Todo lo que hay que saber sobre la gestión de nóminas

Júlia Larrosa

Actualizado el 15.04.2021

Pagar las nóminas de tus empleados es una obligación legal

La gestión de nóminas es uno de los mayores desafíos para los departamentos de RRHH. Generar nóminas puede parecer una tarea complicada. En la práctica, muchos responsables de recursos humanos han realizado alguna vez algún curso de gestión de nóminas y seguros sociales para poder internalizar estas tareas. Desgraciadamente, estos son costosos y la mayoría de veces no se adaptan a las necesidades concretas de su empresa.

Aún así, existen otras soluciones, como los programas de gestión de nóminas, que permiten generar las nóminas de tus empleados en tan sólo unos clics al mes.

¿En qué consiste exactamente la gestión de nóminas? ¿Cuales son las etapas a seguir? ¿Existe alguna solución para agilizar esta gestión? En Payfit te lo explicamos.

¿Qué es la gestión de nóminas ?

La gestión de nóminas es una parte esencial de la gestión de personal, ya sea en una empresa o en otro tipo de organización que tenga actividad económica. El proceso de gestión de nóminas tiene dos etapas :

  •  generar las nóminas de tus empleados

  • pagar  el salario por el trabajo realizado. 

Una buena gestión de nóminas consiste en tener en regla todos los conceptos que aparecen en la nómina y realizar las tareas administrativas correspondientes para :

La gestión de nóminas permitirá que las nóminas de tus empleados estén cada mes :

  • disponibles a tiempo ;

  • sin errores cada mes ;

  • accesibles a través de internet.

Esto ayudará a minimizar o eliminar tareas rutinarias, para así ganar tiempo y poder dedicarse plenamente a lo que realmente importa: las personas.

¿Qué procesos incluye la gestión de nóminas ?

La misión principal de la gestión de nóminas es asegurarse de entregar cada mes a tus empleados una nómina en regla. Para elaborar una nómina, es importante antes recabar ciertas informaciones y calcular elementos que luego incorpora dicho documento. 

Algunas de las etapas clave que incluye la gestión de nóminas y preceden su elaboración son:

  • La fijación de la retribución y emisión de las nóminas;

  • El cálculo de las contribuciones de empleadores y empleados;

  • El recuento y aumento de las horas extraordinarias;

  • El cálculo correcto de las vacaciones;

  • La determinación del salario en especie y otros elementos del salario;

  • El cálculo de la retención correcta del IRPF.

En el caso de una mala gestión de la nómina y, en particular, un error en la emisión de nóminas, la organización puede enfrentarse a sanciones administrativas y penales, sobre todo si no se respeta la fecha limite de pago de las nominas.

¿Sabías qué?

Para garantizar el “cumplimiento de la nómina”, es necesario estar al día de las novedades legales porque puede ser que las reglas de tratamiento administrativo de la nómina cambian con mucha frecuencia.

Además de generar y pagar la nómina en sí, la gestión de nóminas incluye varios procesos, que no incluyen ya a los empleados, sino a terceros : 

  • Crear informes y gráficos para el seguimiento de nóminas y bonificaciones ;

  • Gestionar de los trámites administrativos derivados de las nóminas: cálculo, pago y declaración de cotizaciones, declaraciones a los diversos organismos sociales y fiscales;

  • Presentar los modelos 111 y 190, y declarar de todas las retenciones de IRPF

  • Hacer trámites con la Seguridad Social, entre los cuales presentar los seguros sociales, comunicar altas y bajas, etc.

Para centralizar llevar a cabo todos estos procesos que incluye la gestión de nóminas y mejorar la vida laboral de tus empleados se recomienda utilizar una misma plataforma de gestión de nóminas. Eso permite una mayor agilidad en el departamento de RRHH. Y recuerda, puedes consultar cómo hacer una nómina paso a paso.

¿Qué soluciones existen para la gestión de nóminas?

Hemos recopilado todas las características específicas de cada forma de gestionar la nómina. Experiencia, tiempo invertido, precio, compromiso, centralización de datos ... 

Existen varias opciones disponibles en el mercado para la gestión de nómina, las 3 principales son:

En la siguiente tabla comparativa podrás encontrar las diferencias entre las diferentes modalidades de gestión de nómina y de seguros sociales.

Sobre todo para las Pymes, contratar un gestor o un experto legal puede ser demasiado costoso. Además, la internalización es una alternativa que permite mantener el control de la gestión de nóminas de tu empresa. 

Por esta razón, la automatización de la producción de nóminas con un programa parece la solución más adaptada. Sobre todo, estos programas introducen automáticamente todos los cambios legales y administrativos para asegurarse que las nóminas siempre respetan el marco legal previsto.

No te olvides que digitalizar la gestión de nóminas no quiere decir que detrás de un software no haya expertos que te asesoren. A la hora de elegir un programa de gestión de nóminas es esencial encontrar el perfecto equilibrio entre tecnología y personas.

Cuidado, existen programas de nóminas gratis, asi como cursos de gestiones de nóminas y seguros sociales gratis en Internet. Sus funcionalidades son muy limitadas. Por ejemplo, no incluyen las estipulaciones del convenio de tu empresa, lo que puede generar errores graves en las nóminas.

Además, existen programas de gestión de nóminas como PayFit, que te permiten acceder a una plataforma de gestión online, sin necesidad de descargarte un software o un servidor determinado. En esta plataforma, tanto empleados como empleadores pueden acceder a las nóminas online.

Cada empresa es un mundo y es esencial que cada pregunta tenga una respuesta personalizada. ¡Olvídate de hacer el curso de gestión de nóminas y seguros sociales que tienes pendiente! Solicita una demo con nosotros para conocer más nuestro programa de gestión de nóminas:

Digitaliza la gestión de nóminas y RRHH de tu empresa

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