Quelles sont les étapes d'une procédure disciplinaire ?

Une sanction disciplinaire est une mesure, autre qu’une observation verbale, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré comme fautif. 

Cette mesure disciplinaire peut être de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

L’employeur qui décide de prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre d’un salarié, est tenu de respecter une procédure spécifique, c’est la procédure disciplinaire.

Qu’est-ce que la procédure disciplinaire ? Quelles sont les obligations de l’employeur ? Doit-on appliquer la procédure disciplinaire pour une association ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu'une procédure disciplinaire ?

Dans le cadre de son pouvoir disciplinaire, l’employeur peut être amené à sanctionner un comportement fautif d’un salarié de l’entreprise. 

Le prononcé d’une telle sanction disciplinaire est soumis au respect d’une procédure stricte, il s’agit de la procédure disciplinaire. 

La procédure disciplinaire est un ensemble de règles procédurales à respecter en cas de prononcé d’une sanction disciplinaire.

En principe, cette procédure disciplinaire est prévue par le Code du travail. Toutefois, une convention collective peut prévoir des garanties supplémentaires à respecter dans le cadre d’une procédure de sanction disciplinaire (exemple : consultation d’une instance disciplinaire).

Cette procédure disciplinaire varie selon la sanction envisagée par l’employeur. En pratique, on distingue : 

• les sanctions lourdes qui ont un impact immédiat ou non sur le contrat de travail (licenciement, mutation, rétrogradation, etc.) ;

• les sanctions simples ou légères qui n’ont pas un impact immédiat ou non sur le contrat de travail du salarié (rappel à l’ordre, blâme ou avertissement au travail sans inscription au dossier du salarié, etc.).

Quand et pourquoi engager la procédure disciplinaire ?

La procédure de sanction disciplinaire est mise en œuvre par l’employeur afin de sanctionner un comportement fautif du salarié. 

En pratique, plusieurs types de faits fautifs peuvent entraîner le déclenchement de la procédure disciplinaire. 

Voici quelques exemples :

• manquement aux obligations contractuelles ;

• insubordination ;

• refus d’exécuter la prestation de travail ;

• faits de harcèlement sexuel ou moral ;

• etc.

À compter de la connaissance de ces faits fautifs, l’employeur dispose d’un délai de deux mois maximum pour enclencher la procédure disciplinaire. Passé ce délai, l’employeur ne pourra, en principe, plus sanctionner le salarié.

Quelle est la procédure disciplinaire à respecter pour une sanction simple ?

Une sanction disciplinaire est dite "simple" ou "légère", lorsqu'elle n’a aucune incidence immédiate ou à terme sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. 

Il peut s’agir par exemple, d’un rappel à l’ordre ou d’un avertissement au travail ou d'un blâme au travail sans inscription au dossier disciplinaire du salarié.

Dans l’hypothèse où l’employeur envisage de prononcer une sanction “simple”, la procédure disciplinaire est simplifiée. En effet, l’employeur est uniquement tenu d’adresser au salarié un courrier indiquant avec précision :

• la sanction disciplinaire prononcée (avertissement, blâme, etc.) ;

• les motifs justifiant de prononcer de cette sanction.

L’objectif de ce courrier est d’informer précisément le salarié sur la nature des faits fautifs qui lui sont reprochés.

💡 Bon à savoir : ce courrier peut être remis en main propre contre décharge ou adressé par recommandé avec accusé de réception.

Quelle est la procédure disciplinaire à respecter pour une sanction lourde ?

Une sanction "lourde" est une mesure disciplinaire ayant un impact immédiat ou non sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. 

Exemples : licenciement, mise à pied disciplinaire, mutation, rétrogradation, blâme ou avertissement avec inscription au dossier disciplinaire du salarié, etc.

Le prononcé d’une sanction disciplinaire lourde impose à l’employeur de respecter la procédure disciplinaire ci-dessous. 

Étape 1 : Convocation à l’entretien préalable

La première étape de la procédure disciplinaire est l’envoi de la convocation à l’entretien préalable d'une sanction disciplinaire. 

Cette convocation doit impérativement préciser :

• l’objet de la convocation, c’est-à-dire que le courrier doit préciser qu’une sanction est envisagée à l’encontre du salarié ;

• la date, l’heure et le lieu de l’entretien préalable ;

• la possibilité pour le salarié de se faire assister par la personne de son choix appartenant à l’entreprise.

La convocation peut être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre décharge.

Attention, la convocation à l’entretien préalable ne doit pas contenir les faits reprochés, elle doit uniquement indiquer au salarié qu’il s’agit d’un entretien préalable à une sanction.

💡 Bon à savoir : lorsque la sanction envisagée est un licenciement pour motif personnel, la convocation doit être remise ou envoyée au salarié au minimum 5 jours ouvrables avant le jour de l’entretien préalable.

Étape 2 : Tenue de l'entretien préalable

La tenue d’un entretien préalable à une sanction est la deuxième étape de la procédure disciplinaire. Au cours de cet entretien préalable, l'employeur doit obligatoirement :

• indiquer au salarié le motif de la sanction envisagée ;

• recueillir les explications du salarié.

Le salarié peut se faire assister, lors de son audition, par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.

💡 Bon à savoir : en tant qu’employeur, il est important de préparer l’entretien préalable. Par exemple, il peut s’avérer utile d’établir avant l’entretien un support regroupant l’ensemble des faits fautifs reprochés au salarié. Ce support pourra alors servir de trame pour le jour de l’entretien. En savoir plus sur le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire.

Étape 3 : Notification de la sanction disciplinaire

Après la tenue de l’entretien préalable, l’employeur doit prendre une décision concernant le comportement fautif du salarié. L’employeur est alors libre de déterminer la sanction la plus adaptée à la situation ! 

La sanction décidée par l’employeur doit être prononcée au plus tôt 2 jours ouvrables après l’entretien et au plus tard 1 mois après le jour fixé pour l'entretien. 

L’employeur doit motiver (justifier) sa décision et informer le salarié par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette lettre de notification de sanction disciplinaire doit indiquer :

• la sanction prise à l’encontre du salarié (licenciement, mutation, blâme, etc.)

• les motifs de la sanction.

⚠️  Attention : ce courrier doit être rédigé avec beaucoup de précaution car en cas de contentieux seuls les faits mentionnés pourront être pris en compte par le juge !

Quelles sont les conséquences du non-respect de la procédure disciplinaire ?

La procédure disciplinaire prévue par le droit du travail doit obligatoirement être respectée par l’employeur.

Ainsi, en cas de non-respect de la procédure disciplinaire et des délais attachés, le salarié peut contester la sanction disciplinaire. 

Cette contestation peut s’effectuer directement auprès de l’employeur, par l’envoi d’une lettre de contestation par recommandé avec accusé de réception. 

Le salarié peut également contester l’irrégularité (procédure non respectée) de sa sanction disciplinaire devant le conseil de prud'hommes. Dans cette hypothèse, le juge pourra alors décider d’annuler la sanction. 

💡 Bon à savoir : le salarié peut également contester le bien-fondé de la sanction disciplinaire prononcée à son encontre.