Comment fonctionne la lettre d'avertissement ?

Il se peut qu'un salarié commette une faute dans l'exercice de ses fonctions. Le Code du travail permet alors à l'employeur de lui infliger une sanction disciplinaire. Celles-ci peuvent varier en fonction de la gravité des faits reprochés : de l’avertissement à la mise à pied, voire, quand cela s'impose, le licenciement. 

Chaque type de sanction implique le respect d’une procédure disciplinaire spécifique, adaptée à la gravité de la faute commise.

L'avertissement du salarié, en tant que sanction légère, bénéficie d'une procédure simplifiée. Contrairement aux sanctions plus lourdes, l’employeur n’est pas tenu de convoquer le salarié à un entretien préalable. Ce dernier peut donc être directement informé de la sanction et des faits qui lui sont reprochés par le biais d’une lettre d’avertissement motivée.

Qu'est-ce qu'une lettre d'avertissement ? Quand faut-il l'envoyer ? Que doit-elle contenir ? PayFit fait le point.

Qu'est-ce qu'une lettre d'avertissement ?

Les fautes professionnelles des salariés perturbent le fonctionnement de l'entreprise. Dans sa mission de gestion du personnel, l'employeur doit sanctionner ces dérives. 

La sanction disciplinaire doit toujours être proportionnée à la gravité de la faute commise par le salarié, conformément au principe de proportionnalité. En droit du travail, plusieurs degrés de fautes sont distingués. L’avertissement est généralement réservé aux fautes dites “simples” : il s’agit d’agissements isolés, souvent excusables, qui ne causent pas de préjudice significatif à l’entreprise. Ce type de faute ne remet pas en cause la capacité du salarié à exercer ses fonctions de manière satisfaisante.

Pour prononcer une sanction disciplinaire, un employeur doit respecter une procédure disciplinaire plus ou moins lourde en fonction de la gravité de la sanction.

En principe, l'avertissement de travail est une sanction simple. C'est pourquoi, la procédure de sanction disciplinaire est simplifiée. Ainsi, un employeur n'est pas dans l'obligation d'organiser un entretien préalable pour sanctionner le salarié : la sanction est simplement notifiée au salarié par l'envoi d'une lettre d'avertissement de travail.

💡 Bon à savoir : les juges français considèrent que lorsque l'avertissement peut avoir une influence sur le maintien du salarié dans l'entreprise, l'entretien préalable redevient obligatoire. Il faudra alors prévoir une lettre de convocation à un entretien pour l'avertissement, en plus de la lettre de notification de la sanction.

⚠️ Attention : tous les salariés sont soumis à la discipline en entreprise. L’avertissement ne dépend ni de la nature du contrat (temps partiel, etc.) ni de la mise en place du télétravail.

Quand envoyer une lettre d'avertissement ?

À compter du moment où l’employeur a connaissance des faits fautifs, il dispose d’un délai de deux mois pour engager une procédure disciplinaire. Passé ce délai, les faits sont prescrits et ne peuvent plus faire l’objet d’une sanction. Ainsi, la lettre d’avertissement doit impérativement être adressée au salarié avant l’expiration de ce délai de deux mois.

Par exemple, une lettre d'avertissement notifiée trois ans après les faits ne donne pas lieu à une sanction valable.

💡 Bon à savoir : une fois que la lettre d'avertissement est notifiée au salarié, aucune autre sanction ne peut être prononcée. D’un point de vue juridique, on ne peut pas sanctionner deux fois les mêmes faits. Par ailleurs, certaines sanctions sont interdites, comme le non-paiement du salaire.

Il n'existe aucune précision légale sur le moyen de notifier la lettre d'avertissement au salarié. L'employeur doit toutefois être en mesure de démontrer qu'il a bien respecté le délai pour prononcer la sanction. Il est en ce sens conseillé à l'employeur de remettre la lettre en main propre au salarié ou par courrier recommandé avec accusé de réception.

Attention : si vous passez par la procédure avec entretien préalable, vous pouvez adresser la lettre d'avertissement :

• minimum deux jours ouvrables après l'entretien ;

• maximum un mois après l'entretien.

Que doit contenir une lettre d'avertissement ? 

Dans un premier temps, une lettre d'avertissement pour faute professionnelle doit clairement être identifiée comme telle. Le terme "avertissement" doit ainsi y figurer explicitement . À défaut, un doute peut subsister quant à la nature du document adressé au salarié, ce qui pourrait conduire à une requalification en simple mise en garde. Pourtant, une mise en garde ou un simple rappel à l’ordre ne constitue pas une sanction disciplinaire au sens juridique du terme et n’emporte donc pas les mêmes conséquences !

C'est pourquoi il est conseillé à l'employeur d'être le plus précis possible dans le motif et même l'intitulé de la lettre. Il convient de rédiger dans l'objet de la lettre s'il s'agit d'une : 

• lettre d'avertissement pour absence non justifiée ; 

• lettre d'avertissement pour alcool au travail ;

• lettre d'avertissement pour absences répétées ; 

• lettre d'avertissement pour abandon de poste, etc.

Lorsque les faits fautifs sont découverts après leur commission, l’employeur est tenu d’indiquer dans la lettre d’avertissement la date exacte à laquelle il en a eu connaissance. Cette précision est une condition sine qua none pour démontrer que la sanction intervient dans le respect du délai de prescription de deux mois.

La lettre d'avertissement doit contenir les griefs (les motifs) qui justifient la sanction disciplinaire. Il ne s’agit pas d’une simple formalité : cette exigence a pour objectif de permettre au salarié de comprendre clairement les reproches qui lui sont adressés. Concrètement, la lettre liste les événements avec les dates et le détail des faits critiqués. Une formulation vague ou générale pourrait rendre la sanction contestable.

💡 Bon à savoir : en cas de contentieux sur le bien-fondé de la sanction, l'employeur ne pourra invoquer que les motifs contenus dans la lettre d'avertissement. C'est pourquoi il est important d'être attentif à la rédaction de cette lettre. 

Vous souhaitez disposer d’un courrier-type rédigé par un guide juridique, afin de respecter la procédure disciplinaire légale ? Nous vous proposons quelques modèles de lettre d'avertissement qu’il vous suffit de compléter : 

• Modèle de lettre d'avertissement pour négligence ;

• Modèle de lettre d'avertissement pour non-respect des consignes ;

• Modèle de lettre d'avertissement pour mauvais comportement ;

• Modèle de lettre d'avertissement pour insulte.

💡 Bon à savoir : dans l'hypothèse où le salarié décide de contester l'avertissement, pensez à vous renseigner sur la réponse de l'employeur à la contestation d'un avertissement.