¿Qué es un registro de salarios?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 09 de julio de 2023

Un registro de salario es un documento o sistema utilizado para registrar y mantener un registro de los salarios o remuneraciones que reciben los empleados en una organización. 

El objetivo principal de mantener un registro de salario es asegurar que los empleados reciban una compensación justa y acorde a su trabajo, es decir, evitar la existencia de una posible brecha salarial. El registro de salario también puede ser utilizado para llevar un control de los costos laborales, realizar análisis de compensación y evaluación del desempeño de los empleados en relación a su salario.

Por ello, el Gobierno de España ha impulsado una nueva medida que se establece en el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre hombres y mujeres: el registro de salarios que tendrá en consideración todos los conceptos de nómina.

¿Qué es un registro de salarios? ¿Qué debe incluir el registro salarial? ¿Cómo hacer un registro de salarios? En este artículo explicamos a los empresarios y a los departamentos de RRHH qué es el registro de salarios.

¿Qué es el registro de salarios?

El registro salarial, o también conocido como registro retributivo, es un documento de registro salarial, valga la redundancia, que debe contener los datos acerca de las remuneraciones de los empleados en una compañía. Este documento debe contemplar a los directivos y ejecutivos de alto rango, además de segmentar por género. Desde el 8 de marzo de 2019, todas las empresas tienen la obligación de elaborar este registro.

¿Qué es la igualdad salarial?

Podemos definir la igualdad salarial como el principio de que todas las personas que desempeñan trabajos similares o de igual valor deben recibir una remuneración justa e igualitaria, sin importar su género, raza, orientación sexual, nacionalidad, religión u otras características.

En otras palabras, este principio intenta asegurar que no existen disparidades injustificadas en los salarios basadas en factores no relacionados con la capacidad o el desempeño laboral. En resumen, la igualdad salarial busca garantizar que las personas reciban un trato justo y equitativo en términos de compensación por su trabajo.

¿Cómo influye el concepto de “trabajo de igual valor” en la igualdad salarial?

El artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores establece que un trabajo de igual valor debe recibir igual salario. Sin embargo, dicho artículo no define claramente el concepto de “trabajo de igual valor”. 

Por está razón, el Real Decreto-Ley 902/2020 establece el concepto de “trabajo de igual valor” donde determina si las tareas son equivalentes, básicamente destaca que dos trabajos que compartan funciones, requisitos para su desempeño (educación, formación, etc.), así como factores relacionados con su desempeño y condiciones laborales, constituyen trabajos de igual valor.

En resumen, cuando dos puestos laborales, aunque tengan diferentes denominaciones, coinciden en todos estos factores, se determina que deben ser compensados de la misma manera.

¿Qué debe incluir el registro de salarios?

Un registro salarial obligatorio tiene que ser un documento que incluya varios conceptos desagregados por sexos y distribuidos según la clasificación que la empresa tenga establecida.

Por ello, para llevar a cabo el registro retributivo obligatorio, es necesario recopilar los siguientes elementos salariales de cada empleado:

  1. Salario base anual: la remuneración fija que un trabajador recibe.

  2. Complementos salariales: la cantidad de dinero adicional que se suma al salario base. Estos complementos pueden ser otorgados por diversos motivos, como la antigüedad, trabajo nocturno o condiciones de riesgo laboral.

  3. Dietas: la cantidad de dinero que se otorga al empleado para cubrir gastos en los que incurre al realizar su trabajo fuera de las instalaciones de la empresa, como por ejemplo viajes de empresa.

  4. Retribución en especie: la parte del salario que se proporciona a través de bienes o servicios, como cheques de guardería o seguros de salud.

  5. Percepciones salariales: el salario bruto que incluye el salario base, los complementos salariales, la retribución en especie, las horas extras y las horas complementarias.

Recuerda que el registro retributivo obligatorio implica recopilar y mantener actualizados estos datos salariales para cada trabajador.

¿Cuáles son los elementos que forman parte del registro retributivo obligatorio? ¿Cuáles no?

A continuación te dejamos una tabla de los elementos que forman parte del registro retributivo obligatorio y aquellos que no forman parte:

ELEMENTOS INDISPENSABLESELEMENTOS NO INDISPENSABLES
Salario base anualIndemnización por despido
Complementos salarialesPrestación a la Seguridad Social
DietasIndemnización por traslado
Retribución en especiePlus de distancia y transporte
Percepciones salarialesPlus de vestuario

En definitiva, todas las empresas que operan en nuestro país tienen la obligación de cumplir con el registro salarial, sin importar su tamaño. Por lo tanto, incluso las empresas pequeñas y medianas que tengan menos de 50 empleados deben realizar el registro retributivo de manera obligatoria.

¿Quién hace el registro de salarios?

En primer lugar y como hemos venido explicando, el documento del registro salarial debe incluir a todos los empleados de una organización, independientemente de su tipo de contrato de trabajo (indefinido o temporal) o de jornada laboral. Es decir, deberán contemplarse tanto los trabajadores a tiempo completo como aquellos a tiempo parcial.

Además, se debe tener en cuenta que, a pesar de los diferentes centros de trabajo o convenios colectivos, el plan de retribución obligatorio se hace a nivel de empresa, por lo que todos los trabajadores deben estar incluidos en el plan con el fin de ofrecer máxima transparencia.

Por consiguiente y, a pesar de que la normativa vigente no especifica quién debe ser el responsable de realizar el registro salarial; las empresas tienen la posibilidad de elegir quién será responsable de dicha tarea. Como norma general, el Departamento de RRHH es el que está a cargo de su realización.

🛑 IMPORTANTE

Es importante hacer una distinción clara entre el registro salarial obligatorio y el registro contable de nómina de sueldos y salarios. Aunque ambos conceptos están relacionados con la gestión de la remuneración de los empleados, tienen propósitos y enfoques diferentes.

Por un lado, el registro salarial obligatorio se refiere a la recopilación y análisis de datos salariales desagregados por género, con el objetivo de detectar y corregir posibles brechas salariales injustificadas. Por otro lado, el registro contable de nómina de sueldos y salarios es una herramienta financiera utilizada por las empresas para llevar un registro de los pagos salariales realizados a sus empleados.

¿Cómo hacer el registro de salarios?

El procedimiento para realizar el registro retributivo obligatorio implica seguir una serie de pasos fundamentales. ¡A continuación te los explicamos!

Los pasos a seguir para realizar el registro salarial obligatorio son los siguientes:

  1. Recopilar toda la información necesaria como obtener los valores promedio de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales. 

  2. Es importante diferenciar entre hombres y mujeres para determinar la desigualdad salarial existente entre estos dos grupos. 

  3. Una vez se haya recopilado la información desglosada por conceptos y género, se procederá a obtener los valores promedio según la categoría profesional, grupos profesionales o trabajos de igual valor. 

  4. Por último, se deben plasmar los resultados obtenidos y determinar si existe una brecha salarial o no. 

  5. En caso de identificar una brecha salarial, la empresa debe incluir en el Registro Salarial una justificación de que dicha diferencia no está relacionada con el sexo y tomar medidas para reducirla o eliminarla. Si se detecta una desigualdad superior al 25% en empresas con más de 50 empleados, se debe justificar el motivo mediante una auditoría retributiva.  

Para realizar el registro salarial obligatorio, el Ministerio de Trabajo ha puesto en marcha un modelo genérico para que puedas realizar dicho registro en tu empresa. En resumen, el registro de salarios en España es una herramienta fundamental para promover la igualdad salarial entre hombres y mujeres. Su obligatoriedad para todas las empresas, sin importar su tamaño, busca garantizar una remuneración justa y equitativa.

Por ello, PayFit te ofrece la posibilidad de generar fácilmente este tipo de informes a través de su plataforma. La tecnología de PayFit se ajusta en tiempo real a la legislación laboral y a las necesidades de las empresas, lo que permite generar el registro salarial utilizando un modelo gráfico propio de PayFit. 

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación al salario de tus empleados?

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