Quand et comment envoyer un mail de refus de candidature ?

Avec l’augmentation de l’activité de votre entreprise, vous devez embaucher des salariés et vous atteler à la gestion du personnel.

Mais avant cela, il convient de procéder au recrutement et en franchir chacune des étapes : rédiger une offre d’emploi pour le poste, filtrer les candidatures, envoyer des mails de convocation à l’entretien d’embauche aux meilleurs talents, mener les entretiens d’embauche, faire une proposition d’embauche, etc.

Parfois, voire souvent, vous devrez donner une réponse négative aux candidats et leur envoyer un mail de refus de candidature.

PayFit vous donne des conseils sur cette étape délicate, mais incontournable du processus de recrutement.

Quand adresser un mail de refus de candidature ?

Le mail de refus de candidature peut être envoyé par le recruteur à plusieurs stades du processus de recrutement, principalement : 

• après l’étude du CV et de la lettre de motivation du candidat ; 

• après l’entretien d’embauche.

En fonction de la longueur de votre processus de recrutement et de ses différentes étapes, vous pouvez être amené à refuser un candidat après chacune des étapes. 

💡 Bon à savoir : une fois le processus de recrutement entamé, il est recommandé au recruteur de transmettre le mail de refus de candidature dès l’instant où il sait que le candidat ne conviendra pas au poste ou à l’entreprise. Cela évite de faire patienter le candidat et le laisse libre de postuler ailleurs.

Par ailleurs, lorsque vous recevez la candidature et qu’après son étude, vous ne comptez pas y donner une réponse favorable, ni faire passer d’entretien au candidat, nous vous encourageons à lui communiquer votre refus le plus rapidement possible.

La recherche d’emploi demande du travail et de l’investissement : il est toujours plus poli et plus agréable de prendre une minute pour envoyer une réponse aux candidats, qui pourront ainsi continuer leur recherche de poste sereinement.

Pourquoi adresser un mail de refus de candidature ? 

Le mail de refus de candidature après entretien, ou après toute autre étape du recrutement, intervient parce que vous ne voulez pas embaucher la personne dans votre entreprise. 

Cela peut avoir différentes causes : 

• la personne n’a pas les talents et compétences requis, professionnellement ou humainement ; 

• le parcours du candidat ne lui confère pas une expérience suffisante pour le poste ; 

• la personnalité du postulant n’est pas en adéquation avec les valeurs et l’état d’esprit de l’entreprise ; 

• le candidat manque de professionnalisme ; 

• vous avez déjà pourvu le poste ; 

• vous avez repéré un meilleur profil ; 

• vous n’avez pas de poste disponible, ni les moyens financiers nécessaires (dans le cas où la personne vous sollicite par candidature spontanée) ; 

• vous avez effectué une prise de référence qui a fait remontrer des avis mitigés sur le candidat, et bien d’autres encore. 

Les raisons de refuser un candidat sont multiples. Toutefois, vous ne pouvez pas refuser un candidat pour un motif discriminant, comme la religion, le genre, la couleur de peau, etc. Un tel motif ne doit en aucun cas être à l’origine de votre mail de refus de candidature, au risque de vous exposer à un litige juridique. 

Il faut savoir que, même si le processus de recrutement est entamé, à ce stade, vous n’êtes pas tenu d’engager le candidat. 

💡 Bon à savoir : en revanche, lorsque vous avez conclu une promesse unilatérale de contrat de travail, cela signifie que vous vous êtes engagé à embaucher la personne.

Comment rédiger un mail de refus de candidature ? 

Pourquoi soigner le mail de refus de candidature ?

Votre méthode de recrutement est cruciale car c’est lors du recrutement que les futurs salariés auront leur premier contact avec l’entreprise. 

Il est donc important de soigner son processus de recrutement afin de donner une belle image de l’entreprise à tous les candidats, qu’ils soient embauchés par la suite ou non. 

Il en va en effet de la crédibilité et de la qualité de votre marque employeur, ce qui vous aidera aussi à attirer des candidats dont l’expérience et les compétences conviendront à votre entreprise.

Ainsi, c’est à vous de bien organiser chaque étape du recrutement pour un poste (offre d’emploi, entretien, embauche, etc.) et d’accorder une attention particulière à la bonne gestion des candidatures. 

Et cela passe notamment par le fait de prendre le temps d’envoyer un mail de refus de candidature et de bien formuler ce mail. Cela témoigne de la considération que vous avez pour chacune des personnes qui s’intéressent à votre entreprise et auraient pu devenir l’un de vos collaborateurs.

C’est également vrai dans le cas d’une candidature spontanée : même si le profil n’est pas idéal pour le poste ou l’entreprise, l’envoi d’un message pour remercier le candidat de son intérêt est toujours préférable.

Ainsi, que vous refusiez une candidature avant ou après l’entretien, nous vous recommandons d’écrire un mail de refus de candidature succinct, sobrement formulé et dans lequel vous donnez le motif de refus. 

Il peut être délicat pour un recruteur d’expliquer la raison de sa décision dans un message. Toutefois, cela peut être une aide précieuse pour le candidat, qui pourra tenir compte de votre retour dans sa recherche d’emploi. À vous de formuler votre motif avec tact, en bannissant la moindre allusion à un motif discriminatoire.

Deux modèles de mails de refus de candidature

Il n’existe pas de modèle de refus candidature type. Toutefois, voici un exemple de formulation dont vous pouvez reprendre les points essentiels pour rédiger le vôtre : 

“Madame X / Monsieur X, 

Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise. 

Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. 

En effet, [expliquer la raison du refus].

Toutefois, sachez que cela ne doit pas remettre en cause vos qualités personnelles et votre parcours. 

Nous vous souhaitons une bonne continuation et nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos respectueuses salutations.”.

Comme pour la convocation à l’entretien d’embauche, le mail de refus de candidature est formulé à l’image de votre marque employeur et traduit l’état d’esprit et le style de l’entreprise. 

L’exemple de mail ci-dessus est assez formel. Si vous estimez qu’il est trop “strict” par rapport à l’image que vous essayez de donner à votre entreprise, vous pouvez parfaitement le formuler autrement, en utilisant les tournures qui vous semblent adaptées. Vous disposez d’une grande liberté en la matière. 

Par exemple, un modèle de mail de refus de candidature dans une startup pourrait ressembler à ceci : 

“Bonjour [prénom], 

Merci beaucoup pour ta candidature que nous avons étudiée avec attention.

Malheureusement, nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. 

En effet, [expliquer la raison du refus]. 

On espère que tu trouveras très rapidement le job que tu souhaites. 

Bon courage pour la suite de tes recherches et bonne journée à toi.”

Malheureusement, en refusant un candidat, il se peut que votre poste ne soit pas toujours pourvu. Il ne vous reste plus qu’à poursuivre le recrutement et à mener d’autres entretiens d’embauche.