¿Cómo dar el paso a las nóminas online?

Luna Nogales
Actualizado el 13 de diciembre de 2023

Con la digitalización en las empresas y la automatización de los procesos laborales, las nóminas online son una realidad que ha llegado a nuestra vida para quedarse. Cada vez es más común que las empresas entreguen a sus empleados las nóminas en formato electrónico y esto, sin duda, facilita la gestión de nóminas.

Enviar y recibir las nóminas online facilita una serie de trámites pero sigue generando muchas dudas para las empresas. Por ello, es necesario entender todas las obligaciones legales y procedimientos en el proceso de creación de nóminas online.  

¿Cómo hacer nóminas online?¿Cómo automatizar el  pago de las nóminas? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre las nóminas online.

¿Qué son las nóminas online?

El avance de la tecnología y la optimización de procesos que buscan las empresas ha dado lugar a nuevas formas de entrega de nóminas. Es decir, hablamos de las nóminas online que son cada vez más comunes en el entorno empresarial.

📚 Recuerda que…

La nómina es un documento que contiene el líquido total a percibir de un trabajador por haber prestado sus servicios a una empresa. Es decir, es el registro del salario de un empleado, teniendo en cuenta los devengos, cotizaciones, deducciones y posibles bonificaciones.

Por lo tanto, las nóminas online son un documento digital que la empresa entrega a sus trabajadores cada mes. Entonces te preguntarás…¿En qué se diferencian de las nóminas tradicionales? Pues bien, las nóminas tradicionales suelen ser entregadas en papel. 

No obstante, es importante mencionar que no se exige una forma determinada para entregar la nómina, así que no se exige que sea en papel. Se puede entregar a través de correo electrónico o un sistema intranet, siempre y cuando el trabajador pueda tener acceso para poder descargarla e imprimirla, si desea. En otras palabras, las nóminas online son un nuevo método de entrega de nóminas perfectamente válido. 

¿Qué conceptos contienen las nóminas online?

Las nóminas online contienen los mismos conceptos que las nóminas en papel. A continuación, te mencionamos los conceptos: 

  1. Devengos (como el salario base)

  2. Deducciones 

  3. Bases de cotización a la Seguridad Social

  4. Bases de retención IRPF

  5. Total del salario bruto

  6. Sueldo neto o líquido a percibir

En resumen, podemos exponer que una nómina online no es más que el recibo de salarios ordinario pero en formato digital. Es decir, si la empresa finalmente desea cambiar a un proveedor que ofrece las nóminas online; cabe destacar que la empresa tiene la obligación de hacer que el acceso a una nómina online sea igual que si la nómina fuese en papel. Además, si el trabajador lo solicita, la nómina se le tendría que seguir entregando en papel.

Entregar nóminas en formato electrónico es posible gracias a los llamados espacios del empleado u otros sistemas automatizados como es el de un programa para hacer nóminas. Estas soluciones ponen a disposición del trabajador la nómina online para que las descargue mensualmente.

📚 Recuerda que…

Es una obligación para el empresario elaborar las nóminas de sus empleados. Normalmente suelen generarse y entregarse cada mes, pero puede establecerse de otra manera.

¿Por qué hacer nóminas online?

La nómina es una parte muy importante de la relación entre un empleador y sus empleados. Hay muchas declaraciones obligatorias y es una tarea muy delicada que no debe tomarse a la ligera. 

En una nómina, deben realizarse varios cálculos. Hay que determinar la cuantía salarial  mínima según la categoría profesional establecida en el convenio colectivo de aplicación a la relación laboral. Después, restar las deducciones, tener en cuenta las retenciones de IRPF, tener en cuenta las aportaciones empresariales, etc. 

Son muchos términos y acciones que requieren una atención constante y muy cuidadosa. Por eso, la creación de las nóminas online puede resolver estos problemas. 

¿Cuáles son las ventajas de las nóminas online?

Al confiar en un programa de nóminas online completo y legalmente actualizado, las empresas ganan:

  • Tiempo: al no tener que generar nóminas, se ahorra mucho tiempo. Los equipos que se encargaban de generar las nóminas podrán dedicarse a otros proyectos de la empresa (proceso de reclutamiento y contratación, gestión de personal, proceso de onboarding, etc.).

  • Tranquilidad: los buenos programas de nóminas online vienen acompañados de un equipo de atención al cliente formado por expertos laborales. Por ello, poder confiar en estas personas, reduce el riesgo de errores.

  • Dinero: el coste de imprimir las nóminas y de enviarlas por correo a los trabajadores desaparece. Del mismo modo, hacer las nóminas online significa que el almacenamiento se hará en una nube o espacio online. 

Contar con una gestoría online que te ayude en todos estos aspectos ahorra a las empresas este tipo de costes. Además, muchos de estos programas tienen otras funcionalidades como la generación automática del recibo SEPA.

Por su parte, los empleados también se benefician de recibir las nóminas online:

  • Pueden consultar sus nóminas en cualquier momento, lo que facilita también los trámites administrativos con los managers y responsables del departamento de RRHH.

  • Ganan en autonomía y en visión sobre los conceptos que aparecen en su nómina.

  • Evitan la frustración. Hacer nóminas online es sinónimo de nóminas sin errores, ya que suelen ser nóminas generadas automáticamente. Esto permite una menor frustración entre los empleados que se dedican a la confección de nóminas.

Ventajas y desventajas de las nóminas online

Como vemos, la lista de ventajas de las nóminas online es mucho mayor a las desventajas. En realidad, contratar un programa de nóminas online no es un coste sino una inversión en tiempo, dinero y recursos.  

¿Cuáles son las reglas de pago de las nóminas digital en línea? 

El Tribunal Supremo admite como soporte para hacer entrega de las nóminas sistemas electrónicos, aunque el pago puede ser en efectivo o cheque y no es obligatorio que se transfiera mediante el recibo SEPA. De todas formas y como ya hemos mencionado anteriormente, debe poder imprimirse en papel la nómina online si el trabajador lo solicita. 

💡¿Sabías qué? 

El soporte puede ser electrónico siempre que el empleado disponga de medios para conectarse y consultar o descargar el archivo.

Además,  el formato de las nóminas online tiene que ser el mismo que el de las nóminas que se venían entregando en formato papel. No obstante, hay algunos convenios colectivos tienen previsto expresamente que las nóminas se entreguen en papel. En ese caso, se debe respetar lo establecido en el convenio colectivo.

El único inconveniente de hacer nóminas online es que la empresa no dispone de la firma del trabajador. Pero esto no genera ningún inconveniente debido a que la firma de la nómina por parte del empleado no es obligatoria. El extracto del recibo de transferencia sirve como "justificante" acreditativo del ingreso del neto mensual.

También existen reglas para poder realizar el pago de nóminas online. En primer lugar, hay que preparar un documento para informar a los trabajadores del nuevo sistema de pago. Este documento tendrá que firmarse por cada uno de los trabajadores y ha de contener información sobre:

  • El funcionamiento de este nuevo sistema que se va a utilizar para la gestión de nóminas online

  • Los accesos necesarios para acceder al programa de gestión de nóminas

  • Las instrucciones para el buen uso del programa y del espacio para los empleados

  • La forma de contacto con el soporte técnico para atender dudas, incidencias de nómina o incidencias con el programa

En resumen, realizar la gestión de nóminas online permite obtener grandes beneficios. El software de PayFit y nuestros expertos laborales automatizan la gestión de las nóminas de tus empleados.

¿Aún te enfrentas a preguntas frecuentes de parte de tus empleados acerca de su nómina? La gestión de las nóminas puede ser un proceso complejo y a menudo conlleva dudas y confusiones. Para simplificar este aspecto crucial de la relación laboral, es esencial contar con un sistema de nómina eficiente y transparente.

Nómina PayFit

En este sentido, PayFit ha revolucionado la forma en que se entiende la nómina. Con su innovador aspecto, la nueva nómina de PayFit se compone de dos páginas: una primera con un resumen más claro y visual, adicional a la segunda página, con la nómina tradicional. En definitiva, hemos renovado el concepto, dando forma a un diseño que no solo cumple con todos los requisitos legales, sino que también se presenta: más simple, más visual y más claro para que tus trabajadores y el departamento de Recursos Humanos tengan la facilidad de entender cada concepto. La información sobre los salarios y las deducciones se presenta de manera accesible y fácil de comprender. Ahora…¡Con PayFit, la gestión de la nómina se vuelve más eficiente!

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