Comment lire les congés sur une fiche de paie ?

Mélissa Boï
, Doctorante en Droit
Mise à jour le
Guide des congés et absences
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Dès lors qu’il entre dans une entreprise, chaque salarié a droit à un certain nombre de jours de congé par an. L’employeur doit alors faire figurer les congés payés sur la fiche de paie sous la forme d’un compteur. Le bulletin de paie présente alors quelques particularités à connaître lorsque le salarié est véritablement en congé.

Comprendre un bulletin de salaire n’étant pas toujours évident. Fonctionnement et calcul des congés, compteur et rubrique à insérer sur la fiche de paie : avec PayFit, faites le point sur les rubriques propres aux congés payés afin de faciliter votre lecture et d’optimiser votre gestion de paie.

À quoi correspondent les congés payés ?

Lorsqu’un salarié intègre votre entreprise, celui-ci obtient le droit à des congés payés. Il s’agit d’une période durant laquelle son contrat de travail est suspendu, lui permettant de ne pas travailler, tout en bénéficiant du maintien de sa rémunération.

En tant qu’employeur, vous devez chaque année informer vos salariés de l’ouverture de la prochaine période de prise de congé et ce, 2 mois avant celle-ci. L’ordre de départ en congé doit quant à lui être communiqué 1 mois avant le départ de chacun. Ce délai de préavis est obligatoire afin de respecter le temps de considération des salariés et de permettre l’organisation des congés.

💡 Bon à savoir : pour choisir l’ordre des départs, vous devez tenir compte du poste, de l’ancienneté et de la situation familiale de vos salariés. À titre d’exemple, les salariés pacsés ou mariés de votre entreprise ont la possibilité de bénéficier d’un congé payé simultané (art. L. 3141-14, Code du travail).

Bien que l’ordre de départ en congé de vos salariés soit libre, il est en principe nécessaire qu’elle ait lieu entre le 1er mai et le 31 octobre, ce qui correspond à la période d’été.

Le salarié a parfaitement la possibilité de demander des congés payés par anticipation. En revanche, vous restez libre de lui accorder ou non. À l'inverse, vous ne pouvez pas lui imposer de prendre des congés anticipés.

Il est essentiel pour vos salariés de solder leurs congés au plus tard le 31 mai de l’année suivant la période de référence. À défaut, les congés payés non pris sont en effet perdus, à moins d’obtenir un report si celui-ci est envisageable.

Comment est réalisé le calcul des congés payés ?

Chaque fois que les salariés de votre entreprise réalisent un mois de travail effectif, ils obtiennent un congé d’une durée de 2,5 jours ouvrables. Sur la période de référence, c’est-à-dire celle où le salarié est en activité, cela équivaut à 5 semaines de congés payés.

💡 Bon à savoir : ce droit s’acquiert sans prise en compte du type de contrat (CDI, CDD, intérim, etc.), des modalités (temps plein ou partiel) ou encore, de l’ancienneté.

La période de référence utilisée pour calculer les congés payés s’étend en principe du 1er juin au 31 mai qui suit, ce qui correspond ainsi à 12 mois de travail effectif. Cette période peut varier dans certains secteurs d’activité.

📌 Exemple  : la période de référence des congés payés dans le secteur du bâtiment s’étend du 1er avril au 31 mars.

💡 Bon à savoir : les jours de repos, les arrêts maladie ou les accidents de travail ainsi que les congés maternité, paternité ou adoption ne sont pas déductibles du congé annuel. En effet, ils sont considérés comme des périodes de travail effectif.

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Quelles sont les étapes pour lire les congés payés sur une fiche de paie ?


Faire figurer les congés payés sur la fiche de paie est obligatoire. Pour ce faire, vous devez insérer en bas de celle-ci un tableau ainsi composé :

Congés payés Dus Acquis Pris Restant
CP N-1
CP

S’agissant de la lecture, la première ligne correspond aux congés de l’année N-1, c’est-à-dire la période de référence précédente. Le congé N-1 doit être soldé avant la fin de la période en cours.

Quant à la seconde, il s’agit de la période de congés payés en cours. Elle expose les congés en cours d’acquisition ainsi que le nombre de jours que le salarié peut prendre en de manière anticipée.

Ce compteur de congés payés doit donc impérativement apparaître sur la fiche de paie, car il s’agit d’une des nombreuses mentions obligatoires d’un bulletin de paie. Il permet à vos salariés de connaître les jours dont ils disposent, et d’organiser leur prise de congés avant la fin de la période en cours.

Si le compteur de congés payés est à 0 sur le bulletin de paie, le salarié peut tout de même s’absenter, mais il s’agira d’un congé sans solde. Ce type de congés correspond à une période non travaillée sans indemnité ni maintien de salaire.


💡 Bon à savoir : lors du départ de l’entreprise, le salarié n’ayant pas eu la possibilité de prendre tous ses congés bénéficie d’une indemnité compensatrice de congés payés.

Quelle fiche de paie pour un salarié en congés payés ?

Lorsque vos salariés sont absents, la fiche de paie s’en trouve modifiée. En effet, vous devez insérer une rubrique portant sur les congés payés en dessous du salaire de base, à l'image de l’exemple ci-dessous.

Base Taux A payer
Salaire de base
Absence pour congés payés
Du X au X inclus (dates des congés)
Indemnité de congés payés

Ces trois lignes supplémentaires permettent à vos salariés de s’assurer que la période d’absence correspond bien à la réalité. Elles informent également du mode de calcul utilisé pour déterminer l’indemnité de congés payés ainsi que de son montant.


💡 Bon à savoir : en cas de doute, vous pouvez utiliser notre modèle de bulletin de paie avec congés payés.

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L’employeur peut-il définir des périodes de prise des congés payés ?

Oui, il est possible de fixer un calendrier collectif ou par roulement à destination de vos salariés afin de répartir la prise des congés payés sur l’année de référence. Toutefois, en fonction de la situation familiale ou personnelle ainsi que de l’ancienneté dans l’entreprise, il est nécessaire d’offrir à chaque salarié des congés payés adaptés. Des besoins de continuité de service dans l’entreprise peuvent également conditionner la prise de congés. Dans tous les cas, un préavis d’au moins un mois doit être respecté au moment d’informer le salarié d’une période définie de congés payés.

Comment verser une indemnité au salarié en cas de licenciement ?

Si le salarié licencié n’a pas pris son solde de congés payés, l’employeur est dans l’obligation de verser une indemnité compensatrice de congés payés comprise dans le solde de tout compte. Lors de la gestion de la paie, le montant de l’indemnité est toujours calculé selon la méthode la plus avantageuse pour le salarié : versement du salaire habituel ou règle du dixième. Cette dernière revient à diviser le salaire brut annuel du salarié par 10, puis à diviser le résultat par 30 et le multiplier par le nombre de congés payés restants. Il s’agit souvent du calcul d’indemnité le plus avantageux pour le salarié.

Que faire si le salarié refuse de prendre ses congés payés ?

Si l’employeur a respecté les règles d’information prévues par le Code du travail, le salarié n’a pas le droit de renoncer à la prise de ses congés payés afin de demander une compensation financière.

Seul le solde de tout compte lui est dû à la rupture du contrat. Ainsi, si les congés ne sont pas pris et que l’employeur a honoré ses obligations, ils seront perdus.