcionamiento.

Asimismo es necesario detectar las necesidades y los recursos de tu empresa.

Antes de contratar cualquier programa de nóminas, hay que verificar que cumpla una serie de características que garanticen su fiabilidad y legalidad. 

• Acceso en tiempo real

• Cumplir la normativa laboral

• Asesoramiento digitalizado pero también humano para resolver tus dudas

• Fiabilidad

• Seguridad de la información

Te contamos más en detalle en nuestro post sobre programa para hacer nóminas. 

¿Qué supone hacer una nómina en excel? ¿Cómo es hacer una nómina online?

Gracias a la tecnología y la digitalización han surgido soluciones y programas que automatizan todo el proceso de gestión de nóminas.

Lo más común es el uso de hojas de Excel donde se introducen los datos manualmente. 

¿Qué handicaps tiene el uso de una hoja de excel para hacer nóminas?

1. El uso de Excel es a través de fórmulas y para ello se requieren unos conocimientos muy específicos. La mayoría de veces no sirve con tener solo un nivel básico o principiante. 

2. Hacer una nómina en Excel supondrá tener que comunicarte manualmente con cada uno de tus empleados para enviarle dicha nómina. 

3. Se pierde bastante tiempo en la creación del archivo desde 0, tendrás que apuntar manualmente cada uno de los datos y fórmulas que necesites. 

4. Añadir información manualmente puede conllevar a errores. 

5. Los documentos de Excel no pueden ser editados y compartidos por varias personas a la vez, por lo que hace la tarea más complicada. 

Existen programas de nóminas gratis en Internet, pero sus funcionalidades son limitadas. Además, no siempre respetan las reglas relativas a la protección de datos.

En la práctica, los mejores programas de nóminas son aquellos que más automatizan el proceso, y que, con la menor cantidad de datos introducidos, cambios y “clics”, generan una nómina sin errores a final de cada mes.

Un Saas (software as a service) que genere automáticamente tus nóminas puede cumplir más funciones que únicamente rellenar el papel donde viene desglosado el salario de un empleado.  Aun así, las funciones principales de un programa de nóminas siempre serán:

• Automatización de la nómina: con los datos de la empresa y los empleados que se introduzcan cada mes, se genera la nómina automáticamente a final de mes.

• Creación del fichero SEPA: este es el fichero que se utiliza en el banco para hacer el pago de las nóminas.

Resumen de cómo se hace una nómina

Ya hemos visto que elaborar una nómina no es tarea sencilla ya que hay que manejar muchos conceptos. Este es el resumen de cómo hacer una nómina:

1. Decide si vas a utilizar una plantilla como Excel o a contratar una asesoría laboral digitalizada que automatice el proceso de creación de nóminas. 

2. Introduce los datos identificativos necesarios tanto de tu empresa como de cada uno de tus trabajadores.

3. Aplica la normativa que se ajuste a cada contrato en concreto y ten en cuenta el convenio colectivo de aplicación.

4. Maneja todos los conceptos que se incluyen en la nómina y cálculos para cada trabajador. 

5. Revisa que cada una de las nóminas estén elaboradas correctamente. 

Si hacer tus nóminas online te parece algo imposible, te equivocas. Con un software de nóminas podrás olvidarte de los cálculos y de todos los trámites administrativos. No será necesario preocuparse de cómo hacer una nómina conforme a la ley y al convenio colectivo de la empresa cada mes. 

Además, si ocurre algo en tu empresa, basta con declararlo en tu programa. Hacer nóminas ya no será tu problema. Los cambios a las nóminas se harán automáticamente en tiempo real.

¿Te imaginas hacer nóminas online automáticamente para todos tus empleados cada mes?. Con PayFit, hacer nóminas online es posible en un simple clic. Tus empleados reciben un email que les informa de que disponen de su nómina en su espacio personal.

¿Quieres información más detallada? Consulta nuestras funcionalidades o solicita una demostración gratuita para conocer en profundidad los servicios de PayFit para tu empresa.