En quoi consiste la comptabilisation de la formation salarié ?

La formation professionnelle est un pan important dans l’évolution de carrière de votre personnel. Toujours plus réglementée au fil des années, la comptabilisation de la formation salarié reste, quant à elle, relativement libre, et peut s’effectuer de différentes manières. 

Le Plan Comptable Général (PCG) n’impose pas une solution précise, le choix dépend de la comptabilité de chacun, mais également du type de financement de l’entreprise (obligatoire ou facultatif). 

Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ? Quelles sont les différentes écritures possibles ? PayFit vous éclaire.

Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ?

Financement de la formation sans contrepartie 

➡️ Comptabilisation de la participation à la formation professionnelle continue

Un employeur peut participer à la formation professionnelle continue comme, par exemple, la contribution OPCO. Dans un tel cadre, il paie des frais de formation sans contrepartie. Les frais de formation sont associés à des impôts et taxes.

Elle est effectuée de la façon suivante :

1. On débite les montants dans le compte 6333 "participation des employeurs à la formation professionnelle continue" et éventuellement dans le compte 44566 "TVA sur autres biens et services".

2. On crédite le compte 401 "fournisseurs".

Ces frais de formation sont les frais externes qui sont engagés pour la mise en service de l'immobilisation.

💡 Bon à savoir : on procède ainsi pour l’acompte de formation professionnelle dans le cadre de la CUFPA (Contribution Unique à la Formation Professionnelle et à l’Alternance)

➡️ Comptabilisation en frais divers 

D’autres cas de figure impliquent des frais de formation professionnelle sans contrepartie pour l’employeur. Parmi ces cas, on trouve l’utilisation par un salarié de son CPF (Compte Professionnel de Formation), par exemple. 

Ainsi, même si l’entreprise a financé une formation, elle n’aura pas l’occasion d’en bénéficier. Dans un tel cas, la comptabilisation de la facture est effectuée de la façon suivante :

• les frais de formation peuvent être simplement débités du compte 628 "divers" ;

• on débite également le compte 44566 ;

• on crédite le compte 401 "Fournisseurs".

Financement de la formation avec contrepartie 

Lorsque l’entreprise reçoit une contrepartie, on parle de comptabilisation de la formation salarié en honoraire. La formation financée par l’entreprise est alors pour son usage propre.

Dans un tel cas, on débite les comptes 622 “Rémunération d’intermédiaires et honoraires” et 44561 “TVA déductible sur autres biens et services”. 

Enfin, on crédite le compte 401 comme précédemment.

Comment procéder à la comptabilisation de la formation salarié en rémunérations diverses ?

Il existe également un autre mode d’enregistrement comptable.

On peut intégrer ces frais dans la comptabilisation de la paie. On regroupe alors les salaires bruts et les charges salariales en une écriture unique, l’OD de paie (Opération Diverse).

De cette façon, les frais de formation n’apparaissent pas distinctement en comptabilité. Ils sont additionnés aux autres montants liés à la rémunération. On les inscrit dans les comptes 641 ou 645 selon qu'il s'agit de salaire brut ou de charges sociales.

Cette méthode de comptabilisation s'articule avec la contribution à la formation professionnelle, qui représente 0,55 % ou 1 % de la masse salariale selon l'effectif de l'entreprise et constitue l'une des principales sources de financement de la formation continue.