Quels outils digitaux pour la gestion des RH en 2025 ?

77% des RH sont davantage sollicités par les salariés, révèle le dernier baromètre PayFit-Tissot 2025. Dans ce contexte, ils doivent se montrer disponibles pour accompagner leurs collaborateurs, suivre les évolutions du droit du travail en temps réel, gérer les absences et s'adapter aux nouveaux modes de travail hybrides. Comment tout gérer de front quand le temps leur manque ?

Une des réponses se trouve du côté des outils digitaux. En effet, la digitalisation des process RH permet de gagner du temps, de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée et de répondre aux nouveaux enjeux du travail hybride.

D'après le baromètre 2025, voici le top 5 des outils digitaux les plus utilisés par les services RH :

• la paie et les charges sociales ;

• la gestion des absences et congés ;

• la gestion du temps de travail ;

• la gestion des dossiers du personnel ;

• la documentation juridique et RH ;

• le recrutement et les entretiens.

À chaque besoin RH, son outil digital. Mais comment s'y retrouver parmi la multitude d'outils et logiciels existants ? Pour vous accompagner dans ce contexte de charge de travail accrue, nous avons constitué avec l'aide de notre équipe RH un guide des outils digitaux incontournables !

Le défi des RH en 2025 : optimiser le temps administratif

73% des RH passent entre 3 et 6 heures par jour sur des tâches administratives, avec 60% qui y consacrent au moins la moitié de leur journée. Le manque de temps et de ressources est cité comme principale difficulté par 57% des répondants.

La digitalisation RH : une adoption massive

La transformation numérique est désormais une réalité pour 96% des services RH. Les principaux bénéfices constatés sont :

• l'optimisation du temps administratif ;

• la sécurisation des processus ;

• la simplification des tâches récurrentes ;

• la centralisation des informations ;

• l'amélioration de l'expérience collaborateur.

Les outils digitaux essentiels pour les RH en 2025

1 - Une plateforme digitale pour suivre le droit du travail

➡️ Lumio RH

Et si vos procédures en droit du travail devenaient un jeu d’enfant ?

Voici la mission à laquelle les Editions Tissot ont voulu répondre en développant cet outil. Lumio RH permet d’être en phase avec les évolutions du droit du travail, en garantissant la conformité et la fiabilité des décisions et des écrits. 

Il sécurise les procédures telles que les embauches, la gestion des absences, l’évolution des salariés ou encore les départs.

L’application propose de générer automatiquement des documents personnalisés avec les informations du salarié, pour accompagner et faciliter la réalisation des différentes étapes.

2 - Des outils en ligne collaboratifs pour organiser le travail des RH

➡️ Notion

Notion est un espace collaboratif qui permet de partager tous vos documents de travail, en créant des notes, des dossiers, des pages ou encore des tableaux. Il est également possible d’y insérer des vidéos et visuels. L’interface est très simple et intuitive. Vous pourrez y gérer les accès privés ou publics, selon si les documents ont vocation ou non à être partagés. Grâce à lui, un intranet n’est plus nécessaire ! 

➡️ Tresorit

Tresorit est une plateforme de stockage sécurisée, qui permet d’enregistrer des documents confidentiels sur un cloud. Avec cet outil, la sécurité est garantie, les notions RGPD également. Il est possible de l’utiliser notamment pour ranger les contrats de travail et les bilans annuels, afin qu’ils ne soient pas accessibles par tous, risque majeur sur un Drive partagé.

➡️ 1Password

1Password est un enregistreur de mots de passe sécurisé. Il permet d’intégrer tous les mots de passe (boite mail, logiciels, etc.) en n’en mémorisant qu’un seul : celui de 1Password ! Grâce à lui, plus de perte d’accès à vos différentes plateformes. 

➡️ Whimsical

 Whimsical est un outil de design pour collaborer visuellement sur des idées. Chez PayFit, notre équipe RH s’en sert notamment pour travailler indépendamment des designers, créer des schémas, process, organigrammes, mind mappings.

Il est composé d’une bibliothèque avec de nombreux éléments à configurer (boutons, cases à cocher, menus déroulants), qui permet un résultat optimal en un temps record.  

3 - Des messageries pour communiquer à distance avec les équipes

Slack est une messagerie instantanée sur laquelle vous pourrez créer des conversations par thématique. A travers des “channels” privés (pour des projets) ou publics (pour des annonces globales), il est possible de communiquer en toute simplicité avec différentes audiences.

 ➡️ Loom

Loom est un outil de messagerie vidéo. Celui-ci propose d’une part la clarté et l’efficacité d’une communication orale, d’autre part un gain de temps conséquent grâce à la suppression de réunions ou appels non nécessaires.

 ➡️ Mailchimp

Mailchimp est une plateforme marketing qui permet l’envoi d’emails personnalisés. 

Chez PayFit, nous utilisons particulièrement cet outil pour communiquer en interne à l’aide de templates visuellement attractifs. Avec un système de “drag-and-drop”, vous pourrez customiser vos emails en toute simplicité. 

4 - Des outils digitaux pour gérer les documents et formalités

➡️ Pandadoc & Docusign

Pandadoc & Docusign sont deux outils de gestion sécurisés pour l’envoi et la signature digitale de documents administratifs. 

💡 Bon à savoir : notre équipe RH nous rappelle cependant l’importance de faire attention aux fins de contrat et de privilégier dans certains cas le papier. 

5 - Des solutions en ligne pour optimiser les process de recrutement

➡️ Lever

Le recrutement est chronophage, et cet ATS de recrutement collaboratif permet de gérer l’intégralité du processus, avec toutes les parties prenantes. Il offre un gain de temps important et propose :

• un outil traditionnel de suivi des candidatures ;

• une fonction CRM intégrée et synchronisée avec les boîtes mails et agendas ;

• une fonctionnalité de reporting. 

6 - Un logiciel pour simplifier la gestion de la paie et des process RH

➡️ PayFit

L’outil permet la gestion de la paie et des absences, et le stockage des informations liées aux salariés.

L’utilisateur-administrateur dispose d’une plateforme intuitive avec des conseils et rappels légaux. De son côté, le salarié a également un espace sur lequel il peut :

• poser ses absences ;

• retrouver ses bulletins de paie ;

• consulter son solde de congés ;

• ajouter ses notes de frais, etc. 

Dans cette étude Forrester 2022, découvrez comment PayFit vous fait gagner 47 000 € de bénéfices sur 3 ans, soit un ROI de 188 % minimum.

L'IA : le nouveau territoire des outils RH

L'intelligence artificielle fait son entrée progressive dans les pratiques RH :

• 23% l'utilisent déjà pour des tâches spécifiques

• 33% envisagent son adoption à court terme

• 3% en ont fait un véritable levier stratégique

Les cas d'usage les plus courants concernent le tri des CV, l'automatisation administrative et l'analyse prédictive des talents.

💡 Perspectives 2025 : la digitalisation des processus RH permet aux équipes de se recentrer sur leurs missions stratégiques et l'accompagnement humain. Un enjeu crucial alors que 61% des RH placent la qualité de vie au travail parmi leurs priorités.

Source : 8ème édition du Baromètre 2025 "Les RH au quotidien" PayFit-Tissot, réalisée auprès de 829 professionnels RH entre le 6 janvier et le 21 février 2025.