Comment réussir l’automatisation de l’onboarding ?

L’onboarding est une étape clé dans le processus de recrutement d’une entreprise car il permet d’accueillir une nouvelle recrue dans les meilleures conditions afin de faciliter sa prise de poste. 

Cette phase d’intégration est souvent décisive pour conserver les talents : selon le baromètre Workelo réalisé par Ipsos en 2024, un salarié sur trois a déjà quitté un poste avant la fin de sa période d’essai en raison d’un onboarding insuffisant. 

Pour fluidifier le processus d’accueil et améliorer l’expérience des nouveaux embauchés, les entreprises peuvent miser sur l’automatisation de l’onboarding. L’onboarding digital est une solution efficace pour décharger l’équipe RH des tâches administratives et lui permettre de se concentrer sur l’accompagnement des nouveaux arrivants.

Qu’est-ce que l’automatisation de l’onboarding ?

L’onboarding correspond à l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour accueillir un nouveau salarié, de l’acceptation de l’offre jusqu’à la fin de sa période d’essai.

Les démarches administratives accompagnant le processus étant souvent lourdes, il est possible d’en confier une partie à des outils numériques ou des logiciels : on parle alors d’automatisation de l’onboarding. 

💡 Bon à savoir : comme pour l’automatisation de la paie, cette solution permet aux équipes RH de libérer du temps en se délestant des opérations répétitives et chronophages. Elles peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’accueil, le suivi et la fidélisation des nouveaux embauchés. 

Quelles étapes peut-on automatiser dans un onboarding ?

Gestion de l’administratif

Une grande partie des formalités liées à l’intégration d’un collaborateur peut être automatisée via des systèmes RH, en particulier en ce qui concerne l’administratif.

Dès la validation de l’embauche, il est possible de :

• constituer le dossier du futur salarié en collectant ses informations personnelles (justificatifs, RIB, diplômes, etc.) et d’éditer ses documents de travail ;

• créer sa fiche collaborateur et mettre à jour automatiquement les dossiers du personnel ;

• générer ses identifiants et son accès à sa messagerie et son espace de travail ;

• intégrer ses données dans le logiciel de paie, etc.

Les points de l'onboarding à ne pas automatiser

Un bon onboarding repose sur un subtil équilibre entre les outils technologiques de la digitalisation RH et la dimension humaine. 

Pour cette raison, certaines étapes de l'intégration ne peuvent se passer de l’humain comme :

• l’accueil le premier jour, indispensable pour donner une bonne première impression et “ personnifier ” l’entreprise ;

• les échanges avec le manager pour instaurer un suivi personnalisé et développer une véritable relation professionnelle avec un interlocuteur référent ;

• le mentorat pour créer du lien entre les collaborateurs.

Ces moments sont essentiels pour humaniser les relations de travail, favoriser l’engagement des nouveaux salariés et renforcer leur sentiment d'appartenance à l’entreprise.

Pourquoi automatiser l’onboarding de ses salariés ?

Habituellement, l’onboarding d’un collaborateur repose sur la multiplication d’échanges de mails (pour la transmission d’informations et les demandes de documents papier). Ces méthodes augmentent les risques d’erreurs et alourdissent le parcours d’intégration.

À l’inverse, les avantages de la digitalisation de l’onboarding sont nombreux.

Gain de temps et d’efficacité

Un logiciel d’onboarding participe généralement à mieux structurer le processus d’intégration et à améliorer sa fluidité et sa qualité.

Simplifier certaines démarches offre aux RH davantage de disponibilité pour répondre aux questions des nouvelles recrues et les accompagner.

Diminution des erreurs

La réduction des tâches manuelles limite mécaniquement le risque d’erreurs de saisie et améliore la fiabilité des données. 

Ce paramètre a toute son importance, car les erreurs administratives peuvent nuire directement à la vie du salarié (bulletin de salaire, attestations ou déclarations diverses, etc.) et prennent du temps en cas de régularisation.

Meilleure expérience d’accueil pour le nouveau collaborateur

Un parcours digitalisé rend l’intégration plus fluide et agréable pour un nouvel arrivant. 

Avant sa prise de poste lors de son premier jour, l’entreprise peut lui fournir un livret d’accueil interactif pour l’informer de la culture de la société et lui donner accès à des modules de formation ou de présentation, pour préparer son arrivée.

Quels outils choisir pour automatiser l’onboarding ?

Certains outils SIRH sont dotés d'un système d’onboarding intégré. 

Selon les éditeurs, ils peuvent proposer des fonctionnalités avec un niveau d’automatisation forte comme :

• la collecte, la centralisation et le stockage de documents pour assurer la sécurité et la confidentialité des données ;

• un système de mise à jour automatique afin de garantir la conformité avec les dispositions réglementaires en vigueur ;

• la signature électronique du contrat de travail pour gagner en agilité ;

• des checklists et des To-do list disponibles sur un portail salarié pour accompagner les recrues et anticiper leurs questions, etc. 

La réussite de l’onboarding conditionne souvent la collaboration à venir. Lorsqu’il est bien mené, il permet de diminuer le turnover et contribue à une gestion du personnel plus efficace.