Comment et pourquoi établir une attestation de présence ?

Tout au long de la vie de votre entreprise, une gestion du personnel efficace est essentielle à son bon fonctionnement. 

Dans ce cadre, vous pouvez être amené à établir divers documents pour vos équipes. C’est le cas de l’attestation de présence. 

Ce justificatif, aussi appelé attestation de présence employeur, certifie qu’un salarié était bien sur son lieu de travail à une période donnée. Elle est éditée à la demande du collaborateur, et vous devez obligatoirement la lui fournir. 

En quoi consiste cette attestation de présence ? À quoi sert-elle et comment la rédiger dans les règles ? PayFit vous guide.

Qu’est-ce qu’une attestation de présence employeur ?

Une obligation de l’employeur 

Une attestation de présence est un document rédigé par vos soins, en qualité d’employeur, pour confirmer que l’un de vos salariés est physiquement présent sur son lieu de travail, pendant ses horaires. 

Un collaborateur peut réclamer ce justificatif pour diverses démarches (administratives, bancaires, juridiques, etc.). Quelle qu’en soit la raison, vous êtes dans l’obligation de la lui fournir s’il vous la demande. Contrairement à l’attestation de travail employeur qui reste facultative. 

💡 Bon à savoir  : il n’est pas possible d’établir ce type d’attestation pour un stage. Celle-ci s’adresse uniquement aux salariés de votre entreprise.

Différence entre attestation de présence et travail

Attention, il ne faut pas confondre les différentes attestations employeur qui correspondent à des documents bien spécifiques :

• attestation de présence : document qui confirme que le salarié est bien à son poste aux heures contractuellement établies ;  

• attestation d’emploi : document qui atteste que le salarié est bien employé par l’entreprise ;

• certificat de travail  : document obligatoire à remettre au salarié lorsque son contrat de travail prend fin. 

⚠️ Attention  : bien que leurs noms soient proches, l’attestation de présence pour une formation est un document distinct. Il confirme que le salarié a effectivement participé à une session de formation.

À quoi sert une attestation de présence ?

L’attestation de présence reste avant tout un document destiné au salarié.

Elle lui permet de justifier de sa situation professionnelle et de ses heures de présence au travail. 

Dans le cadre de la gestion de certaines formalités, l’un de vos collaborateurs peut être amené à vous demander de rédiger un certificat de présence. Ce dernier constitue une preuve qu’il est actuellement en poste dans votre entreprise afin de :

• réaliser une démarche ou compléter un dossier administratif ;  

• postuler pour un emploi en intérim ;  

• satisfaire aux exigences des administrations et des organismes comme la Sécurité sociale ;

• fournir une preuve judiciaire ;  

• accomplir une démarche bancaire comme un prêt, etc.

Comment rédiger une attestation de présence ?

Une démarche du salarié

Pour commencer, c’est au salarié, et non à l’employeur, de solliciter une attestation de présence. 

Ensuite, le document doit prendre la forme d’une lettre simple où vous déclarez sur l’honneur que le travailleur était bien à son poste durant ses horaires de travail. 

Les mentions à inclure dans la lettre

Le contenu de la lettre n’est pas réglementé par le Code du travail à la différence d’un contrat d’embauche ou un certificat de travail.

Toutefois, comme dans tous les documents obligatoires en entreprise, certaines mentions sont recommandées pour être en conformité avec sa demande, telles que :

• le titre du document “attestation de présence employeur” ;

• l’identité de l’employeur (dénomination sociale, adresse du siège social, numéro de Siret, etc.) ;  

• l’identité du salarié (nom, prénom, coordonnées, etc.) ;  

• la fonction du salarié ;  

• la date d’embauche et l’ancienneté du salarié dans votre entreprise ;  

• les dates et heures de présence du salarié dans votre entreprise ;  

• le jour et le lieu de rédaction de l’attestation ;  

• votre signature ou celle du représentant légal de votre entreprise. 

Une fois la lettre rédigée et signée, l’employeur doit la transmettre à son salarié soit en main propre soit par LRAR. 

💡 Bon à savoir : pour établir votre pièce justificative, vous pouvez vous inspirer de modèles d’attestation de présence déjà existants.

Quel est le délai de validité pour une attestation de présence ?

Le délai de validité de ce type de justificatif n’est soumis à aucune disposition légale. 

En revanche, c’est l’exactitude des informations qu’il contient qui en détermine sa validité : tant que les données inscrites sur l’attestation de présence sont exactes, le document reste valable. 

Toutefois, votre salarié est en droit de renouveler sa demande d’attestation plusieurs fois pendant la durée de son contrat. En effet, certaines démarches administratives exigent que la date des documents soit inférieure à 3 mois. 

⚠️ Attention  : en tant qu’employeur, assurez-vous aussi que vos documents émis soient datés précisément et reprennent les données actualisées. N’hésitez pas à recourir à un outil de gestion pour éviter tout risque d’erreur.

Quel est le risque en cas de fausse déclaration ?

Lors de la rédaction d’une attestation de présence, vous vous engagez en déclarant sur l’honneur que votre salarié était bien présent physiquement à son poste durant ses horaires de travail. 

Il est déconseillé de falsifier ce justificatif ou d’y mentionner des faits inexacts. 

Selon l’article 441-7 du Code pénal, en cas de fausses déclarations, en tant qu’employeur, vous risquez :

• une amende de 15 000 € ;  

• 1 an d’emprisonnement. 

Il est donc fortement recommandé de vérifier la liste du personnel au sein de l’entreprise avant d’établir une attestation de présence pour un salarié. 

Pour établir correctement l’attestation, vous pouvez vous appuyer sur les horaires inscrits dans le contrat de travail, dans le règlement intérieur ou sur l’affichage des horaires de travail prévu par l’entreprise.