Covid-19 : les meilleures pratiques RH pour accompagner vos salariés et futures recrues

Amandine, Responsable RH France chez PayFit, partage dans cet article les différentes pratiques RH qui peuvent être mises en place pour accompagner vos salariés ou vos futurs recrues dans le contexte actuel.

Suite aux mesures inédites prises par les pouvoirs publics, les entreprises ont vu en quelques jours leur activité, fonctionnement et habitudes de travail totalement bouleversées. Dans un contexte parfois difficile à appréhender pour les salariés, la fonction RH a plus que jamais un rôle essentiel à jouer.

1. Comment accueillir les nouveaux employés et rassurer les candidats en process ?

Cas #1 : La personne vient de rejoindre votre équipe

Les premiers jours dans une entreprise sont essentiels, tout comme les 6 premiers mois. C’est lors de cette période cruciale que se joue l’engagement d'un salarié. Alors comment intégrer un nouveau collaborateur quand le travail à distance devient quasi obligatoire ?

onboarding de qualité.

• Continuez à assurer le suivi de ses projets en cours.

• S’il a un “buddy” qui lui est assigné, encouragez-les à se faire des points réguliers par vidéoconférence.

• Invitez votre équipe à lui envoyer des messages positifs afin qu'il ne se sente pas seul ses premiers jours. Il est important de montrer que sa présence dans l'entreprise est importante et que toute l'équipe est prête à collaborer avec lui.

Cas #2 : La personne aurait dû rejoindre l'équipe

Vous pouvez tout à fait continuer l'intégration des nouveaux employés au sein de votre entreprise, même à distance. L’idéal est de leur envoyer leur ordinateur portable de travail ou de leur proposer de le récupérer à un endroit précis. Ils pourront alors suivre l’onboarding classique prévu par votre entreprise, en visioconférence. Nous vous conseillons de préparer au mieux cet onboarding digitalisé en amont et de regrouper les dates d’arrivée de vos nouveaux talents dans la mesure du possible. Cela leur permettra de faire les visioconférences ensemble et de se sentir moins seul.

Cas #3 : La personne est en cours de recrutement

Si vous étiez en plein process de recrutement, il est essentiel de bien gérer cette phase afin de préserver la relation. Rassurer le candidat est une priorité. Dans le contexte de crise, il est plus délicat pour un candidat en poste de démissionner. Vous devez insister non seulement sur la capacité de l’entreprise à gérer la situation actuelle mais aussi sur l’absence d’impact négatif quant à sa fiche de poste.

• Soyez transparent et donnez des nouvelles aux candidats, même si le contexte actuel ne vous laisse pas beaucoup temps.

• Proposez de faire les entretiens par visioconférence. 

• Ajoutez 15 à 20 minutes supplémentaires, notamment pour appréhender les potentielles difficultés techniques.

2. Comment gérer la quantité de travail des différentes équipes ?

Dans certains métiers, la charge de travail est multipliée, le tout dans un contexte d’urgence parfois complexe à gérer, surtout à distance. C’est le cas pour les services clients de nombreux secteurs, sans parler bien sûr du personnel de santé ou du personnel des magasins de première nécessité, à l’instar des pharmacies ou des supermarchés. A l’inverse, certains postes voient leur charge de travail considérablement réduite. Pas évident de manager dans une même équipe des collaborateurs dont le rythme peut fortement différer d’un poste à l’autre.

Mesures pour les équipes avec une forte charge de travail

• Dans la mesure du possible, demandez aux collaborateurs les moins impactés d'aider ceux dont la charge de travail a augmenté ces derniers temps. Malgré la précipitation, pensez à bien former les collaborateurs qui découvrent des nouvelles missions. Définissez une période d’expérimentation pour les accompagner, leur donner des instructions précises et répondre à leurs questions. 

• Soyez tolérant. Beaucoup de vos employés peuvent avoir de sérieuses inquiétudes quant à la santé et au bien-être de leurs proches. Il est normal que l'efficacité baisse un peu chez certaines personnes.

Mesures pour les équipes avec une faible charge de travail

• Quand cela s’y prête, les équipes ayant une charge de travail moindre peuvent venir en aide aux équipes qui en ont le plus besoin. Cela développera l’esprit d’équipe mais aussi leurs compétences, en leur offrant de nouvelles opportunités en termes de mission.

• Le chômage partiel simplifié et renforcé peut entraîner une fermeture temporaire de tout ou partie de l'établissement. Pour tout savoir sur le chômage partiel, nous vous invitons à lire notre article dédié à ce sujet et mis à jour en temps réel.

• En cas de réduction du temps de travail de l'établissement, ou d'arrêt total de l'activité, l'entreprise peut demander à bénéficier de la FNE-Formation en lieu et place de l'activité partielle afin d'investir dans les compétences des salariés. Plus d'infos ici.

3. Comment instaurer des conditions de télétravail optimales ?

Le télétravail est apparu soudainement et sans phase de préparation pour l'entreprise ou le salarié. A l’origine, seuls 17% des Français travaillent en permanence ou occasionnellement en télétravail. Le confinement oblige la grande majorité des employés à rester chez eux, parfois sans espace adapté et, pour les parents, avec leurs enfants à la maison.

Si le télétravail est une pratique assez inédite voire totalement nouvelle dans votre entreprise, nous vous invitons à lire les très nombreux articles intéressants sur ce sujet.

→ Les meilleures pratiques du télétravailpar Liz et Moli et par CodeControl (en anglais).

→ Pour aller plus loin dans la réflexion sur le travail à distance et sur le fait d’avoir des équipes dispersées, Welcome to the Jungle a publié un ebook extrêmement complet.

Conseils pour maintenir une bonne ambiance à distance avec votre équipe

• Communiquez, voir sur-communiquez, avec votre équipe. Par exemple, chaque matin, vous pouvez faire une vidéoconférence pour prendre un café à distance. C’est l’occasion de parler des projets professionnels de la journée et de s’assurer que tout le monde se sent bien.

• Faites preuve de souplesse dans les horaires. Peut-être que vos employés ont besoin de plus de flexibilité dans leur pause déjeuner, pour s’occuper de leurs enfants etc.

• Communiquez souvent, même sur des sujets mineurs. Nous pouvons avoir tendance à ne pas communiquer quand nous n'avons pas d’équipe autour de nous.

• Faites attention à la manière dont vous communiquez par messagerie instantanée ou mail. Mettez les formes pour éviter toute mauvaise interprétation et pensez à appeler directement vos équipes dès que vous échangez plus de 5 minutes par message.

• Motivez toute votre équipe à avancer sur leurs projets tant que cela reste possible. Donnez leur des objectifs clairs, atteignables et avec une deadline. N'hésitez pas à organiser des vidéoconférences plus informelles. Vous pouvez demander à vos collaborateurs ce qu’ils comptent faire à titre personnel pendant ces jours de confinement (lecture, film, musique, etc). Pensez aussi à leur envoyer des idées que vous trouvez positives afin de les inspirer.

Quant aux parents qui n’ont pas d’autre solution pour la garde de leurs enfants, ils peuvent être en arrêt de travail indemnisé par la Sécurité sociale, sans jour de carence.

4. Comment gérer la démotivation en temps de crise ?

Comme mentionné précédemment, plusieurs personnes de votre équipe peuvent être en situation de faible activité. Il est important de lancer avec eux des projets à moyen/long terme afin de ne pas les désengager.

Que faire face à cette problématique ? 3 options possibles :

• Rémunérez la partie variable comme si les objectifs avaient été atteints.

• N’incluez pas la partie variable dans le salaire, en expliquant que c'est évidemment une mesure exceptionnelle, qui n’est pas liée à un manque de performance.

• Fixez des objectifs plus ambitieux pour les prochains mois, qui permettront de verser la partie variable plus tard.

D'autre part, certains collaborateurs ont travaillé dur tout au long de l'année sur des projets qui ne pourront pas être menés à bien. C’est le cas par exemple d’une large majorité des événements. Il est primordial de leur montrer tout votre soutien.