Todo lo que hay que saber sobre los programas de nóminas para PYMES

Las nóminas, desde siempre, han sido una de las tareas más complejas a la hora de gestionar una empresa. Para que el proceso sea correcto, se requieren un mínimo de conocimientos laborales y contables.

Por suerte, la tecnología y la digitalización han transformado la manera en la que se realiza la gestión de nóminas y han surgido soluciones que automatizan todo el proceso de generación, gestión y entrega de nóminas.

Usar un programa de nóminas, para las PYMES, puede resultar en un cambio en términos de productividad y eficiencia. ¿Quieres saber cómo te puede ayudar en la gestión de tu día a día? 

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre los programas de nóminas para PYMES. Además, puedes descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Qué es un programa de nóminas para PYMES?

Un programa de nóminas para PYMES es una herramienta que ayuda a estas empresas a generar nóminas de manera automática. En términos generales, se determina que un programa de nóminas para pymes, es para pymes, porque son las empresas que más necesitan esta solución.

Verás, las PYMES son empresas que bien pueden externalizar la nómina o hacer outsourcing de nómina, vía gestorías o gestorías online o bien pueden internalizar la generación de nóminas con un programa de nóminas para pymes o con una persona experta en nómina dedicada a realizar estas tareas.

Los programas de nóminas para PYMES pueden ser diferentes. Podemos hablar de un SaaS (software as a service), de una herramienta online, de una licencia de software que se instale…

La solución que está ganando más terreno en el mercado son los softwares de conexión online, accesibles desde cualquier dispositivo, y con un almacenamiento de datos en la nube.

El objetivo principal de un programa de nóminas para PYMES es centralizar toda la vida laboral de una empresa y de sus empleados. Y con esto, poder:

• Generar nóminas online

• Calcular las bases y cotizaciones

• Hacer las declaraciones sociales y fiscales obligatorias

• Tratar todas las solicitudes que tengan impacto en nómina (vacaciones, gastos…)

Como todo, la oferta de estos programas de nóminas para PYMES han incrementado recientemente y es esencial que antes de escoger un programa para hacer nóminas sepas cuáles son las necesidades que tiene tu empresa, y también los recursos ya que no suelen haber programas de nóminas gratis.

Si quieres, puedes consultar nuestro artículo sobre programas para hacer nóminas para conocer más detalles.

¿Por qué un programa de nóminas para PYMES?

Como hemos dicho, las PYMES son el tipo de empresa que más se beneficia del uso de estos programas de nóminas para PYMES.

Por regla general, son tres los usuarios de estos programas de nóminas:

• Gestoría/Asesoría: las gestorías son la solución más tradicional para que las PYMES puedan externalizar los temas laborales y la gestión de nóminas. Con el proceso de digitalización, las gestorías más tradicionales también se han visto obligadas a usar estos programas. Y por contradictorio que sea, un gestor laboral, con conocimientos laborales, termina usando un programa de nóminas para pymes para ser más eficiente en la gestión laboral.

• Profesionales laborales: muchas PYMES tienen una persona experta en laboral dentro del equipo para poder gestionar toda la parte laboral. Estas personas también han empezado a trabajar con programas de nóminas ya que facilitan, todavía más, su trabajo.

• Profesionales de RRHH: históricamente, estos profesionales optan en su mayoría por la contratación de gestorías tradicionales. Sin embargo, con el avance tecnológico en los programas de nóminas para PYMES, los departamentos de RRHH se han dado cuenta que, sin tener grandes conocimientos laborales ni técnicos, pueden gestionar fácilmente todos los datos laborales de sus empleados que se encuentran centralizados en estos programas. 

Si cogemos la premisa que el tiempo es dinero, entonces estos programas para hacer nóminas, que de por sí, suelen ser más baratos, terminan siendo más rentables ya que te permiten ahorrar hasta 240h al año en lo que es la gestión de nóminas.

¿Qué características deben tener los programas de nóminas para PYMES?

Es esencial conocer las necesidades de tu empresa antes de elegir un buen programa de nóminas para PYMES. Y también es esencial saber lo que ofrecen los diferentes programas de nóminas para PYMES para escoger el mejor.

• Acceso en tiempo real:  una de las principales ventajas que puede presentar un software de gestión de nóminas para un responsable de recursos humanos es la accesibilidad a los datos, para hacer modificaciones y tener todos los documentos a mano;

• Cumplir la normativa laboral: pagar las nóminas a los empleados es una obligación legal , que sufre modificaciones frecuentemente, por lo que el programa debe estar actualizado en materia laboral. Un ejemplo reciente ha sido la subida del salario mínimo interprofesional.

• Asesoramiento: que estas herramientas sean soluciones digitales no quiere decir que no haya personas detrás para resolver tus dudas. Un buen software de asesoría online debe dar asistencia  técnica rápida  y fiable cuando se necesite ;

• Fiabilidad: una empresa que comete errores en las nóminas se enfrenta a sanciones administrativas y fiscales. La fiabilidad del programa es esencial ;

• Seguridad de la información: los datos de empleados, salarios y cuentas bancarias son datos sensibles. Es esencial que un software de nómina garantice la protección de datos mediante certificados de seguridad como, por ejemplo, el ISO 27001.

A fin de cuentas los programas de nóminas para PYMES no solo son programas para la gestión de nóminas sino que también incluyen funcionalidades para mejorar la organización del trabajo en general o la gestión de personas.

Optimizar el tiempo que las PYMES y en especial, los departamentos de RRHH dedican a estas tareas mecánicas, es esencial para poder centrarse en las tareas que realmente aportan un valor añadido al negocio.

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