¿Conoces las características del recibo SEPA?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 22 de octubre de 2023

Llega fin de mes y con éste, el salario de nuestros empleados. El salario que reciben viene representado en la nómina, el documento que acredita el dinero neto que se va a ingresar en nuestra cuenta por el trabajo realizado. Y, ¿cómo se paga la nómina a los empleados? Con el recibo SEPA.

Muchas son las dudas de las empresas acerca de cómo generar el recibo de nómina SEPA, y aún muchos se preguntan “¿El recibo SEPA qué es?” Pues bien, es necesario que sepas que existen varias opciones para poder crearlo y proceder al pago de las transferencias. Tradicionalmente, muchos responsables de RRHH generaban el fichero SEPA desde excel pero hoy en día contamos con softwares para realizar el pago del recibo SEPA.

¿Qué es el recibo SEPA? ¿Qué información aparece en el recibo SEPA? ¿Cómo generar un fichero SEPA? En el artículo de hoy, explicaremos tanto para empresarios como para departamentos de RRHH todo lo necesario sobre el recibo SEPA. ¡Continúa leyendo para saber más sobre las características del recibo SEPA! 

¿Qué es un recibo SEPA?

Los recibos domiciliados SEPA, que también se conocen como adeudos directos SEPA, son instrucciones de domiciliación que permiten a los beneficiarios obtener pagos automáticos de los pagadores. SEPA es un acrónimo en inglés para identificar la "zona única de pagos en euros". 

Por ello, podemos definir SEPA como una área en la que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden efectuar y recibir pagos en euros en Europa, con los mismos derechos y obligaciones, independientemente del lugar en el que se encuentren. 

Así mismo, es necesario que sepas que el fichero SEPA es una remesa bancaria. Y te preguntarás, ¿qué es una remesa bancaria? Pues no es más que un documento de carácter financiero que el emisor (tu empresa, en este caso) entrega al banco para efectuar el cobro o el pago de varios recibos de una sola vez. 

Por lo tanto, y aplicando la idea del fichero SEPA a los recursos humanos de tu empresa, el fichero SEPA es una remesa bancaria por la que tu empresa ordena a tu banco realizar los pagos de las nóminas de tus empleados a cada una de sus cuentas bancarias personales. 

¿Cuáles son las características del recibo SEPA?

Las características de un recibo SEPA se pueden resumir de la siguiente manera:

1️⃣ Todas las transacciones se realizan en euros.

2️⃣ Ofrece seguridad, facilidad y eficiencia en las transacciones, tanto si se efectúan desde España como desde cualquier otro país que forme parte de la zona SEPA.

3️⃣ Requiere un mandato SEPA firmado por el deudor antes de cargar su cuenta, ya que la falta de autorización bancaria podría resultar en la posibilidad de que el cliente devuelva los recibos de los últimos 13 meses.

4️⃣ Es esencial que el acreedor conserve el mandato firmado no solo durante la ejecución de los cargos en la cuenta del cliente, sino también posteriormente, de acuerdo con los plazos legales establecidos.

5️⃣ El mandato SEPA debe contener obligatoriamente el código IBAN de la cuenta del deudor y, en ocasiones, también el código BIC correspondiente.

6️⃣ Debe especificarse la frecuencia del pago en la orden de domiciliación, es decir, si se trata de un pago único o recurrente.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta del recibo SEPA? 

El fichero SEPA sirve para enviar recibos domiciliados y para poder hacerlo, necesitas:

  • Utilizar el código IBAN como el código de la cuenta del deudor, que va a garantizar la máxima seguridad y facilitará las transacciones realizadas entre los diferentes países de la UE.

  • Disponer de la Orden de domiciliación o Mandato, que el emisor tiene que formalizar con todos y cada uno de sus clientes.

  • Crear un formato de fichero SEPA específico según el esquema que se use para la emisión.

Ahora que sabes la información necesaria para generar recibos domiciliados SEPA, tanto periódicos como puntuales, hay que entender los dos esquemas diferenciados en los que se pueden hacer las prestaciones.

  • Recibos domiciliados CORE: para utilizar este fichero, el pagador y el beneficiario pueden ser tanto particulares como empresas o autónomos.  La devolución del recibo SEPA tendrá que hacerse en el plazo de 8 semanas. El reembolso siempre se realizará a mes vencido.

  • Recibos domiciliados B2B: para este fichero, el pagador y beneficiario serán empresas o autónomos no particulares. En este caso, el deudor no tiene derecho a devolver el recibo SEPA y consecuentemente, a ningún reembolso.

💡 ¿Sabías qué?

 Tras realizar una transferencia SEPA, una mención en tu cuenta bancaria  indicando "Recibo A.D. SEPA" aparece junto al importe, lo que te permite identificar la operación más fácilmente.

¿Cómo generar un fichero SEPA?

Para generar un fichero SEPA y poder pagar las nóminas de tus empleados después de haber realizado correctamente el cálculo del líquido a percibir, dispones de dos maneras de hacerlo:

🏦 Ir a tu banco. En el banco te van a facilitar todos los datos que vas a necesitar para poder generar el fichero SEPA para realizar el pago de todas las nóminas de tus empleados.  Gracias a la digitalización, muchas páginas web bancarias ya disponen de un apartado llamado “gestión de ficheros” o “gestión de recibos” para que puedas gestionar directamente la generación del recibo SEPA.

🖥️ Con un programa para hacer nóminas. La generación de nóminas puede resultar muy sencilla con un software específico para ello. Los pagos que vayas a realizar con los ficheros CORE y B2B se generan de manera independiente a las entidades bancarias.

En resumen, el recibo SEPA se ha convertido en una herramienta esencial en el ámbito de las transacciones financieras en Europa, brindando una mayor eficiencia y uniformidad en los pagos y cobros internacionales. 

A día de hoy, podrás contar con un software que genere nóminas online, que realice adelanto de nómina y que realice la transferencia bancaria directamente a los empleados desde la plataforma, justo después de haber gestionado el recibo SEPA. Con el avance de la tecnología, la cual nos ha permitido pasar de generar un documento SEPA desde excel a pagar directamente a los empleados desde una plataforma online.

Con PayFit podrás gestionar las nóminas de tus trabajadores y realizar el pago del recibo SEPA en unos cuantos clics, ahorrándote tiempo con el que podrás invertir en otros aspectos relevantes para tu empresa. 

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación al salario de tus empleados?

1) Genera las nóminas y gestiona los trámites administrativos

  • Gestiona y automatiza las nóminas, el recibo SEPA, los trámites con la Seguridad Social y el registro de salarios.

  • Introduce y modifica los datos en función del tipo de salario de tu empresa: salario en especie, retribución flexible, etc. 

  • Envío de recibo de salarios automático y firma electrónica de documentos.


2) Informes y gráficos de la evolución salarial

  • Obtén visibilidad con informes personalizados sobre los gastos empresariales y la evolución de salarios.

  • Abono de complementos salariales y anticipos de salario.

  • Certificado de retenciones de IRPF.


3) Reflejo automático en la nómina del salario en especie y los gastos de empresa

  • Añade los tickets restaurante, gastos profesionales, facturas, bonus y pluses. Se incorporarán automáticamente en el recibo de salarios.

  • Importa las variables a las nóminas de tus empleados masivamente desde el módulo específico para ello.

  • Paga los salarios de cada mes desde PayFit a través de un servicio de banca en línea.

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