¿Externalizar la nómina es necesario en la era digital?

Lucía se encuentra en un dilema común entre muchos directivos: decidir si externalizar o no la nómina de su equipo. Este proceso, esencial para cualquier empresa, implica no sólo la emisión de pagos sino también la gestión precisa de datos personales y cumplimiento de normativas legales. 

Al considerar la externalización, Lucía podría beneficiarse de la experiencia de especialistas que garantizan la actualización constante ante cambios legislativos y ofrecen sistemas de seguridad avanzados para proteger la información sensible. Además, externalizar la nómina puede liberar recursos valiosos, permitiendo que el equipo de Lucía se enfoque en tareas más estratégicas y generadoras de valor para la empresa. 

Pero…¿Qué significa externalizar la nómina? ¿Cuáles son los beneficios de externalizar la nómina? ¿O no sabes cómo elegir al proveedor de nóminas ideal para tu empresa? En el artículo de hoy, te explicaremos qué es externalizar la nómina y por qué es importante en tu empresa. 

¿Qué significa externalizar la nómina?

Externalizar la gestión de nóminas, o hacer outsourcing de nóminas, significa confiar la administración completa de las nóminas de una empresa a un proveedor externo especializado. 

Al optar por la externalización, las empresas pueden aprovechar la experiencia y la tecnología avanzada de terceros, lo que garantiza precisión, eficiencia y seguridad en el manejo de datos sensibles. Esta práctica no solo permite liberar recursos internos para focalizarlos en actividades estratégicas, sino que también minimiza los riesgos de errores y las sanciones relacionadas con el incumplimiento de normativas.

¿Cuáles son los beneficios de externalizar la nómina?

En efecto, externalizar la nómina genera una serie de beneficios para el departamento de RRHH, los empleados y la empresa en general.

Por un lado, el departamento de RRHH reduce su carga de trabajo. Así como la carga de trabajo administrativo al departamento de finanzas. Estos departamentos ahorran tiempo al no realizar estas tareas mecánicas y pueden dedicarse a lo que verdaderamente importa, tareas que pueden aportar valor añadido a los empleados y al negocio.

Los empleados, por otro lado, pueden recibir sus nóminas cada mes sin errores ni retrasos. Externalizar la nómina permite disminuir los errores a la hora de calcular una nómina ya que un servicio externo a la empresa, y experto en materia, realiza el trabajo. Muy ligado también a que nuestra empresa pueda despreocuparse en la gestión y simplificar su cumplimiento normativo, así como en la protección de datos de las nóminas.

Al final es todo un ciclo, si el departamento de RRHH se despreocupa de esta parte, puede satisfacer mejor las necesidades que los trabajadores con una mejor organización del trabajo, los empleados trabajan más felices y por lo tanto, trabajan de manera más productiva.

¿Cómo elegir al proveedor de outsourcing de nóminas ideal?

Seleccionar el proveedor adecuado para el outsourcing de nóminas es crucial para optimizar la eficiencia operativa. Aquí te dejamos algunos pasos clave:

1. Identifica tus necesidades: Comprende lo que requiere tu empresa en términos de gestión de nóminas.

2. Revisa la reputación: Escoge un proveedor con experiencia comprobada y buenas referencias.

3. Considera la tecnología y seguridad: Asegúrate de que utilicen tecnología avanzada y medidas de seguridad eficientes.

4. Cumplimiento normativo: El proveedor debe estar actualizado con las regulaciones vigentes.

5. Soporte al cliente: Valora la calidad y accesibilidad del soporte al cliente.

6. Flexibilidad y escalabilidad: Elige un proveedor que pueda adaptarse a los cambios en tu empresa.

7. Coste y valor: Analiza la relación costo-beneficio del servicio.

Estos criterios te ayudarán a elegir un proveedor que no solo cumpla con tus exigencias actuales, sino que también apoye el desarrollo futuro de tu empresa.

¿De qué manera se puede externalizar la nómina?

La externalización de  nóminas es algo muy habitual entre las pequeñas y medianas empresas, pero se puede hacer de diferentes maneras. A continuación, te mostramos ejemplos de los dos modelos actuales y más comunes:

Externalizar la nómina con una gestoría tradicional

Probablemente sea la solución más primitiva para externalizar la nómina de tus trabajadores. Las gestorías se encargan de toda la gestión laboral, fiscal y legal de muchas PYMES.

Algunas de estas gestorías suelen tener algunos programas para hacer nóminas, sin embargo, no es lo común.

Como ves, puede parecer una solución sencilla, sin embargo, los contras son más que los pros en esta modalidad de externalización de nómina.

Externalizar la nómina con un SaaS y asesoría laboral digital

Otra de las maneras de externalizar la nómina es contar con una asesoría laboral digital que ofrezca una solución tecnológica. 

Esta es la mejor opción para las pymes españolas ya que tienen lo mejor de los dos mundos. Por un lado, tendrán un software tecnológico accesible para los encargados de RRHH que podrán usar sin tener conocimientos laborales. Por otro lado, contarán con el asesoramiento laboral de un experto a quién podrán acudir para solucionar todas sus dudas.

A continuación, te mostramos una tabla comparativa con los pros y contras de externalización del servicio de nóminas con un SaaS:

Después de analizar las ventajas que ofrece la externalización de las nóminas con una asesoría online, es decir, con un software de generación de nóminas, observamos como puede ser clave para centralizar toda la información laboral de la empresa y tus empleados en una misma plataforma. ¿Te imaginas hacer un clic y tener todas las nóminas de tus empleados listas?

Efectivamente, esta es una realidad cada vez más evidente. Los departamentos de RRHH se olvidan de los correos electrónicos, de los excels, y de programas de nóminas para pymes obsoletos.

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