Comment comptabiliser les salaires et charges sociales ?
Guide de la gestion de la paie
La comptabilisation des salaires et des charges sociales consiste à enregistrer l’ensemble des charges que l’entreprise consent pour disposer de personnel salarié.
La comptabilisation des salaires et des charges sociales nécessite des écritures spécifiques. Elle s'effectue à partir du livre de paie (journal d’OD) ou des fiches de paie, sans attendre l'établissement des déclarations sociales.
Vous aimeriez comprendre la comptabilisation de ces écritures de paie ? PayFit vous éclaire.
Pourquoi comptabiliser les salaires et charges sociales ?
La comptabilisation des salaires et des charges sociales est une obligation incombant aux employeurs.
Les sanctions du non-respect des obligations comptables sont généralement fiscales mais elles existent aussi en droit commercial et en droit pénal. Elles concernent :
l'absence de comptabilité ;
la comptabilité inexacte ;
la comptabilité fictive.
Le fait de ne pas tenir de comptabilité ou une comptabilité inexacte alors qu'elle est obligatoire peut avoir de graves conséquences pour l'entreprise en cas de contrôle fiscal ou de procédure collective (redressement judiciaire par exemple).
L'URSSAF peut aussi fixer forfaitairement le montant des cotisations sociales si la comptabilisation des salaires ne permet pas d'en connaître le montant (documents et justificatifs absents ou insuffisants pour le contrôle).
Salaires et charges sociales : quelles écritures comptables ?
On distingue différentes étapes :
la comptabilisation des acomptes ;
la comptabilisation du salaire brut ;
la comptabilisation des charges salariales ;
la comptabilisation des charges patronales.
Afin de mieux comprendre la comptabilisation des salaires et charges sociales, nous vous présentons un exemple d’écritures en plusieurs étapes.
Étape 1 : Versement d’un acompte en cours de mois
Il faut savoir qu’en droit du travail, il est autorisé à tout salarié de demander à son employeur une avance sur salaire équivalente à la moitié de sa rémunération mensuelle après 15 jours travaillés (une fois par mois).
En comptabilité, cet acompte est débité du compte 425 et crédité sur le compte 512 - banque, à destination du salarié ayant fait la demande.
Ci-dessous, nous vous avons illustré l’écriture comptable pour un acompte de 800 €, par exemple.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 425 | Personnel - Avances et acomptes | 800 | |
| 512 | Banque | 800 |
Étape 2 : Comptabilisation des charges du personnel en fin du mois
➡️ Comptabilisation du salaire brut et des remboursements des frais
On procède, ici, à la comptabilisation du salaire brut mais également des différents accessoires de salaire tels que les primes, les indemnités et remboursements de frais.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6411 | Rémunérations du personnel - salaires et appointements | 5 000 | |
| 6413 | Rémunérations du personnel - primes et gratifications | 2 000 | |
| 6414 | Rémunérations du personnel - indemnités et avantages divers | 400 | |
| 625 | Déplacements, missions, réceptions | 100 | |
| 421 | Personnel - rémunérations dues | 7 500 |
➡️ Comptabilisation des charges sociales salariales
Le salaire brut est, ensuite, débité du montant des charges salariales :
[ 35 000 - (7000 + 5000 + 270 + 800 + 1000 + 1 500) = 19430 ]
La somme finale correspond au salaire net à verser aux salariés.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 431 | Dettes sécurité sociale | 7 000 | |
| 437 | Autres organismes sociaux | 5 000 | |
| 427 | Oppositions sur salaire | 270 | |
| 425 | Personnel - avances et acomptes | 800 | |
| 791 | Transfert de charges d'exploitation | 1 000 | |
| 4421 | Prélèvement à la source | 1 500 | |
| 421 | Personnel - rémunérations dues | 15 570 |
💡 Bon à savoir : le compte 431 - dettes sécurité sociale - correspond à l’ensemble des charges salariales d’URSSAF de la fiche de paie (éventuelles réductions comprises), soit :
assurance vieillesse ;
contribution sociale généralisée (CSG) ;
contribution au redressement de la dette sociale (CRDS).
Le compte 437 - autres organismes sociaux - correspond à l’ensemble des organismes sociaux des salariés de la fiche de paie, soit :
AGIRC ARRCO ;
prévoyance complémentaire.
Le compte 425 - personnel avances et acomptes - débité en cours de mois est crédité en fin de mois. Il est donc soldé.
➡️ Comptabilisation des charges sociales patronales
La somme créditée sur le compte 437 - dettes sécurité sociale - correspond à l'addition des montants des cotisations sociales inscrites aux comptes 6452, 6453, 6458, et 6333 :
[ 2 000 + 1 500 + 3 000 + 1 200 = 7 700 ]
La somme correspondant au compte 6451 - cotisations URSSAF - est crédité sur le compte 431. Il faut savoir que les comptes 431 et 437 sont crédités de charges salariales et patronales.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6451 | Cotisations à l'URSSAF | 4 000 | |
| 6452 | Cotisations aux mutuelles | 2 000 | |
| 6453 | Cotisations aux caisses de retraite | 1 500 | |
| 6458 | Cotisations aux autres organismes sociaux | 3 000 | |
| 6333 | Participation des employeurs à la formation professionnelle continue | 1 200 | |
| 6334 | Participation des employeurs à l'effort de construction | 500 | |
| 431 | Sécurité sociale | 4 000 | |
| 437 | Autres organismes sociaux | 7 700 | |
| 44 | Etat et autres collectivités publiques | 2 000 |
💡 Bon à savoir : le compte 6451 - cotisations URSSAF - correspond à l’ensemble des charges patronales d’URSSAF de la fiche de paie, soit :
assurance maladie, maternité, invalidité, décès ;
allocations familiales ;
accidents du travail ;
cotisation à l’Association pour la gestion du régime d’assurance chômage (AGS) ;
versement du transport, etc.
Étape 3 : Paiement des salaires aux salariés
Le salaire net, ainsi déduit des charges sociales salariales, est débité de son compte et crédité sur le compte 512 - banque.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Personnel - rémunérations dues | 19 430 | |
| 512 | Banque | 19 430 |
Étape 4 : Versement de l’opposition au créancier du salarié
Un salarié peut faire l'objet d'une opposition sur salaire. Un huissier informe alors l'employeur qu'il doit verser une partie de son salaire à une tierce personne (trésor public, etc.).
Le compte 427 est, ainsi, crédité du montant des sommes faisant l’objet d’oppositions obtenues par des tiers à l’encontre des membres du personnel.
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 427 | Personnel - oppositions | 270 | |
| 512 | Banque | 270 |
Le compte 427 est, ainsi, soldé.
Étape 5 : Versement des charges salariales, patronales et du prélèvement à la source
Les dettes patronales et salariales de la sécurité sociale sont additionnées ainsi que la dette patronale et salariale aux autres organismes sociaux.
Au total, sont créditées dans le compte 512 - banque la somme de ces dettes (compte 431 et 437) ainsi que le montant du prélèvement à la source et le montant de la dette envers l’État (impôts, taxes, etc.).
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 431 | Sécurité sociale | 11 000 | |
| 437 | Autres organismes sociaux | 10 000 | 270 |
| 4421 | Prélèvement à la source | 1 500 | |
| 44 | Etat | 2 000 | |
| 512 | Banque | 24 500 |
⚠️ Attention : nous avons séparé les différents versements à la banque car ils s’effectuent à des dates différentes.
Nous avons opté pour cette méthode de comptabilisation de la paie qui, bien que peu utilisée en pratique, permet de bien comprendre la logique de comptabilisation des salaires et des charges sociales.
