Quelles sont les règles relatives à la convocation à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Dans l'entreprise, l'employeur est libre du choix de la sanction disciplinaire qu'il impose au salarié fautif. Toute sanction doit malgré tout impérativement être justifiée et proportionnée.

Toutefois, le Code du travail impose à l'employeur de respecter une procédure disciplinaire avant d'infliger définitivement la sanction au salarié.

Il est notamment tenu de prévoir une convocation à un entretien préalable, pour permettre au salarié de s'expliquer sur les faits qui lui sont reprochés.

En matière disciplinaire, quelle est la procédure de convocation ? La sanction disciplinaire est-elle toujours précédée d’une convocation à un entretien préalable ? Que doit-elle contenir ? PayFit fait le point.

L'entretien préalable à une sanction disciplinaire est-il obligatoire ?

La loi prévoit l'obligation de convoquer un salarié à un entretien préalable avant de prononcer une sanction disciplinaire à son encontre, dans le but de lui exposer les motifs qui motivent ladite sanction.

Cette entrevue a pour but d’aider le collaborateur à :

• fournir ses explications ;

• avancer des éclaircissements ou des éléments de faits supplémentaires.

La convocation à un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire est obligatoire pour les cas suivants :

• une mise à pied disciplinaire ;

• une rétrogradation ;

• une mutation ;

• un licenciement pour faute grave ou lourde ;

• un licenciement pour faute réelle et sérieuse. 

Cependant, si l'employeur envisage l'avertissement du salarié ou une sanction du même type n'ayant pas d’incidence sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire n'est pas obligatoire.

Toutefois, le règlement intérieur de l'entreprise peut prévoir de convoquer le salarié, même pour un avertissement de travail. Dans ce cas, l'employeur devra organiser cet entretien et respecter la procédure comme pour tout autre type de sanctions. 

💡 Bon à savoir : la convocation pour sanction disciplinaire pendant un éventuel arrêt maladie du salarié est possible. L'employeur devra toutefois veiller à fixer l'entretien pendant ses heures de sortie autorisée.

Quel est le délai de convocation à l'entretien préalable ?

À partir du moment où il a connaissance des faits fautifs du salarié, l'employeur dispose de deux mois pour engager des poursuites disciplinaires. Passé ce délai, les faits sont prescrits.

Il convient donc d’adresser la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire avant l'expiration de ce délai pour que la procédure soit valable.

L'employeur est responsable de fixer la date et l'heure de l’entretien préalable. 

💡 Bon à savoir  : sauf en cas de licenciement, le code du travail ne prévoit aucun délai minimum entre la convocation et la date de l'entretien. 

⚠️ Attention  : en cas de mise à pied conservatoire, si l'employeur tarde à adresser la convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire, cela peut entraîner sa requalification en mise à pied à titre disciplinaire.

Que doit contenir la lettre de convocation à un entretien préalable pour sanction disciplinaire ?

La convocation à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire se fait par écrit, et prend la forme d'une :

• lettre recommandée (format papier ou électronique) avec avis de réception ;

• lettre remise en main propre contre décharge.

Par ailleurs, ce document doit contenir une série de mentions pour garantir sa validité :

• l'objet de l'entretien ;

• la date, l'heure et le lieu de l'entretien ;

• un rappel au salarié de la possibilité d'être accompagné lors de l'entretien par un autre collaborateur de l'entreprise.

Toutefois, la mention des motifs de la sanction envisagée n'est pas obligatoire dans la lettre. Dans les faits, une convocation pour sanction disciplinaire sans motif clairement énoncé est donc valable, dans la mesure où les motifs seront exposés par l’employeur lors du déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire.

⚠️ Attention : si la sanction envisagée est un licenciement, les mentions de la convocation à l'entretien préalable devront respecter un formalisme différent. 

💡 Bon à savoir : la convention collective applicable dans l'entreprise peut prévoir des mentions additionnelles, qu'il conviendra alors d'inclure dans la convocation.

En cas d’erreur, le salarié est en droit de contester la sanction au motif de l'irrégularité de procédure et obtenir non seulement son annulation, mais également des dommages et intérêts s'il parvient à démontrer que ce vice de procédure lui a causé un préjudice.