¿Por qué hablar de la externalización de las nóminas?

Júlia Larrosa
Actualizado el 21 de mayo de 2023

Encontrar las herramientas adecuadas para generar y gestionar las nóminas empieza a ser una prioridad para los departamentos de RRHH.

Hasta ahora, la herramienta principal para la gestión de nóminas era la gestoría tradicional , pero también la solución más primitiva, y la idea de contar con este servicio era externalizar la nómina de todos los empleados.

A día de hoy la realidad es un poco distinta: los departamentos de RRHH han visto la necesidad de digitalizar todas las tareas engorrosas de su día a día y ya no se trata tanto de externalizar la nómina sino de automatizar todo este proceso para poder mantener el control pero despreocuparse de esta tarea.

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre externalizar la nómina. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Qué significa externalizar la nómina?

Externalizar la nómina es una actividad que suelen realizar las empresas para disminuir la carga de trabajo del departamento de recursos humanos. Para ello se suele contar con el outsourcing de nómina que consiste en contratar a una empresa externa para que ésta realice la gestión de nóminas.

¿Cuáles son los beneficios de externalizar la nómina?

En efecto, externalizar la nómina genera una serie de beneficios para el departamento de RRHH, los empleados y la empresa en general.

Por un lado, el departamento de RRHH reduce su carga de trabajo. Así como la carga de trabajo administrativo al departamento de finanzas. Estos departamentos ahorran tiempo al no realizar estas tareas mecánicas y pueden dedicarse a lo que verdaderamente importa, tareas que pueden aportar valor añadido a los empleados y al negocio.

Los empleados, por otro lado, pueden recibir sus nóminas cada mes sin errores ni retrasos. Externalizar la nómina permite disminuir los errores a la hora de calcular una nómina ya que un servicio externo a la empresa, y experto en materia, realiza el trabajo.

Muy ligado también a que nuestra empresa pueda despreocuparse en la gestión y simplificar su cumplimiento normativo, así como en la protección de datos de las nóminas.

Al final es todo un ciclo, si el departamento de RRHH se despreocupa de esta parte, puede satisfacer mejor las necesidades que los trabajadores con una mejor organización del trabajo, los empleados trabajan más felices y por lo tanto, trabajan de manera más productiva.

¿De qué manera se puede externalizar la nómina?

La externalización de  nóminas es algo muy habitual entre las pequeñas y medianas empresas, pero se puede hacer de diferentes maneras. Aqui te mostramos ejemplos de los dos modelos actuales:

Externalizar la nómina con una gestoría tradicional

Probablemente sea la solución más primitiva para externalizar la nómina de tus trabajadores. Las gestorías se encargan de toda la gestión laboral, fiscal y legal de muchas pymes.

Algunas de estas gestorías suelen tener algunos programas para hacer nóminas, sin embargo, no es lo común.

Pros y contras de externalizar la nómina con una gestoría tradicional

Aquí te mostramos una tabla comparativa con los pros y contras de externalización del servicio de nóminas con un gestoría tradicional:

ProsContras
Confianza con la persona de contactoError del factor humano
Expertos laboralesMucho intercambio de información a través de llamadas o emails
Contacto directoFalta de autonomía y control en el proceso
-Protección de datos no codificada

Como ves, puede parecer una solución sencilla, sin embargo, los contras son más que los pros en esta modalidad de externalización de nómina.

Externalizar la nómina con un SaaS y asesoría laboral digital

Otra de las maneras de externalizar la nómina es contar con una asesoría laboral digital que ofrezca una solución tecnológica. 

Esta es la mejor opción para las pymes españolas ya que tienen lo mejor de los dos mundos. Por un lado, tendrán un software tecnológico accesible para los encargados de RRHH que podrán usar sin tener conocimientos laborales.

Por otro lado, contarán con el asesoramiento laboral de un experto a quién podrán acudir para solucionar todas sus dudas.

Pros y contras de externalizar la nómina con un Saas y asesoría laboral digital

Aquí te mostramos una tabla comparativa con los pros y contras de externalización del servicio de nóminas con un SaaS:

ProsContras
Acceso en línea desde cualquier ubicaciónPosible curva de aprendizaje inicial del software
Automatización de procesosPosible falta de personalización del software
Seguridad de los datos y copias de respaldoNecesidad conectividad a Internet
Ahorro de tiempo en tareas administrativas-
Escalabilidad según las necesidades de la empresa-

Después de analizar las ventajas que ofrece la externalización de las nóminas con una asesoría online, es decir, con un software de generación de nóminas, observamos como puede ser clave para centralizar toda la información laboral de la empresa y tus empleados en una misma plataforma. ¿Te imaginas hacer un clic y tener todas las nóminas de tus empleados listas?

Y a la misma vez, ¿te imaginas no tener que rechazar a la figura humana experta en laboral que te acompañe en toda la gestión laboral de nóminas? 

Efectivamente, esta es una realidad cada vez más evidente. Los departamentos de RRHH se olvidan de los correos electrónicos, de los excels, y de programas de nóminas para pymes arcaicos. 

¿Quieres descubrir la solución de nóminas de PayFit para externalizar la nómina?

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la gestión de los RRHH?

1) Gestiona nóminas y trámites

  • Gestiona y automatiza las nóminas y los trámites con la Seguridad Social y el fichero SEPA

  • Configuración de la plataforma según el Convenio Colectivo de tu empresa y las novedades legales

  • Firma digital y envío de nóminas y documentos a cada empleado por email

2) Centraliza la vida laboral de tus empleados

  • Te proporciona acceso a todos los documentos relevantes de tu empresa en un único espacio: nóminas, contratos, certificados de baja laboral, etc.

  • Genera informes sobre los gastos de la empresa, impuestos y tasas, proyectos, fichaje de tus empleados, etc.

  • Control horario y fichaje, cálculo de vacaciones y control de gastos de empresa


3) Asesoramiento laboral

  • Módulo de evaluación y seguimiento, reuniones 1:1

  • Asignación de un asesor laboral experto

  • Gran cantidad de recursos y contenido actualizado al que puedes recurrir en cualquier momento

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