Comprender las nóminas online

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Júlia Larrosa

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 20.04.2021

Las nóminas online son una realidad que ha llegado a nuestra vida para quedarse. Cada vez es más común que las empresas entreguen a sus empleados sus nóminas en formato electrónico y esto, sin duda, facilita la gestión de nóminas.

Enviar y recibir las nóminas online facilita una serie de trámites pero sigue generando muchas dudas para las empresas.

Por ello, es necesario entender todas las obligaciones legales para desmaterializar la creación de nóminas e incluso su pago.

  ¿Cómo hacer una nómina online?¿Cómo automatizar el  pago de las nóminas? ¿Cuáles son las reglas para conservar los documentos de estas gestiones? En Payfit te lo explicamos.

Resumen

¿Qué son las nóminas online?

El avance de la tecnología y la optimización de procesos que buscan las empresas ha dado lugar a nuevas formas de entrega de nóminas. Hablamos de las que hoy en día ya conocemos como las nóminas online.

La nómina online es un documento digital que la empresa entrega a sus trabajadores cada mes natural. Esta contiene entre otros :

  • los conceptos salariales;

  • otras partidas como dietas,etc.;

  • deducciones por cotización del trabajador a la Seguridad Social;

  • la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

En resumen, una nómina online, es el recibo de salarios ordinario pero en formato digital. La empresa tiene la obligación de hacer que el acceso a una nómina online sea igual que si la nómina fuese en papel. Además, si el trabajador lo solicita, la nómina se le tendría que seguir entregando en papel.

Entregar nóminas en formato electrónico es posible gracias a los llamados espacios del empleado u otros sistemas automatizados como es el de un programa para hacer nóminas . Estas soluciones ponen a disposición del trabajador la nómina online para que las descargue mensualmente.

El contenido de una nómina online es el mismo que el de cualquier nómina en formato papel : si tienes miedo de cometer errores, puedes utilizar gratis nuestro modelo !

¿Por qué hacer una nómina online ?

La nómina es una parte muy importante de la relación entre un empleador y sus empleados. Hay muchas declaraciones obligatorias en un recibo de pago de salarios y es una tarea muy delicada que no debe tomarse a la ligera. 

Es necesario realizar varios cálculos, en particular a nivel de cotizaciones, para pasar del salario bruto al salario neto. Son muchos los puntos que requieren una atención constante. Por eso, la creación de las nóminas online puede resolver algunos de estos problemas.

Al confiar en un programa de nóminas completo y legalmente actualizado, las empresas ganan:

  • Tiempo: al no tener que generar nóminas, se ahorra mucho tiempo. Los equipos que se encargaban de generar las nóminas podrán dedicarse a proyectos con valor agregado real (contratación, gestión de personal, etc.);

  • Tranquilidad: los buenos programas de nóminas online vienen acompañados de un equipo de atención al cliente formado por expertos laborales. Poder confiar en estas personas, reduce el riesgo de errores.

  • Dinero: el coste de imprimir las nóminas y de enviarlas por correo a los trabajadores desaparece. Del mismo modo, hacer las nóminas online significa que el almacenamiento se hará en una nube por lo que también se ahorra este coste.

💡¿Sabías qué?

Una gestoría online puede ofrecer la gestión de nóminas online. Desgraciadamente, el coste de generar y administrar estas nóminas es más caro que la internalización con un programa.

Por su parte, los empleados también se benefician de recibir las nóminas online:

  • Pueden consultar sus nóminas en cualquier momento, lo que facilita también los trámites administrativos con los managers y responsables del departamento de RRHH.

  • Gana en autonomía y en visión sobre los conceptos que aparecen en su nómina.

  • Hacer nominas online es sinónimo de nóminas sin errores ya que suelen ser nóminas generadas automáticamente. Esto permite una menor frustración entre los empleados.

  • Ademas algunos programas generan a la vez que la nomina el recibo SEPA del pago.

¿Cuáles son las reglas para cumplir con el pago de las nóminas online ?

Efectivamente, el pago de la nómina online es obligatoria desde que el Tribunal Supremo admite que se sustituya la nómina en papel por su acceso a través de un sistema electrónico, que permita disponer del documento en formato digital e imprimirla, siempre que también pueda acceder a una nómina en papel si así lo solicita . Además,  formato de la nómina online tiene que ser el mismo que el de las nóminas que se venían entregando en formato papel. 

Aun así, hay algunos convenios colectivos tienen previsto expresamente que las nóminas se entreguen en papel. En ese caso, se debe respetar lo establecido en el convenio colectivo.

💡¿Sabías qué?

En internet puedes encontrar algún que otro programa para hacer nóminas gratis, pero sus funcionalidades son limitadas. Ninguno incluye por ejemplo las especificidades del convenio colectivo de tu empresa.

El único inconveniente de hacer nóminas online es que la empresa no dispone de la firma del trabajador. La firma de la nómina por parte del trabajador es obligatoria ya que es un justificante de haber percibido el salario. Pero en general, es un factor que toda gestoría online considera antes de enviar las nóminas.

También existen reglas para poder realizar el pago de nóminas online. Hay que preparar un documento para informar los trabajadores del nuevo sistema de pago. Tiene que ser firmado por cada uno de ellos, y ha de contener información sobre:

  • El funcionamiento de este nuevo sistema que se va a utilizar para la gestión de nóminas online;

  • Los accesos necesarios para acceder al programa de gestión de nóminas;

  • Las instrucciones para el buen uso del programa y del espacio para los empleados;

  • La forma de contacto con el soporte técnico para atender dudas, incidencias de nómina o incidencias con el programa.

En resumen, realizar la gestión de nóminas de manera online permite obtener grandes beneficios. Encuentra el programa de nóminas necesario para tu empresa y da el primer paso pidiendo una demo.

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