Pourquoi se tourner vers l’automatisation de la paie ?

La gestion de la paie peut s’avérer très complexe pour l’employeur, notamment lors de l’élaboration mensuelle des bulletins de paie qui peut s’avérer être une vraie source de stress. 

Afin de vous décharger de cette tâche fastidieuse, vous pouvez décider d’opter pour une automatisation de la paie. 

Vous souhaitez avoir toutes les informations nécessaires sur l’automatisation de la paie pour prendre une décision éclairée ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que l’automatisation de la paie ?

Les fonctions de la paie peuvent être automatisées à l’aide d’un logiciel. 

L’automatisation de la paie consiste à avoir recours à des solutions informatiques, à des  logiciels de paie afin d’externaliser son processus de paie. 

Concrètement, l’automatisation de la paie permet d’externaliser le calcul, la légalisation et la gestion des paiements des salariés au sein d’une entreprise. 

Par exemple, automatiser une fiche de paie, vous permet d’utiliser des outils de gestion pour gérer les ressources humaines et avoir une vue globale sur les finances de votre entreprise. 

L’automatisation de la paie peut donc vous être très utile car elle vous permet d’éviter toute une longue liste de calculs comme les congés payés, les absences, les heures supplémentaires, etc. 

Le fait de vous décharger de ces nombreux calculs vous fera gagner un temps précieux chaque mois. 

Quels sont les intérêts d’une fiche de paie automatisée ?

Aucun processus de paie n’est imposé par la loi. 

Toutefois, avec la complexité des fiches de paie, l’automatisation de la paie, et la possibilité d’une fiche de paie automatisée, peuvent être un véritable atout pour vous ou pour le service de ressources humaines. 

Concrètement, l’automatisation de la paie présente de nombreux avantages puisque cela vous permet de :

• recueillir et regrouper toutes les données sur la paie sous forme électronique de l’ensemble des salariés de votre entreprise ;  

• simplifier le travail des ressources humaines en dématérialisant les bulletins de paie ;  

• ne pas commettre d’erreurs sur les dispositions légales ou conventionnelles à appliquer à chaque salarié ;  

• réduire les erreurs lors de l’établissement des bulletins de paie, notamment avec les éléments variables de la paie ; 

• gagner du temps ;  

• réduire les coûts liés au traitement de la paie. 

💡 Bon à savoir  : certaines solutions d’automatisation de la paie offrent au salarié un espace personnel privilégié qui peut notamment lui permettre de gérer ses demandes de congés directement en ligne. 

Comment mettre en place l’automatisation de la paie ?

Vous devez d’abord vous interroger sur vos besoins afin d’examiner les les avantages et inconvénients des différents logiciels de paie au regard de votre situation. Il s’agit ensuite de choisir le logiciel de paie qui conviendra le mieux à votre entreprise.

Une fois cette étape réalisée, vous devez faire un audit interne de tous vos processus  afin de définir une organisation performante avec l’automatisation de la paie. 

La solution de gestion prend ensuite le relai afin de paramétrer le logiciel avec vos données, et vous propose une formation pour que vous puissiez prendre en main l’outil de gestion. 

Une fois que le logiciel de paie automatisé est mis en place, il fonctionne très simplement. 

Concrètement, vous réunissez toutes les informations nécessaires (congés payés, heures supplémentaires, absences, arrêts maladie…) et vous les intégrez dans votre logiciel de gestion de paie. 

La solution va alors contrôler les éléments rentrés et éditer les fiches de paie de l’ensemble de vos salariés. 

Elle va également calculer automatiquement les charges sociales et automatiser les déclarations obligatoires (DSN).

Dès lors, vous pourrez obtenir, en exportant les données du logiciel, l’ensemble des fiches de paie automatisées (Excel) pour l’ensemble de vos salariés. 

Résumé des étapes pour automatiser sa paie

• Étape 1  : S’interroger sur ses besoins ;  

• Étape 2 : Choisir son logiciel de paie ;

• Étape 3 : Réaliser un audit interne ;  

• Étape 4 : Paramétrage des données par le logiciel ;  

• Étape 5 : Intégrer les données dans le logiciel ;

• Étape 6  : Contrôle des éléments par le logiciel ;  

• Étape 7 : Etablissement des fiches de paie par le logiciel ;  

• Étape 8 : Calcul automatique des charges sociales et automatisation des déclarations obligatoires par le logiciel. 

L’automatisation de la paie est donc un gain de temps énorme pour vous, cela vous permet de vous concentrer sur la gestion du personnel et de vos talents  !