Qué es y cómo gestionar las incidencias de nómina

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Sara Furiati

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 2.03.2022

Una de las tareas a las que más tiempo dedica el departamento de recursos humanos es a la gestión de incidencias de nómina. Más de la mitad de los profesionales de este sector se pasan hasta 240 horas al año gestionando nóminas.

Idealmente, gestionar errores o incidencias de nómina debería ser una tarea que ocupe poco tiempo, ya que estas no deberían ocurrir en primera instancia. No obstante, no siempre es el caso.

En este artículo te presentamos que es una incidencia de nóminas y cuáles son las más frecuentes. 

Resumen

Qué es una incidencia de nómina

Una incidencia de nómina se refiere, tal y como indica su nombre, a aquellos errores que podemos encontrar tras la generación de una nómina. 

Contrario a lo que muchas personas piensan, una incidencia de nómina NO ES lo mismo que un cambio o movimiento que afecta a la nómina de un trabajador. 

El salario mensual puede variar mes a mes por diferentes causas como por ejemplo bonus, realización de horas extraordinarias, pagas extra o suspensiones de contrato, pero estas casuísticas no son errores o incidencias de nómina, si no variaciones o modificaciones mensuales normales y corrientes.

En algunas publicaciones laborales podrás encontrar indicado bajo el nombre de “incidencia” las siguientes casuísticas que afectan a la nómina:  

  • Incapacidad Temporal.

  • Ausencias injustificadas.

  • Sanciones disciplinarias de empleo y sueldo.

  • Suspensión y reducción de jornada derivadas de ERE.

  • Maternidad y Paternidad.

  • Riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.

  • Violencia de género.

  • Excedencias.

  • Huelga y cierre patronal.

  • Embargo de salarios.

Un ejemplo claro de estas “incidencias” sería la baja laboral, que impacta directamente en la nómina. En este caso, el encargado de gestionar las nóminas debe comunicar la baja en Seguridad Social mediante una notificación a su asesoría laboral digital o tradicional.  Este proceso sería la gestión de la incidencia de la nómina.

Si la incidencia o error en la nómina no se gestiona correctamente puede descuadrar las nóminas, conllevar problemas con los organismos y un malestar por parte del empleado.

Que es una incidencia de nómina: incidencias de nómina frecuentes

Hablemos sobre lo que sí es una incidencia en nómina: un error en la nómina. 

Un error frecuente al generar las nóminas es por ejemplo, no abonar bien un bonus o calcular incorrectamente una paga extra. Por otro lado, una incidencia grave sería calcular de forma incorrecta el IRPF de nómina.

Te recomendamos que prestes atención a los siguientes aspectos para no tener incidencias de nómina a final de mes: 

  • Identifica y anticipa los meses de pagas extra

  • Cuadra vacaciones y otros permisos no retribuidos

  • Ten cuidado con el salario en especie: Puede que tus empleados no perciban la misma cantidad de salario en especie cada mes. Pongamos como ejemplo el ticket restaurante. Si pagas 8 euros de ticket restaurante por día trabajado a sus empleados como parte del salario en especie pero uno de tus empleados ha tenido vacaciones ese mes, esos días de vacaciones al ser “no trabajados” no se contabilizan y por lo tanto el importe de “percepciones en especie” será menor ese mes. No tener esto en cuenta puede resultar en una incidencia de nómina.

  • Horas extras y horas complementarias: Deberás llevar un buen seguimiento de las horas extraordinarias realizadas por tus empleados.

  • Respeta la fecha límite de pago de la nómina: Nadie quiere recibir su nómina con retraso y no respetar la fecha habitual de pago de nóminas puede resultar en un problema para la empresa.

💡 ¿Sabías qué?

Para los trabajadores públicos o funcionarios, la incidencia de nómina tiene otro significado que a menudo se confunde con el que presentamos en este artículo. 

El término correcto que afecta a los funcionarios es la nómina de incidencias. Para los funcionarios este tipo de nómina es aquella que recoge las liquidaciones no contenidas en la nómina ordinaria.

Programas para evitar incidencias en nómina

Ahora ya sabes que es una incidencia de nómina, debes procurar evitarlas lo máximo posible. La mayoría de veces, los errores en nómina se deben al factor humano. Es normal, es mucho trabajo que  una sola persona gestione, genere y revise las nóminas de toda una plantilla.

Es por ello que existen otras opciones más avanzadas y eficientes que eliminan los errores humanos. Un ejemplo de ello es PayFit, la asesoría laboral digital que revoluciona la gestión de nóminas.

Con PayFit podrás generar las nóminas de todos tus empleados cada mes sin errores ni retrasos, en tan solo unos minutos. 

Lo mejor es que no tendrás que renunciar al asesoramiento laboral experto, ya que te acompaña un asesor para responder tus dudas en tu día a día. 

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