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El registro salarial obligatorio es una de las herramientas de transparencia retributiva más importantes para las empresas en España. Desde su entrada en vigor el 14 de abril de 2021, amparado por el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, todas las organizaciones (sin excepción de tamaño o sector) tienen la obligación de documentar los salarios medios de su plantilla, desglosados por sexo y grupo profesional.
Contar con un modelo de registro salarial en Excel es el primer paso para cumplir con esta normativa de forma ordenada. En este artículo te explicamos qué debe incluir el registro retributivo, cómo rellenar el modelo paso a paso, quién está obligado a tenerlo y qué ocurre si no se cumple. También encontrarás una plantilla de nómina en Excel con la que podrás organizar los datos de tu equipo.
El registro salarial, también denominado registro retributivo, es un documento interno que recoge los valores medios de los sueldos, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de toda la plantilla, diferenciados por sexo y distribuidos por grupos o categorías profesionales. Su objetivo es garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres, tal y como exige el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.
El RD 902/2020, en vigor desde el 14 de abril de 2021, obliga a todas las empresas a elaborar el registro retributivo con los valores medios de los conceptos salariales y extrasalariales, desagregados por sexo. Los artículos clave son:
Art. 3: las empresas deben aplicar el principio de transparencia retributiva para garantizar información suficiente sobre la retribución.
Art. 4: el principio de igual retribución por trabajo de igual valor vincula a todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Art. 5: todas las empresas, incluido el personal directivo y los altos cargos, deben contar con un registro retributivo completo.
Desde 2026, la Directiva Europea UE 2023/970 de transparencia salarial amplía estas obligaciones. Refuerza el derecho de los trabajadores a solicitar información retributiva y endurece las sanciones por incumplimiento, con multas que pueden oscilar entre los 626 y los 225.018 euros según la gravedad.
El concepto de trabajo de igual valor es fundamental para interpretar el registro salarial. Según el Real Decreto Legislativo 2/2015 (art. 28), un trabajo tiene igual valor que otro cuando las funciones encomendadas, las condiciones formativas y profesionales, los factores de desempeño y las condiciones laborales son equivalentes. Este criterio es la base para detectar una posible brecha salarial dentro de la empresa.
Para que el registro salarial obligatorio sea válido y cumpla con el RD 902/2020, debe recoger como mínimo los siguientes conceptos, desagregados por sexo y diferenciados por grupo profesional, categoría profesional o puestos de trabajo de igual valor.
El acta salarial o registro retributivo ejemplo debe incluir, para cada concepto, los valores medios y la brecha de género:
| Concepto retributivo | Dato requerido |
|---|---|
| Salario total anual | Media, mediana y brecha de género (%) |
| Salario base anual | Media, mediana y brecha de género (%) |
| Complementos salariales anuales | Media, mediana y brecha de género (%) |
| Percepciones extrasalariales | Media, mediana y brecha de género (%) |
| Horas extraordinarias y complementarias | Media, mediana y brecha de género (%) |
Recuerda que los datos individuales de cada empleado son confidenciales. El registro refleja únicamente los valores medios, no los salarios nominales de cada persona. Puedes consultar la tabla salarial de tu sector como referencia para valorar los grupos profesionales.
Aunque el registro retributivo no requiere datos personales nominativos, la plantilla de nómina en Excel de base sí necesita los siguientes campos por empleado para poder calcular correctamente los valores medios:
Grupo de cotización y categoría profesional
Género
Tipo de contrato y horas estipuladas
Fecha de contratación y antigüedad
Salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales
Percepciones por horas extraordinarias y días de ausencia
Si necesitas calcular el coste salarial con precisión, consulta cómo calcular el salario por hora para trasladar correctamente los datos de parciales o empleados con jornada reducida.
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El modelo de registro salarial en Excel permite a cualquier empresa cumplir con el RD 902/2020 sin necesidad de software adicional. A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Sigue estos pasos para completar correctamente el modelo:
Paso 1 – Reúne los datos de la plantilla: recoge el salario base anual, los complementos salariales, las percepciones extrasalariales y las horas extras de cada empleado, junto con su grupo profesional y género.
Paso 2 – Introduce los datos en la pestaña de información de empleados: agrupa a los trabajadores por categoría o grupo profesional y añade el tipo de contrato y las horas contratadas.
Paso 3 – Calcula la media y la mediana: para cada concepto retributivo y grupo profesional, calcula el valor medio separado por hombres y mujeres. Muchas plantillas en Excel incluyen fórmulas automáticas.
Paso 4 – Calcula la brecha salarial: compara los valores medios de hombres y mujeres en cada concepto. Si la diferencia supera el 25%, la empresa deberá justificar los motivos.
Paso 5 – Revisa y guarda el registro: el registro debe quedar disponible para una posible inspección laboral o para su consulta por parte de los representantes legales de los trabajadores.
El Ministerio de Igualdad pone a disposición de todas las empresas la herramienta de registro retributivo IR!, accesible desde el portal del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esta herramienta permite obtener los cálculos del registro retributivo del Ministerio de Igualdad sin costes adicionales. Incluye una guía de uso práctico y garantiza que el formato cumpla con los requisitos legales vigentes.
Para empresas con mayor volumen de plantilla o con estructuras retributivas complejas, puede resultar más eficiente utilizar un software de gestión de nóminas. Este le permitirá automatizar el cálculo de la media, la mediana y la brecha salarial, así como actualizar el registro salarial cada vez que haya modificaciones contractuales o salariales.
El registro salarial obligatorio afecta a todas las empresas que operen en España, independientemente de su tamaño, sector o número de trabajadores. Esto incluye pymes, microempresas, comercios, startups y multinacionales.
No existe ninguna excepción al registro retributivo: todas las empresas, incluidas aquellas con menos de 10 trabajadores, deben realizarlo. La única diferencia por tamaño se aplica al plan de igualdad y a la auditoría retributiva:
| Obligación | Empresas < 50 trabajadores | Empresas ≥ 50 trabajadores |
|---|---|---|
| Registro salarial obligatorio | ✔ Sí | ✔ Sí |
| Plan de igualdad | ✗ No | ✔ Sí |
| Auditoría retributiva | ✗ No (salvo plan de igualdad) | ✔ Sí (si hay plan de igualdad) |
| Justificar brecha > 25% | ✗ No obligatorio | ✔ Sí, obligatorio |
La auditoría retributiva es un procedimiento más exhaustivo que el registro salarial y solo es obligatoria para las empresas que deben elaborar un plan de igualdad (50 o más trabajadores). No deben confundirse ambos conceptos.
El registro salarial debe actualizarse como mínimo una vez al año. Sin embargo, se recomienda revisarlo también cuando se produzcan cambios relevantes en la estructura retributiva de la empresa: nuevas contrataciones, modificaciones de contrato, subidas salariales o cambios en los complementos. Si la empresa tiene representación legal de los trabajadores, estos tienen derecho a consultar los resultados del registro a través de su representante.
Aunque ambos instrumentos están relacionados con la transparencia salarial y la igualdad retributiva, no son equivalentes. Comprender sus diferencias es clave para saber qué obliga la ley a cada empresa.
| Aspecto | Registro salarial | Auditoría retributiva |
|---|---|---|
| Obligatoriedad | Todas las empresas | Solo empresas con plan de igualdad (≥ 50 trabajadores) |
| Finalidad | Registrar y comparar salarios medios por sexo y grupo | Analizar causas de brecha y proponer medidas correctoras |
| Periodicidad | Anual | Vinculada a la vigencia del plan de igualdad |
| Profundidad | Valores medios y mediana | Análisis detallado de puestos, criterios y política salarial |
Se considera que existe una brecha salarial significativa dentro de una empresa cuando la diferencia entre la retribución media de hombres y mujeres, en puestos de igual valor, supera el 25%. Las empresas con más de 50 trabajadores deberán, además, justificar por escrito los motivos de esa diferencia y demostrar que no responde a discriminación por razón de género.
La Directiva UE 2023/970, en proceso de transposición en España para junio de 2026, reducirá este umbral máximo al 5%, lo que implicará mayores exigencias de justificación y corrección para las empresas que presenten disparidades retributivas.
Veamos un registro retributivo ejemplo aplicado a una pequeña empresa de servicios con 15 empleados: 8 mujeres y 7 hombres, en dos grupos profesionales (técnico y administrativo).
| Grupo profesional | Salario medio hombres | Salario medio mujeres | Brecha (%) |
|---|---|---|---|
| Técnico | 32.400 € | 29.700 € | 8,3% |
| Administrativo | 24.000 € | 23.500 € | 2,1% |
En este caso, la brecha en el grupo técnico (8,3%) está por debajo del umbral del 25%, por lo que no se exige justificación adicional. Sin embargo, conviene registrar por qué existe esa diferencia: podría deberse a la antigüedad, a complementos por disponibilidad o a diferencias en la tabla salarial del convenio colectivo aplicable. El registro se complementa con los tipos de salario que aplica cada categoría.
Para conocer cómo se calculan los complementos incluidos en el salario medio, consulta nuestro artículo sobre cómo se calculan los complementos salariales. Y si quieres comparar la retribución de tu empresa con la media del mercado, puedes revisar el salario medio en España.
Gestionar el registro salarial de forma manual puede llevar horas y generar errores que se pagan caro. Un software de nóminas automatiza el cálculo de medias, medianas y brechas retributivas, y te mantiene actualizado ante cualquier cambio normativo.
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Guía de salarios
El registro salarial es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño. El plan de igualdad solo aplica a empresas con 50 o más trabajadores. El registro recoge los valores medios retributivos por sexo y grupo profesional; el plan de igualdad es un conjunto de medidas para garantizar la igualdad en contratación, formación y promoción.
No disponer de registro retributivo es una infracción laboral sancionable con multas de entre 626 y 225.018 euros según la LISOS. Con la Directiva UE 2023/970, el incumplimiento puede derivar además en la pérdida de ayudas públicas y subvenciones, y en la obligación de indemnizar a los trabajadores afectados por discriminación retributiva.
Sí, no existe un formato oficial obligatorio. Una plantilla Excel es válida si incluye los conceptos exigidos y está disponible ante una inspección. En empresas con plantillas grandes o estructuras salariales complejas, un software de nóminas ofrece mayor trazabilidad y reduce el riesgo de error.
La plantilla debe incluir devengos (salario base, complementos, horas extra), deducciones (cotizaciones a la Seguridad Social, retención de IRPF) y el líquido a percibir, respetando la estructura del modelo oficial del Real Decreto 1001/2010. Para plantillas numerosas o cálculos complejos, es recomendable usar un software especializado que automatice las bases de cotización.
Tienen acceso la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y los representantes legales de los trabajadores (delegados de personal o comité de empresa). Estos últimos acceden a los resultados aritméticos del registro, nunca a los datos salariales individuales, que son siempre confidenciales.
El anticipo de nómina es una retribución salarial que se realiza al empleado en el que la empresa adelanta parte de su sueldo mensual previsto.
Las pagas extras tienen una larga tradición en España y constituyen una parte importante de la remuneración de los trabajadores.
La tarjeta cheques gourmet es un vale de comida exento de IRPF hasta 11 €/día que las empresas ofrecen como retribución flexible a sus empleados.
El cheque guardería de empresa es una retribución en especie exenta de IRPF que cubre los gastos de educación infantil de los hijos de los empleados.
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El salario es la remuneración económica o en especie del trabajador por prestar sus servicios profesionales a una empresa.
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