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¿Conoces qué es una incidencia de nómina?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 15 de agosto de 2023

La elaboración de nóminas puede ser un proceso que consume mucho tiempo y recursos en el departamento de recursos humanos de una empresa. La dedicación de tiempo a la elaboración de la nómina puede limitar la capacidad del equipo de recursos humanos para llevar a cabo otras funciones y actividades que también son importantes para la gestión y el desarrollo de los empleados y la empresa en su conjunto.

La eficiente administración de errores o incidencias en las nóminas es esencial para garantizar la fluidez de los procesos salariales. Si bien idealmente esta tarea debería demandar poco tiempo, reflejando la precisión y la coherencia con que los procesos de nómina deberían operar, la realidad nos presenta un panorama más complejo. En la práctica, los errores y las incidencias pueden manifestarse debido a una variedad de factores interrelacionados.

Por ello, en el artículo de hoy trataremos sobre las incidencias de nómina. ¡No te preocupes! Te ayudaremos a resolver todas tus dudas para que, tanto los empresarios como los departamentos de RRHH os convirtáis en expertos

¿Qué son las incidencias de nómina?

Las incidencias de nómina se refieren a situaciones especiales o cambios que requieren atención en el proceso de elaboración de salarios de los empleados. Por lo tanto, la incidencia salarial como concepto se refiere a cualquier situación, cambio o problema que afecta directamente la correcta elaboración y gestión de nóminas de los empleados. En otras palabras, es un término que engloba errores, discrepancias, ajustes y situaciones especiales que pueden surgir en el proceso de cálculo y pago de salarios. 

No se limitan a errores en los cálculos, sino que también incluyen modificaciones en términos laborales, ausencias, bonificaciones, cambios personales, ajustes de deducciones y pagos variables. Estas situaciones deben ser gestionadas con precisión para asegurar que la nómina refleje correctamente la situación laboral y financiera de los empleados.

En resumen, el sueldo mensual puede cambiar de un mes a otro debido a distintas razones, como bonificaciones, horas extras, pagas extra o períodos de suspensión de contrato. Sin embargo, esas circunstancias no deben confundirse con errores o situaciones problemáticas en la nómina, sino que son variaciones o ajustes normales que ocurren de manera habitual.

En ciertas fuentes laborales, es posible encontrar enumeradas como "incidencias" las siguientes situaciones, las cuales impactan en la nómina:

1️⃣ Incapacidad temporal

2️⃣ Ausencias no justificadas

3️⃣ Sanciones disciplinarias que afectan el empleo y sueldo

4️⃣ Suspensiones y reducciones de jornada derivadas del ERE. Si quieres más información, aquí tienes un artículo sobre las diferencias entre ERE y ERTE.

5️⃣ Periodos de maternidad y paternidad

6️⃣ Situaciones de riesgo durante el embarazo y la lactancia

7️⃣ Casos de violencia de género

8️⃣ Excedencias laborales

9️⃣ Participación en huelgas y cierres patronales

🔟 Embargos de nómina

Cada una de estas circunstancias se considera una incidencia debido a su impacto en el cálculo de la nómina y su relación con los términos laborales y financieros de los empleados.

Un ejemplo claro de estas "incidencias" sería la baja laboral, que tiene un impacto directo en la nómina de los empleados. En esta situación, el responsable de la gestión de nóminas debe notificar la baja a la Seguridad Social a través de una comunicación a su asesoría laboral, ya sea digital o convencional. Por ello, este proceso representa la administración de la incidencia en la nómina.

En definitiva, si la incidencia salarial o el error en la nómina no se maneja adecuadamente, puede generar discrepancias en los pagos, resultar en problemas con los diferentes organismos y además, causar insatisfacción entre los empleados.

¿Cuáles son las incidencias de nómina más frecuentes?

Estas situaciones, conocidas como "incidencias de nómina", pueden surgir por diversas razones y presentan escenarios en los que los cálculos y los procesos no concuerdan perfectamente con lo establecido. Desde errores en los cálculos de bonificaciones hasta cambios en las deducciones fiscales, estas incidencias pueden tener un impacto significativo en la compensación de los trabajadores y, por ende, en la satisfacción laboral del equipo. 

Por ejemplo, un error frecuente al generar las nóminas es por ejemplo, no abonar bien un bonus o calcular incorrectamente una paga extra. No obstante, una incidencia grave sería calcular de forma incorrecta, el IRPF de nómina.

Por está razón, es crucial prestar atención a los siguientes aspectos para evitar posibles incidencias en las nóminas al final de cada mes:

1️⃣ Identificación y anticipación de pagas extras

2️⃣ Gestión de vacaciones y permisos no retribuidos

3️⃣ Salario en especie: Toma en cuenta que los empleados pueden recibir diferentes cantidades de salario en especie, como vales de comida, según su asistencia laboral. Por ejemplo, si un empleado tiene días de vacaciones, su salario en especie puede verse reducido ese mes. Ignorar esta variabilidad puede generar incidencias en la nómina.

4️⃣ Horas extras y horas complementarias

5️⃣ Respeta la fecha límite de pago de la nómina: Cumple con la fecha habitual de pago de las nóminas para evitar retrasos que puedan causar incomodidades tanto a los empleados como a la empresa.

Atender meticulosamente estos aspectos contribuye a garantizar que las nóminas se procesen de manera precisa y oportuna, minimizando así el riesgo de incidencias y asegurando la confianza tanto de los empleados como de la gestión de recursos humanos.

💡 ¿Sabías qué?

Para los trabajadores públicos o funcionarios, el término "nómina de incidencias" tiene un significado distinto al que se mencionaba previamente. Para los funcionarios, este término se refiere a un tipo específico de nómina que registra las liquidaciones que no están incluidas en la nómina ordinaria. Esto podría incluir diversos pagos o ajustes que no forman parte de la compensación regular y se requieren para situaciones especiales.

¿Existen programas para evitar incidencias en nómina?

La respuesta a la pregunta es, sí. Es decir, en la búsqueda de minimizar las incidencias en nómina y simplificar la administración de salarios, existen programas y soluciones tecnológicas que pueden marcar la diferencia. A menudo, los errores en nómina se originan en errores humanos debido a la complejidad de la tarea y la cantidad de información que se maneja.

Una opción avanzada y efectiva en este sentido es PayFit, una asesoría laboral digital que ha revolucionado la gestión de nóminas. Con PayFit, la generación de nóminas para toda la plantilla se vuelve una tarea ágil y precisa, sin errores ni retrasos. En cuestión de minutos, podrás elaborar las nóminas de tus empleados de manera confiable.

Una de las ventajas más notables es que esta solución no sacrifica el asesoramiento laboral experto. Acompañado por un asesor, podrás resolver tus inquietudes y dudas en el día a día, lo que garantiza un enfoque completo en la gestión de nóminas. En definitiva, al emplear tecnología avanzada para automatizar procesos y reducir los errores humanos, programas como PayFit contribuyen a mantener la precisión en los cálculos salariales y a agilizar la administración de recursos humanos.

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