Quels outils digitaux RH adopter en période de crise ?

78 % des RH déclarent être sur-sollicités depuis le début de la crise du Covid-19*. Dans ce contexte, ils doivent se montrer disponibles pour réduire les risques psycho-sociaux de leurs salariés. Mais il leur faut également suivre les aménagements du droit du travail en temps réel, mettre en place l’activité partielle, gérer les absences liées à l’épidémie ou encore s’adapter à de nouveaux modes de travail. Comment tout gérer de front quand le temps leur manque ?

Une des réponses se trouve du côté des outils digitaux. En effet, la digitalisation des process RH permet de gagner du temps, de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée et de gérer les imprévus liés notamment à la crise. 

Les Editions Tissot ont partagé avec nous les résultats de leur baromètre RH**. D’après eux, les besoins principaux en matière d’outils RH à distance concernent : 

• la paie ;

• la gestion des absences ;

• l'évolution du droit du travail ;

• l'organisation du travail ;

• la communication RH ;

• la génération des documents.

À chaque besoin RH, son outil digital. Mais comment s’y retrouver parmi la multitude d’outils et logiciels existants ? Pour vous accompagner dans ce contexte de charge de travail accrue, nous avons constitué avec l’aide de notre équipe RH un guide des outils digitaux incontournables !

Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les RH avant et pendant le Covid-19 ?

Les DRH peinent à suivre les évolutions du droit du travail. Si 42 % étaient concernés il y a quelques mois, ce nombre est désormais de 71 % après le Covid-19. 

Outils digitaux RH : quels bénéfices principaux ?

D’après le baromètre RH de Tissot** qui met en avant les retours des RH, les bénéfices principaux apportés par les outils digitaux sont : 

• un gain de temps et d'efficacité (86 %) ; 

• une simplification du travail (63 %) ;

• une diminution de l’utilisation du papier (63 %) ;

• une sécurisation des processus et données (53 %) ;

• une augmentation du temps consacré à l’humain (44 %). 

Les outils digitaux attendus par les RH, avant et pendant la crise du Covid-19

Le baromètre des Editions Tissot a fait ressortir les priorités des RH pendant la crise en termes d'outils : 

• la paie ;

• la gestion des absences ;

• l'évolution du droit du travail ;

• l'organisation du travail ;

• la communication RH ;

• la génération des documents.

1 - Une plateforme digitale pour suivre le droit du travail

➡️ Lumio RH

Et si vos procédures en droit du travail devenaient un jeu d’enfant ?

Voici la mission à laquelle les Editions Tissot ont voulu répondre en développant cet outil. Lumio RH permet d’être en phase avec les évolutions du droit du travail, en garantissant la conformité et la fiabilité des décisions et des écrits. 

Il sécurise les procédures telles que les embauches, la gestion des absences, l’évolution des salariés ou encore les départs.

L’application propose de générer automatiquement des documents personnalisés avec les informations du salarié, pour accompagner et faciliter la réalisation des différentes étapes.

 L’outil a pu accompagner les RH de près durant le Covid-19, avec par exemple la mise en place de l’activité partielle. 

2 - Des outils en ligne collaboratifs pour organiser le travail des RH

➡️ Notion

Notion est un espace collaboratif qui permet de partager tous vos documents de travail, en créant des notes, des dossiers, des pages ou encore des tableaux. Il est également possible d’y insérer des vidéos et visuels. L’interface est très simple et intuitive. Vous pourrez y gérer les accès privés ou publics, selon si les documents ont vocation ou non à être partagés. Grâce à lui, un intranet n’est plus nécessaire ! 

➡️ Tresorit

Tresorit est une plateforme de stockage sécurisée, qui permet d’enregistrer des documents confidentiels sur un cloud. Avec cet outil, la sécurité est garantie, les notions RGPD également. Il est possible de l’utiliser notamment pour ranger les contrats de travail et les bilans annuels, afin qu’ils ne soient pas accessibles par tous, risque majeur sur un Drive partagé.

➡️ 1Password

1Password est un enregistreur de mots de passe sécurisé. Il permet d’intégrer tous les mots de passe (boite mail, logiciels, etc.) en n’en mémorisant qu’un seul : celui de 1Password ! Grâce à lui, plus de perte d’accès à vos différentes plateformes. 

➡️ Whimsical

 Whimsical est un outil de design pour collaborer visuellement sur des idées. Chez PayFit, notre équipe RH s’en sert notamment pour travailler indépendamment des designers, créer des schémas, process, organigrammes, mind mappings.

Il est composé d’une bibliothèque avec de nombreux éléments à configurer (boutons, cases à cocher, menus déroulants), qui permet un résultat optimal en un temps record.  

3 - Des messageries pour communiquer à distance avec les équipes

Slack est une messagerie instantanée sur laquelle vous pourrez créer des conversations par thématique. A travers des “channels” privés (pour des projets) ou publics (pour des annonces globales), il est possible de communiquer en toute simplicité avec différentes audiences.

 ➡️ Loom

Loom est un outil de messagerie vidéo. Celui-ci propose d’une part la clarté et l’efficacité d’une communication orale, d’autre part un gain de temps conséquent grâce à la suppression de réunions ou appels non nécessaires.

 ➡️ Mailchimp

Mailchimp est une plateforme marketing qui permet l’envoi d’emails personnalisés. 

Chez PayFit, nous utilisons particulièrement cet outil pour communiquer en interne à l’aide de templates visuellement attractifs. Avec un système de “drag-and-drop”, vous pourrez customiser vos emails en toute simplicité. 

4 - Des outils digitaux pour gérer les documents et formalités

➡️ Pandadoc & Docusign

Pandadoc & Docusign sont deux outils de gestion sécurisés pour l’envoi et la signature digitale de documents administratifs. 

💡 Bon à savoir : notre équipe RH nous rappelle cependant l’importance de faire attention aux fins de contrat et de privilégier dans certains cas le papier. 

5 - Des solutions en ligne pour optimiser les process de recrutement

➡️ Lever

Le recrutement est chronophage, et cet ATS de recrutement collaboratif permet de gérer l’intégralité du processus, avec toutes les parties prenantes. Il offre un gain de temps important et propose :

• un outil traditionnel de suivi des candidatures ;

• une fonction CRM intégrée et synchronisée avec les boîtes mails et agendas ;

• une fonctionnalité de reporting. 

6 - Un logiciel pour simplifier la gestion de la paie et des process RH

➡️ PayFit

L’outil permet la gestion de la paie et des absences, et le stockage des informations liées aux salariés.

L’utilisateur-administrateur dispose d’une plateforme intuitive avec des conseils et rappels légaux. De son côté, le salarié a également un espace sur lequel il peut :

• poser ses absences ;

• retrouver ses bulletins de paie ;

• consulter son solde de congés ;

• ajouter ses notes de frais, etc. 

Dans cette étude Forrester 2022, découvrez comment PayFit vous fait gagner 47 000 € de bénéfices sur 3 ans, soit un ROI de 188 % minimum.

*Enquête menée dans le cadre de la gestion du Covid-19 par les Editions Tissot auprès de 160 professionnels RH entre le 02/04/2020 et le 07/04/2020. 

** 3ème édition du Baromètre 2020 “Les RH au quotidien” des Editions Tissot. Profil des répondants : 810 responsables RH et DRH en large majorité (75 %). Profil des entreprises : 72 % des répondants travaillent dans des entreprises de plus de 50 salariés et 17 % appartiennent à des structures de plus de 500 salariés.