¿Sabes cómo se calcula la paga extra?

Irene Otero
Actualizado el 29 de enero de 2024

Las pagas extras son pueden  considerar gratificaciones extraordinarias. Es decir, las pagas extras son una remuneración adicional que se abona a los trabajadores en España, generalmente en dos ocasiones al año, en junio y diciembre. Su importe es equivalente a la suma de la base salarial del trabajador, más los complementos salariales que le correspondan.

Las pagas extras tienen una larga tradición en España y constituyen una parte importante de la remuneración de los trabajadores. Se consideran una forma de compensar a los trabajadores por su trabajo durante todo el año y de ayudarles a hacer frente a gastos extraordinarios, como las vacaciones o las navidades.

El importe de las pagas extras se fija en los convenios colectivos o en los contratos de trabajo. Las pagas extras son un derecho de los trabajadores y deben ser abonadas por el empresario en la fecha establecida en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo. 

¿Quién tiene derecho a recibir la paga extra? ¿Cómo se calcula la paga extra? ¿Es obligatorio la paga extra? En el artículo de hoy, descubriremos todas las peculiaridades de esta. 

¿Quién tiene derecho a recibir la paga extra?

Antes de entrar en detalle en cómo se calcula la paga extra, vamos a determinar quiénes la pueden percibir. Según el Estatuto de los Trabajadores, todos los empleados tienen derecho a, como mínimo, dos pagas extraordinarias al año. El cobro se llevará a cabo en 14 pagos a lo largo del año o, podrá prorratearse en las 12 pagas mensuales del año cuando así esté previsto en el convenio colectivo que resulte de aplicación.

Por ello, podemos decir que la paga extra es una remuneración adicional al salario base mensual, el cual depende de la categoría profesional del trabajador. Sin embargo, en ningún momento será inferior al salario mínimo interprofesional. Se trata de un factor importante para despejar cómo se calcula la paga extra así que, procura no olvidar este dato.

¿Es obligatorio la paga extra?

Tras descubrir cómo se calcula la paga extra, hay que abordar otro tipo de cuestiones. Es normal que los empleados se pregunten si es una obligación para las empresas ofrecerles esta paga extra. Por lo tanto y como hemos dicho anteriormente, el abono de la paga extra es obligatorio, siendo el mínimo dos pagas anuales, ampliables por convenio colectivo.

Estas pagas o gratificaciones extraordinarias sólo podrán prorratearse en las 12 mensualidades del año cuando esté permitido por el convenio colectivo y exista acuerdo con el trabajador. Es importante revisar el convenio ya que algunos prohíben de forma expresa el prorrateo de dichas pagas.

¿Cómo se genera el derecho a la paga extra al detalle?

El derecho a recibir la paga extra se va generando por día trabajado. A la hora de entregarla, su devengo se puede computar de dos formas. No las olvides para saber cómo se calcula la paga extra correctamente. La primera es la anual y se empieza a generar la obligación del pago desde que se cobra el anterior, sin importar cuándo se abone.

Por ejemplo, el pasado 30 de junio de 2023 se recibió la paga extra generada desde el 1 de julio de 2022. A partir de ahí, el ciclo volverá a comenzar de la misma manera y basándose en los días trabajados. De esta manera, no tendrás problemas a la de efectuar el cálculo de las pagas extras.

En cuanto a la segunda manera, el conteo se lleva a cabo atendiendo a los semestres. El derecho se genera, como en el anterior caso, desde que se cobra la paga previa. No importa que esta se ofreciera en la Navidad o en el verano. Por ejemplo, el 20 de diciembre se efectuará el pago generado a partir del 30 de junio y así sucesivamente cada seis meses.

Además de esto, si no se indica nada al respecto, el devengo por defecto es anual. Es más, este es un dato clave para saber cómo se calcula la paga extra sin errores, ya que la ausencia de indicaciones suele desembocar en malentendidos. Así, evitarás cometer retrasos en el pago de la nómina.

Otra información interesante tiene que ver con las bajas. En caso de que esta sea médica, el tiempo no se sumará a la paga extra. Al no estar recibiendo salario alguno, el trabajador no genera derecho, salvo que el convenio diga lo contrario. Esto sucede porque una baja por incapacidad temporal se abonará teniendo en cuenta como base reguladora la base de cotización del empleado, que ya incluye la parte proporcional de la paga extraordinaria. Por tanto, durante las bajas médicas el trabajador ya percibe la parte proporcional de la extra a través de las prestaciones de incapacidad temporal.

¿Cómo se calcula la paga extra?

La gran pregunta: ¿Cómo se calcula la paga extra prorrateada?¿Y cómo se calcula la paga extra convencional? Es decir, la paga extra no prorrateada. A continuación, te dejamos con la fórmula así como también con un caso práctico. 

La fórmula para hacer frente a este cálculo es sencilla:

Fórmula para calcular el importe de la paga extra

Uno de los factores clave es el tiempo de trabajo del empleado, ya que afecta a la cantidad total. Únicamente recibirán la totalidad aquellos que hayan cumplido todo el año laboral, un dato fundamental para el cálculo de prorrata en pagas extras.

En cuanto a cómo se calcula la paga extra prorrateada, tampoco tendrás que efectuar operaciones complejas. Solo hay que dividir el pago completo entre los meses del año. Esto se debe a que se abonará mensualmente en vez de manera única.

Junto con esto, la paga extra no será inferior al equivalente de 30 días del salario base o del mínimo interprofesional. Estos datos los encontrarás en el convenio colectivo, así que procura revisarlo. Además, ten en cuenta que los pagos de nómina y paga extra pueden efectuarse por separado. Así, la empresa dispone de flexibilidad para una buena gestión de nóminas a través de un Excel para el cálculo de la paga extra, por ejemplo.

Desde el lado del trabajador, la paga extra aparecerá en su nómina como gratificación extraordinaria. Esto le permite estar al tanto de los pagos y poder efectuar reclamaciones si es necesario. Asimismo, las gratificaciones extraordinarias, tanto cuando se perciben en 14 pagas o de forma prorrateada, estarán sujetas a tributación, por lo que se retendrá el correspondiente IRPF.

Caso práctico de cómo calcular la paga extra

En España, los trabajadores tienen derecho a recibir dos pagas extras al año, una en junio y otra en diciembre. El importe de las pagas extras se calcula en función de la base salarial del trabajador, más los complementos salariales que le correspondan.

A continuación veremos cómo calcular la paga extra convencional y la paga extra prorrateada mediante un caso práctico. 

Caso práctico Nº1: Recepción de las gratificaciones extraordinarias de verano y Navidad sin prorratear.

Imaginemos que Juan Pérez, que inicia sus labores el 1 de mayo de 2023 y cuenta con dos gratificaciones adicionales: una de verano, cuyo devengo es el 30 de junio, y otra de Navidad, cuyo devengo es el 31 de diciembre. Para acceder al 100% de estas gratificaciones, se requiere que el empleado haya trabajado los 12 meses previos al momento del cobro. Ambas gratificaciones tienen un valor de 1.500 €.

En el caso de la gratificación de verano, Juan solo ha trabajado 2 de los 12 meses previos al cobro. Se aplica la fórmula anteriormente mencionada.

Cuantía de la gratificación * (meses trabajados / periodo de devengo de la gratificación)

1.500 € x (2 meses /12 meses) = 1.500 € / 6 = 250 €

Utilizamos la misma fórmula para la gratificación de Navidad, pero en este escenario, el empleado habrá trabajado 8 de los 12 meses del año:

1500 € x (8/12) = 1.000 €

Pues bien y de acuerdo con la fórmula de la paga extra convencional el importe de la paga extra convencional de Juan es de 250 euros para la paga de verano y recibirá 1.000€ para la paga extra de Navidad.

Caso práctico Nº2: Recepción de las gratificaciones extraordinarias de verano y Navidad prorrateadas.

Utilizando el mismo escenario, observamos que la gratificación de verano otorga un derecho de cobro de 250 €, mientras que la de Navidad es de 1.000 €. La suma de ambas asciende a 1.250 €, que se distribuirán a lo largo de 12 meses. Por lo tanto:

1.250 € / 12 meses = 104,16 €

Si el salario mensual es de 1.500 €, al agregar las gratificaciones prorrateadas (104,16€), el salario total sería de 1.604,16 €. Durante el año 2024, Juan Peréz recibiría las gratificaciones completas. Es decir, 3.000€ en total. Estas distribuidas entre los doce meses, representarán 250 € adicionales a sumar a los 1.500 € de salario mensual. En resumen, un importe total de 1.750 € a percibir todos los meses durante el año 2024.

 En conclusión, el cálculo de una paga extra implica considerar diversos factores, como el periodo de devengo, los meses trabajados y el total anual del salario bruto. Ya sea aplicando prorrateos a lo largo del año o distribuyendo la gratificación en un pago único, comprender estos métodos es esencial para empleados y empleadores. Este proceso no solo garantiza una compensación justa, sino que también refleja la contribución laboral de cada individuo. Así, la transparencia en el cálculo de las pagas extraordinarias fortalece las relaciones laborales y promueve una gestión salarial equitativa.

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