Quelles sont les étapes d'une procédure disciplinaire ?

La vie en entreprise implique des comportements conformes aux obligations du contrat de travail et de son règlement intérieur. Lorsqu’un employeur juge le comportement d’un salarié comme fautif, il peut décider d’une sanction disciplinaire.

Plus qu’une simple observation verbale, cette mesure peut être de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

Pour sanctionner un salarié, l’employeur doit respecter un certain formalisme, défini par la loi : on parle alors de procédure disciplinaire.

Qu’est-ce que la procédure disciplinaire ? Comment doit-elle se dérouler ? Quelles sont les obligations de l’employeur ? PayFit vous explique tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’une procédure disciplinaire ?

Définition de la mesure

Dans le cadre de son pouvoir disciplinaire, l’employeur peut être amené à sanctionner le comportement fautif d’un salarié de l’entreprise. Le prononcé d’une telle sanction est soumis au respect d’un cadre strict : il s’agit de la procédure disciplinaire. 

Ce dispositif regroupe un ensemble de règles définies par le Code de travail. Toutefois, une convention collective peut prévoir des garanties supplémentaires à respecter dans le cadre d’une procédure de sanction disciplinaire (exemple : consultation d’une instance disciplinaire).

Type de sanctions disciplinaires

Le déroulement de ce type de procédure dépend de la nature de la sanction envisagée par l’employeur. 

En pratique, on distingue :

• les sanctions lourdes qui affectent directement le contrat de travail comme la mise à pied disciplinaire, la mutation, la rétrogradation ou encore le licenciement disciplinaire ;

• les sanctions simples ou légères, qui n’ont aucune incidence sur le contrat de travail, telles qu’un rappel à l’ordre, un blâme ou un avertissement au travail sans inscription au dossier du salarié, etc.

Quand et pourquoi engager la procédure disciplinaire ?

La procédure disciplinaire est initiée par l’employeur pour sanctionner le comportement fautif du salarié.

Plusieurs types d’agissements peuvent justifier son déclenchement :

• manquement aux obligations contractuelles, erreurs ou négligences dans le travail ;

• non-respect des règles de discipline définies dans le règlement intérieur ;

• insubordination ;

• refus d’exécuter la prestation de travail ;

• injures, menaces ou faits de violence envers l’employeur ou des tiers de l’entreprise ;

• faits de harcèlement sexuel ou moral, etc.

Ces comportements fautifs peuvent être sanctionnés de différentes manières, allant du simple avertissement à la mise à pied, voire au licenciement dans les cas les plus graves.

⚠️ Attention  : à l’instant où l’employeur prend connaissance de ces agissements, il dispose d’un délai de deux mois maximum pour engager des poursuites disciplinaires. Passé ce délai, il ne pourra, en principe, plus sanctionner le salarié.

Quelle est la procédure disciplinaire à respecter pour une sanction simple ?

Une sanction disciplinaire est dite “simple” ou “légère” lorsqu’elle ne porte pas directement atteinte à la situation contractuelle du salarié ou à son évolution professionnelle et salariale.

Cette mesure peut prendre la forme d’une remarque (rappel à l’ordre) ou d’une mise en garde par écrit (avertissement au travail ou blâme au travail) sans que cela soit inscrit au dossier disciplinaire du salarié.

Dans l’hypothèse où l’employeur prévoit de prononcer une sanction “simple”, la procédure disciplinaire se voit facilitée. En effet, il lui suffit d’adresser au salarié un courrier précisant :

• la sanction disciplinaire prononcée (avertissement, blâme, etc.) ;

• les motifs justifiant de retenir cette décision.

💡 Bon à savoir : l’objectif de ce courrier est d’informer clairement le salarié sur les faits qui lui sont imputés afin qu’il puisse se défendre. Le document peut être remis en main propre contre décharge ou adressé par recommandé avec accusé de réception.

Quelle est la procédure disciplinaire à respecter pour une sanction lourde ?

Comme son nom l’indique, une sanction “lourde” engendre des conséquences plus importantes sur la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. 

Ce type de sanction peut prendre plusieurs formes telles que le licenciement, la mise à pied disciplinaire, la mutation, la rétrogradation, le blâme ou l’avertissement avec inscription au dossier disciplinaire du salarié, etc.

Le prononcé d’une sanction disciplinaire lourde impose à l’employeur de suivre une procédure disciplinaire stricte en plusieurs étapes. 

Étape 1 : convocation à l’entretien préalable

Dans le cadre de sanctions lourdes, l’employeur est tenu de convoquer le salarié à un entretien préalable. Si bien que la première étape de la procédure disciplinaire consiste à envoyer une convocation à l’entretien préalable à une sanction disciplinaire. 

Ce document doit impérativement préciser :

• l’objet de la convocation, c’est-à-dire que le courrier doit préciser qu’une sanction est envisagée à l’encontre du salarié ;

• la date, l’heure et le lieu de l’entretien préalable ;

• la possibilité pour le salarié de se faire assister par la personne de son choix au sein de l’entreprise.

Le courrier doit être transmis soit par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge.

💡 Bon à savoir  : il n’est pas obligatoire que la convocation à l’entretien préalable indique les faits reprochés. Elle doit simplement informer au salarié qu’il s’agit d’un entretien préalable à une sanction.

⚠️ Attention  : lorsque la sanction envisagée est un licenciement pour motif personnel, la convocation doit être remise ou envoyée au salarié au minimum cinq jours ouvrables avant le jour de l’entretien préalable.

Étape 2 : tenue de l’entretien préalable

La tenue d’un entretien préalable à une sanction constitue la seconde étape de la procédure disciplinaire. Au cours de cet entretien, l’employeur doit obligatoirement :

• indiquer au salarié le motif de la sanction envisagée ;

• recueillir la version des faits et les explications de son collaborateur.

Si le salarié n’a pas l’obligation d’assister à l’entretien, son absence n’empêche pas la direction de poursuivre la procédure disciplinaire.

💡 Bon à savoir : pour l’employeur, il est conseillé de bien préparer cet échange avec son collaborateur. Par exemple, préparer un document récapitulant les agissements reprochés peut servir de guide tout au long du déroulement de l’entretien préalable à une sanction disciplinaire. 

Étape 3 : notification de la sanction disciplinaire

Après la tenue de l’entretien préalable, il convient à l’employeur de prendre un délai de réflexion avant de rendre sa décision sur la sanction qu’il juge la plus adaptée à la situation. 

Il doit respecter un délai de deux jours minimum après l’entretien avant de notifier le salarié de sa sanction (et au plus tard un mois après le jour fixé pour l’entretien).

L’employeur doit motiver sa décision auprès de son collaborateur via un courrier remis en main propre ou par recommandé avec accusé de réception. Cette lettre de notification de sanction disciplinaire doit légalement indiquer :

• la sanction prise à l’encontre du salarié (licenciement, mutation, blâme, etc.)

• les motifs de la sanction.

💡 Bon à savoir : si les faits imputés au salarié sont particulièrement graves et empêchent son maintien dans l’entreprise, l’employeur peut décider de lui appliquer une mise à pied conservatoire à effet immédiat. 

⚠️ Attention  : ce courrier doit être rédigé avec beaucoup de précautions, car en cas de contentieux, seuls les faits mentionnés pourront être pris en compte par le juge.

Quelles sont les conséquences du non-respect de la procédure disciplinaire ?

La procédure disciplinaire prévue par le droit du travail doit obligatoirement être respectée par l’employeur.

En cas de non-respect de ces formalités, le salarié est en droit de contester la sanction disciplinaire. 

Cette contestation peut d’abord s’effectuer directement auprès de l’employeur, par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Le salarié peut aussi saisir le conseil de Prud’hommes pour dénoncer une irrégularité dans la procédure ou s’il juge sa sanction trop lourde ou injustifiée. 

Dans cette hypothèse, un juge pourra alors décider d’annuler la sanction. 

⚠️ Attention  : la mise à pied conservatoire d’un salarié protégé est encadrée par des règles encore plus strictes.