Guide pour simplifier la gestion du remboursement des notes de frais professionnels dans une entreprise

Hébergement, transport, repas professionnels… dans le cadre de leurs missions, vos collaborateurs engagent régulièrement des frais professionnels. Pour en obtenir le remboursement, ils vous transmettent une note de frais précisant le montant, la nature et le contexte de chaque dépense.

Mais attention : toutes les dépenses ne sont pas remboursables. Seules celles qui répondent à des critères stricts — utilité professionnelle, proportion, justificatif — peuvent être prises en charge. Leur remboursement doit aussi respecter un cadre légal et être intégré à la comptabilité de l’entreprise.

Quelles sont les règles à suivre ? Quels justificatifs fournir ? Comment éviter les erreurs, limiter les risques de fraude, respecter les déductions fiscales ou encore automatiser la gestion des notes de frais ? PayFit vous guide à travers toutes les étapes du remboursement de note de frais. 

Le remboursement des notes de frais : est-ce obligatoire pour l’employeur ?

Une note de frais est un document comptable qui détaille les dépenses professionnelles avancées par un salarié : repas, transport, hébergement, etc. Pour être validée, elle doit indiquer le montant, l’objet, la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), le lieu et être justifiée avec une facture ou un reçu de paiement.

Seules les dépenses destinées à l’intérêt de l’entreprise sont remboursables. L'employeur ne rembourse pas les dépenses personnelles du salarié. 

Pour être remboursée, la dépense doit :

• avoir un caractère professionnel : être dans l'intérêt de l’entreprise et justifiée par les besoins de l'activité du salarié ;

• être proportionnée : d'un montant raisonnable ;

• être justifiée de manière comptable : appuyée par une facture ou un justificatif de paiement - en savoir plus sur la comptabilisation des notes de frais.
  
  

💡 Bon à savoir : selon l’URSSAF et le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale), pour être remboursés en tant que frais d’hébergement professionnels, deux conditions cumulatives doivent être respectées :

• la mission se déroule à au moins 50 km du domicile ;

• ou le temps de trajet entre le domicile et le lieu de mission est supérieur à 1 h 30 en transports en commun.

Ces critères permettent de distinguer un déplacement nécessitant un hébergement professionnel d’un simple petit déplacement. Si l’un de ces seuils est franchi, l’employeur peut rembourser les dépenses de logement, soit au réel, soit selon un forfait URSSAF, à condition que le salarié fournisse un justificatif de paiement (facture, reçu).

Par ailleurs, pour une meilleure gestion des notes de frais, l'employeur peut préciser ces critères dans une politique interne de traitement des frais dans son entreprise. Par exemple, il peut définir ce qui constitue un montant raisonnable pour chaque type de frais.

Si la dépense qu'il a effectuée remplit les conditions de remboursement, le salarié devra adresser à l'employeur une note de frais aussi appelée note de remboursement de frais. Ce document détaille le contexte et la nature de la dépense, permettant à l'employeur de comptabiliser les frais engagés par ces salariés.

Dans la situation inverse (non-respect des conditions), l’employeur peut refuser de rembourser la note de frais en question.

💡 Bon à savoir : le salarié doit transmettre ses notes de frais dans un délai raisonnable après l’avancement des frais (durée à définir en interne).

Quelles règles légales de remboursement d'une note de frais ?

La rédaction d'une note de frais par le salarié est une condition nécessaire pour se faire rembourser. Pour faciliter la gestion des demandes de remboursement, l’entreprise peut proposer un modèle de fiche de remboursement de frais pré-rempli à ses collaborateurs.

Politique de gestion des notes de frais

Le Code du travail fixe certaines règles que l'entreprise doit respecter pour le remboursement des notes de frais. En fonction du type de la dépense, les notes de frais devront contenir certaines informations :

• repas professionnels : la note de frais de restauration mentionne le nom du restaurant et des convives (clients, partenaires, collaborateurs, etc.) ;

• indemnités kilométriques : les notes de frais kilométriques doivent indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de km, la carte grise du véhicule ;

• logement : justificatif permettant de justifier distance/temps de trajet.
  

En principe, chaque employeur définit une politique de gestion des notes de frais dans son entreprise. Celle-ci prend généralement la forme d'une note de service de remboursement des frais professionnels. Elle vise à fixer un exemple procédure pour le remboursement des notes de frais avec :

• des règles liées aux dépenses (en fonction de leur nature et des catégories de salarié) ;

• le contenu obligatoire des notes de frais pour leur validation ;

• les montants maximaux de prise en charge des frais ;

• les modalités de prise en charge des frais par catégorie de salariés ;

• les délais de remise des justificatifs de dépenses.

Délais du remboursement des dépenses professionnelles engagées

Il n'existe pas de délai légal de remboursement de note de frais. Le versement doit toutefois intervenir "dans un délai raisonnable". 

💡 Le conseil PayFit : nous recommandons aux employeurs de rembourser les frais dans un délai de 30 jours après réception de la note de frais.

De manière générale, le paiement des frais a lieu en fin de mois, à la date de paiement du salaire. Dans ce cas, la mention du remboursement de la note de frais sur le bulletin de salaire est obligatoire.

Quels justificatifs de dépenses fournir pour se faire rembourser des notes de frais ?

Il convient pour le collaborateur de justifier chaque dépense pour se faire rembourser les frais qu’il a avancés dans le cadre de ses missions. Ces pièces garantissent la conformité fiscale et sociale d’une note de frais :

• une facture ou reçu avec date, fournisseur, montant et TVA ;

• pour repas : nom du restaurant et des personnes ;

• pour déplacements : motif, nombre de km, carte grise ;

• pour hébergement : justificatif précisant la distance ou durée.

Parfois, une attestation sur l'honneur de note frais peut faire l’objet d’un justificatif de paiement.

Quelles sont les modalités de prise en charge des notes de frais ?

En fonction du type de frais engagé, l'employeur a deux choix de remboursement des notes de frais. Il versera au salarié, soit :

• le montant réel de la dépense engagée ;

• un montant forfaitaire fixé d'avance.
  
  

💡 Bon à savoir : dans certains secteurs (mannequins, bâtiment), il existe des déductions spécifiques forfaitaires sur le salaire pour le remboursement des frais.

Remboursement de note de frais au réel

L'entreprise rembourse le montant exact avancé. C’est le justificatif de note de frais fourni qui détermine la somme à verser.

Parfois, il n’est pas possible de choisir le mode de remboursement d'une note de frais. En effet, certains frais sont obligatoirement évaluées au réel :

• ceux liés au télétravail ;

• le déménagement pour cause de mobilité professionnelle ;

• les frais des salariés détachés à l'étranger ;

• les dépenses relatives à l'utilisation des nouvelles technologies de l'informatique et de la communication.

Remboursement de note de frais forfaitaire

Le remboursement d'une note de frais par le mode forfaitaire implique que l’employeur verse jusqu'à un certain montant une dépense. Si celle-ci dépasse ce montant maximum, l'excédent est à la charge du salarié.

Ces montants maximums de prise en charge sont fixés par l'URSSAF, comme le montre le tableau ci-dessus.

Ainsi, au 1^er janvier 2025 par exemple :

⚠️ Attention : si l'employeur dépasse ces seuils, l'excédent est soumis aux cotisations sociales.

Point de vigilance : TVA, fraude et conformité

La TVA ne peut être récupérée que si le justificatif est conforme (mention TVA). Méfiez-vous des fraudes - notes de frais fictives : gardez une trace électronique, archivez les justificatifs (pendant 10 ans).

⚠️ Attention : cumul de titres-restaurant et note de frais pour le même repas est interdit.

👉 Voici les erreurs à éviter pour vos notes de frais.

Solution pour gérer vos notes de frais : avez-vous pensé au logiciel de paie ?

La saisie manuelle des notes de frais est longue et laborieuse, n’est-ce pas ? Il existe de nouveaux outils d'automatisation qui améliorent la gestion des notes de frais en entreprise.

Parmi ces outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), le logiciel de notes de frais est un instrument incontournable pour une entreprise. Ce type de programme permet de traiter les notes de frais de salarié à travers leurs justificatifs comptables, au fur et à mesure des dépenses.

L'intérêt du logiciel de note de frais est de soulager employeurs et salariés de ces charges de rédaction, édition, validation et paiement. Le traitement automatique des justificatifs et des demandes simplifie et réduit le temps consacré à la gestion des notes de frais. 

En conclusion, le remboursement de note de frais réclame beaucoup de rigueur : respect des plafonds, conservation des justificatifs, délais clairs. Avec PayFit, vous sécurisez la conformité, simplifiez les processus et libérez du temps administratif.