Qu'est-ce qu'un matricule RH ?
Guide de la gestion RH
La mise en place des fiches de paie en ligne a imposé une amélioration de la sécurité des données des salariés. Désormais, sur les bulletins de salaire, l’identité du salarié est associée à un numéro unique qui permet de l'identifier au sein de l'entreprise : on parle de matricule salarié ou de matricule RH.
Qu’est-ce qu’un matricule RH ? Où trouver ce matricule salarié ? Les experts RH de PayFit vous expliquent.
Qui attribue le matricule RH ?
Afin de sécuriser l’identité du salarié dans l’entreprise et de l'identifier plus facilement, plusieurs codes lui sont attribués de manière permanente dans l'entreprise. C'est notamment le cas du matricule RH (pour Ressources Humaines), également appelé "matricule salarié" ou "code RH".
Ce code d’identification de l’employé est généré par le logiciel RH au moment de l’inscription du salarié sur les registres de l’employeur.
💡 Bon à savoir : le numéro de matricule RH du salarié doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). En conséquence, le numéro de Sécurité sociale ne peut pas être utilisé comme un numéro de matricule unique pour identifier les employés dans l’ensemble des fichiers de gestion des ressources humaines de l’entreprise.
Où trouver le numéro de matricule RH ?
Le numéro de matricule du salarié est indiqué sur sa fiche de paie, généralement avec les mentions obligatoires du bulletin de paie relatives à l’identité des salariés (nom, prénom, numéro de sécurité sociale…). On le trouve donc en haut à gauche ou en haut à droite de la fiche de paie.
Si un salarié à besoin de connaître son numéro de matricule RH alors qu’il n’a pas encore reçu sa première fiche de paie (quelques jours après son embauche par exemple), il doit s’adresser au service de gestion des Ressources humaines ou au service de paie de son entreprise.
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Quelle est l’utilité du matricule RH pour les salariés ?
Ce code d’identification unique permet à chaque employé d’accéder en toute sécurité à son coffre fort numérique. C’est là que sont stockées ses bulletins de salaires. La dématérialisation de la fiche de paie participe à la simplification de la gestion des documents et processus administratifs. Cette dématérialisation vise également à diminuer l’impact environnemental de l’entreprise.
💡 Bon à savoir : l’employeur n’est pas tenu d’obtenir l’accord du salarié pour opter pour la dématérialisation de la fiche de paie. En revanche, le Code du travail autorise celui-ci à refuser ce format numérique. Un employé qui manifeste son opposition continuera donc à recevoir sa fiche de paie en format papier.
Non, ce numéro d’identification personnel reste le même tant que le salarié reste au sein de l’entreprise, y compris en cas de promotion interne, de changement de poste ou de fonction. En revanche, si le salarié change d’entreprise, un nouveau matricule RH lui sera attribué par son nouvel employeur.
Le code RH est un numéro unique qui permet l’identification sans erreurs possibles d’un salarié de l'entreprise. L’utilisation de cet identifiant évite les problèmes liés à une homonymie ou à la présence de plusieurs salariés d’une même famille. En saisissant le matricule RH, le service de paie de l'entreprise accède à l’ensemble des informations utiles, notamment l'état des congés ou les notes de frais du salarié.
L’entreprise, à travers son service RH peut établir un système d’attribution de ce numéro d’identification. Le matricule peut comprendre des chiffres, des lettres, des références spécifiques comme l’année d’embauche ou le service d’affectation. Toutefois, pour des raisons évidentes de sécurité, il est préférable de générer le matricule RH par le biais d’un logiciel SIRH (Système d’Information pour les Ressources Humaines). Le SIRH garantit notamment une meilleure sécurité des données.
