Quelles sont les règles relatives au prélèvement à la source par l'employeur ?

Le prélèvement à la source est un moyen de recouvrement de l'impôt sur le revenu. Il permet d’éviter le décalage entre la perception des revenus et le paiement de l'impôt.

L’employeur joue le rôle de collecteur en prélevant directement cet impôt sur les rémunérations. Dans le cadre de ce rôle, plusieurs obligations s’imposent à lui.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de prélèvement à la source ? Comment appliquer le prélèvement à la source lorsqu'il y a plusieurs employeurs ? Quels sont les taux de prélèvement ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Depuis le 1^er janvier 2019, l’employeur prélève directement l'impôt sur le revenu des salariés à la source, c’est-à-dire sur leurs fiches de salaire. Chaque revenu est assujetti à un taux de prélèvement calculé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). 

Ce taux varie en fonction des revenus que déclare le collaborateur à chaque printemps d’une année N. L’administration le calcule et le transmet à l’entreprise. Celui-ci dispose d’un délai de 2 mois pour appliquer le prélèvement à la source sur la fiche de paie du salarié. 

⚠️ Attention  : certains salariés préfèrent ne pas communiquer leur taux personnalisé aux entreprises. Dans ce cas, ils optent pour un taux non personnalisé qui ne tient pas compte de leur situation familiale et de leur déclaration fiscale.

Le prélèvement s’applique aux revenus suivants :

• les salaires versés ;

• les traitements ;

• les pensions de retraite ;  

• les allocations-chômage ;

• les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).
  

💡 Bon à savoir : s’il souhaite modifier ou réguler son prélèvement à la source, le salarié est tenu de s’adresser à la DGFiP, non à son entreprise.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de prélèvement à la source ?

Le prélèvement à la source nécessite de respecter 4 obligations fondamentales :

• appliquer le taux de prélèvement transmis par la DGFiP, ou le taux neutre par défaut ;  

• retenir le prélèvement à la source sur les salaires versés ;

• déclarer les montants prélevés à la DGFiP, par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;

• reverser les montants prélevés à la DGFiP.
  

Lorsqu'il y a plusieurs employeurs, les conditions de prélèvement à la source des impôts sur 12 mois au lieu de 10 mois restent les mêmes. Chacun d’entre eux applique le taux de prélèvement sur la rémunération qu’il verse à son salarié.

💡 Bon à savoir : lorsque le salarié change d’entreprise, il n’a pas de démarches particulières à réaliser pour actualiser le prélèvement à la source.

Quel taux de prélèvement l’employeur doit-il appliquer au salarié ?

L’administration fiscale procède au calcul du taux de prélèvement à la source. Chaque mois, la DGFiP transmet aux employeurs un compte rendu précisant le taux du prélèvement à la source applicable à chaque salarié. On parle de taux de prélèvement à la source personnalisé. 

Il prend en compte l’ensemble des revenus du foyer fiscal, ainsi que la situation familiale du collaborateur (marié, pacsé, nombre d’enfants à charge). Toutes ces données datent de l’année N-1 par rapport au taux d’imposition en cours. Si les revenus au sein du couple sont trop divergents, le salarié a la possibilité de choisir un taux individualisé sur son espace en ligne. 

⚠️ Attention  : les taux personnalisés transmis par l’administration fiscale ne sont valables que 2 mois. 

Dans le cas où l’administration n’a pas transmis de taux personnalisé, ou lorsque celui-ci n'est plus valide, le service comptable applique un taux neutre. Ce dernier correspond aux cotisations que règlent les salariés en début de carrière, les intérimaires ou les jeunes à la charge des parents.

Comment intégrer le prélèvement à la source en paie ?

L’employeur retient le prélèvement à la source au moment du paiement du salaire. Si le salarié ne s’y est pas opposé, son bulletin de paie mentionne obligatoirement :

• l'assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source ;

• la somme qui lui aurait été versée en l'absence de prélèvement à la source.
  

⚠️ Attention  : la loi encadre strictement ces mentions obligatoires du bulletin de paie.

💡 Bon à savoir : un logiciel de paie peut vous accompagner dans l’intégration du prélèvement à la source sur vos bulletins de salaire. 

Comment est transmis le prélèvement à la source à l’administration fiscale ?

L’employeur déclare le montant prélevé sur les salaires et reverse la somme à l’administration fiscale.

La déclaration de ces prélèvements s’effectue en ligne sur l’espace de la DSN. Les employeurs transmettent la DSN mensuelle à l’administration fiscale aux échéances habituelles.

Elle comporte notamment :

• le montant net imposable à l'impôt sur le revenu ;

• le taux du prélèvement à la source appliqué ;

• le montant de prélèvement à la source.
  
  

Après le versement du salaire et le prélèvement à la source, l'employeur est tenu de reverser les montants prélevés au comptable public compétent. Ce dernier est désigné par arrêté et encaisse les impôts par télérèglement. 

La DSN et le calendrier de reversement de l’impôt à l’État dépend de l’effectif de l’entreprise :

• si les entreprises ont moins de 11 salariés, le reversement peut se faire sur un rythme trimestriel ;

• si les entreprises ont entre 11 et 50 salariés, la date limite de dépôt de la DSN correspond au 15 du mois. Le reversement s’effectue au plus tôt le 20 du mois ;

• si les entreprises ont plus de 50 salariés, la date limite de dépôt de la DSN se situe au 5 du mois. Le reversement s’effectue au plus tôt le 10 du mois 

💡 Bon à savoir : consultez notre article dédié à la comptabilisation du prélèvement à la source.