Vérification de fiche de paie : en ligne ou via un logiciel de paie

Une erreur sur un bulletin de paie peut avoir une incidence directe sur le salaire d’un collaborateur, mais aussi sur les cotisations sociales versées par l’employeur. Pour garantir la conformité de vos fiches de paie, il est essentiel de contrôler les éléments principaux de chaque document : montant de la rémunération brute, nature des arrêts de travail, respect du Code du travail, etc. Or, ce contrôle peut s’avérer être très chronophage.

Dans ce guide, PayFit vous explique la nature des vérifications des fiches de paie, les documents à consulter, les outils et services d’externalisation disponibles, ainsi que les droits et obligations issus du Code du travail et de votre convention collective. Experts-comptables, logiciels de paie ou vérification en ligne ? Voici les clés d’une bonne gestion de paie !

Pourquoi et à quelle fréquence vérifier les fiches de paie ?

Le contrôle régulier des fiches de paie permet d’éviter de lourdes conséquences, tant pour le salarié que pour l’employeur :

• minimiser les erreurs de calcul de salaire ou de cotisations ;

• garantir la conformité avec la législation en vigueur ;

• prévenir les litiges avec les salariés ;

• éviter les sanctions ou redressements lors d’un contrôle URSSAF ;

• maintenir la confiance entre employeur et salarié

• anticiper les erreurs liées aux arrêts-maladie, primes ou heures supplémentaires ;

• sécuriser la gestion sociale de l’entreprise ;

• identifier les dysfonctionnements du process utilisé ;

• faciliter les audits internes ou externes.

Il est recommandé de procéder à un contrôle à chaque édition mensuelle du bulletin de salaire, notamment après des changements (augmentation, absence, arrêt-maladie, primes…). Un audit annuel complet, réalisé par un expert, peut également sécuriser l’ensemble du processus et anticiper les risques sociaux ou fiscaux pour l’entreprise.

Qui peut se charger de la vérification des fiches de paie ?

Différents professionnels sont habilités à faire une fiche de paie et à en assurer le contrôle. Toutefois, l’employeur en conserve la responsabilité légale. Il doit pouvoir présenter tous les bulletins de salaire et les documents de paie (contrat, avenants, arrêt-maladie, etc.) sur simple demande de l’inspection du travail.

Expert-comptable et vérification de la fiche de paie

Un expert-comptable vérifie que les comptes de l’entreprise sont réguliers. Il conseille ses clients sur la fiscalité et fait des bilans financiers. Cet expert en fiche de paie est compétent aussi bien pour éditer ces documents de salaire que pour les vérifier. Il peut travailler en interne (comme salarié de l’entreprise) ou en tant que prestataire externe.

Vérification automatique de la fiche de paie

Les fournisseurs de logiciel de paie doivent s'assurer que le bulletin de paie produit respecte bien la réglementation en vigueur. Choisir son logiciel de paie est donc fondamental pour l’employeur, afin d’assurer la conformité de toutes ses fiches de paie.

💡 Bon à savoir : l’employeur peut utiliser lui-même l’outil ou recruter un gestionnaire de paie chargé d’éditer et de contrôler les bulletins de salaire par ce biais.

Un service virtuel spécialisé en vérification de fiche de paie en ligne

Il existe des sites internet qui proposent de vérifier les fiches de paie en souscrivant à un forfait. Pour être conformes, ces plateformes doivent être animées par des experts spécialisés en droit du travail, des juristes, des comptables, etc.

Inspection du travail et vérification de la fiche de paie

L’inspecteur du travail a pour rôle de contrôler les entreprises pour s’assurer qu’elles appliquent correctement le Code du travail, la convention applicable et les accords collectifs. Ainsi, à l’occasion d’un contrôle de l’inspection du travail, l’inspecteur peut vous demander de lui remettre une copie des bulletins de salaire.

Quels éléments sont contrôlés lors de la vérification des fiches de paie ?

Vérifier la conformité des fiches de paie de tout le personnel requiert beaucoup de minutie et d’organisation. C’est pourquoi, il faut savoir précisément quoi contrôler dans chaque bulletin de salaire et adopter une méthodologie efficace pour ne laisser passer aucune erreur.

1. Respect des obligations légales et conventionnelles en vigueur

Dans la gestion de sa paie, l’employeur doit se conformer à la loi et à la convention collective applicable dans l’entreprise. Il est dès lors nécessaire de commencer toute vérification de fiches de paie par une veille légale et conventionnelle, histoire de s’assurer que le modèle des bulletins de salaire respecte les réglementations et accords en vigueur.

2. Mentions obligatoires sur la fiche de paie

Il existe des mentions obligatoires devant apparaître sur le bulletin de paie. Dans cette deuxième étape, il convient alors de vérifier la présence de ces éléments sur chaque fiche de paie :

• données liées à l’employeur : dénomination, adresse, numéro SIRET ;

• informations identifiantes du salarié : nom, adresse, numéro de sécurité sociale, données relatives à l’emploi (classification, catégorie professionnelle, ancienneté, etc.) ;

• la convention collective applicable à l’entreprise ;

• détails de la rémunération.

3. Calculs et cohérence des chiffres sur la fiche de paie

Vient ensuite la vérification des différents calculs sur la fiche de paie, afin d’obtenir un bulletin de salaire qui correspond à la situation du salarié. Les détails de la rémunération incluent notamment :

• les cotisations salariales ;

• le nombre d’heures mensuelles travaillées et d’heures supplémentaires ;

• les cotisations patronales ;

• le salaire net à payer ;

• l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;

• le salaire net imposable ;

• le montant net social ;

• les indemnités et les primes ;

• les congés payés ou absence.

⚠️ Attention : l’absence d’une mention obligatoire sur un bulletin de salaire ou une erreur de calcul engage la responsabilité de l’employeur. Celui-ci s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu’à 450 € de pénalité par bulletin irrégulier.

4. Forme de la fiche de paie

Depuis 2018, l’employeur doit produire un bulletin de paie simplifié. La personne chargée du contrôle vérifie donc si le document répond à l’exigence de clarté et si les intitulés, comme le regroupement des lignes, respectent les obligations légales et conventionnelles.

Quand utiliser un service de vérification de fiche de paie en ligne ?

L’employeur peut faire appel à un expert en paie ou en droit social - qu’il soit en interne ou via un prestataire externe - pour contrôler les bulletins de salaire de vos salariés. Mais avant cela, il est recommandé d’effectuer soi-même une première vérification des éléments essentiels figurant sur chaque bulletin comme expliqué plus haut.

En cas de doute, d’arrêt-maladie complexe ou pour un contrôle plus approfondi, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable ou à un service spécialisé en vérification de fiches de paie. Cela permet d’éviter les erreurs de calcul, les oublis de lignes de cotisation et les risques de non-conformité.

💡 Bon à savoir : l'utilisation d’un logiciel de paie simplifie considérablement le processus de vérification de fiche de paie. Les calculs sont automatisés, les obligations légales mises à jour et les données variables intégrées directement dans le bulletin, limitant ainsi les erreurs et les oublis.

Quelles sanctions en cas de fiche de paie irrégulière ?

Un bulletin de salaire irrégulier, comportant des erreurs ou des omissions, peut entraîner des sanctions d’ordre financier, administratif ou même pénal. En plus de nuire à la relation de confiance avec le salarié, une erreur non corrigée peut être relevée lors d’un contrôle URSSAF ou d’un contentieux prud’homal.

Dès lors, diverses sanctions sont encourues :

• rappel de salaire : l’employeur peut être contraint de verser les montants dus, avec effet rétroactif sur plusieurs années ;

• amende administrative : en cas d’absence de mentions obligatoires, une amende peut être infligée - jusqu’à 450 € par bulletin irrégulier ;

• redressement URSSAF en cas d’erreurs sur les cotisations, avec ou sans pénalités ;

• condamnation prud’homale : le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir réparation.