Comment décrypter les éléments clés du SIRH ?

Aujourd'hui plus que jamais, la réussite d’une entreprise repose sur l’efficacité de la gestion des ressources humaines. 

L’évolution constante des technologies de l'information et de la communication a profondément transformé ce domaine, en offrant des outils puissants pour en optimiser les processus. Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) s’inscrit dans cette dynamique : il s'agit d’un ensemble de logiciels conçus pour automatiser, centraliser et faciliter l’ensemble des activités RH.

En tant qu’employeur, vous souhaitez tout savoir du SIRH ? Découvrez les avantages et recommandations de mise en place d’un SIRH afin d’optimiser votre temps. PayFit vous partage les éléments nécessaires à votre prise de décision.

Quelle est la définition d'un SIRH ?

Contexte actuel de la gestion RH

Les tâches réalisées dans le cadre du processus RH sont nombreuses et souvent chronophages. Elles incluent notamment :

• la gestion administrative ; 

• le recrutement ; 

• la gestion de la paie ; 

• la rémunération ; 

• la gestion des temps, et bien d’autres encore.

Avec le développement des nouvelles technologies, des solutions innovantes ont vu le jour pour optimiser ces activités. La digitalisation RH permet désormais d’automatiser une grande partie de ces tâches, offrant ainsi un gain de temps, une réduction des erreurs et une meilleure efficacité dans la gestion RH.

Définition d’un SIRH

Le système d'information des ressources humaines, dit SIRH, désigne l’ensemble des logiciels et outils numériques permettant de gérer efficacement le personnel au sein d’une entreprise. Ces solutions permettent d’automatiser, de centraliser et d’optimiser les différents processus RH grâce à l’informatisation des données.

On distingue deux types de systèmes d’information des ressources humaines : 

• un SIRH intégré : il s’agit de l’hypothèse où, un seul logiciel ou outil est utilisé pour l’ensemble du processus RH. Par exemple, l’employeur décide d’utiliser un logiciel de paie et RH qui comprend toutes les fonctionnalités pour la gestion de la paie et la gestion du personnel ;

• un SIRH composite : c’est le cas où l’entreprise utilise plusieurs logiciels ou outils pour former le système d'information. Par exemple, l’employeur peut décider d’utiliser un logiciel de paie et un logiciel de planning. 

Vous l’aurez compris, le terme logiciel SIRH désigne, dans la pratique, des solutions informatiques intégrant plusieurs fonctionnalités liées à la gestion des ressources humaines. Un logiciel SIRH peut ainsi proposer une large gamme de modules, tels que : 

• un portail RH centralisé ;

• la gestion de la paie ;

• le suivi du temps de travail ;

• la planification des équipes ;

• la gestion des congés, etc.

Autrement dit, tous les logiciels SIRH ne se valent pas : chacun propose un périmètre fonctionnel qui lui est propre.

Quels sont les avantages et inconvénients d'un SIRH ? 

Avantages d’un SIRH 

Un SIRH peut présenter de nombreux avantages : 

• simplification de l’organisation des ressources humaines : avec l’utilisation d’un SIRH, les informations relatives à la gestion des ressources humaines sont centralisées ; 

• accessibilité : les informations RH sont plus facilement accessibles aux fonctions RH (managers, responsables des ressources humaines, etc.) ; 

• gain de temps : la mise en place d’un SIRH permet un gain de temps considérable, grâce à la simplification des tâches des personnes en charge des ressources humaines dans l’entreprise ; 

• autonomie du salarié : un SIRH permet aux salariés d’accéder à un portail RH, aussi appelé portail SIRH. Le salarié peut alors facilement modifier ses informations personnelles, entrer ses notes de frais, ses demandes d’absences, etc. ; 

• vision globale de la gestion des ressources humaines : avec un SIRH performant, l’employeur peut bénéficier d’une vision globale de la gestion des ressources humaines dans l’entreprise (évolution de carrière, temps de travail, congés, rémunération, etc.). Cette vision globale permet de faciliter la prise de décision, notamment pour l’évolution de carrière, les congés ou la rémunération des salariés.

Inconvénient principal d’un SIRH 

L’utilisation d’un SIRH peut s’avérer désavantageuse, notamment lorsque les logiciels choisis ne sont pas adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. C’est souvent le cas avec les solutions SIRH gratuites : bien qu’attractives à première vue, elles offrent généralement des fonctionnalités très limitées, ne permettant pas une gestion RH complète et efficace.

Ainsi, si vous souhaitez bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités clés évoquées précédemment, nous vous déconseillons de vous orienter vers un logiciel SIRH gratuit. Mieux vaut investir dans une solution adaptée, capable d’évoluer avec votre entreprise et de répondre à ses exigences en matière de gestion des ressources humaines.

Tableau récapitulatif des avantages et des inconvénients d’un SIRH

Comment et pourquoi mettre en place un SIRH ? 

Pourquoi mettre en place un SIRH ? 

La mise en place d’un SIRH vous permet d’optimiser le traitement des ressources humaines en automatisant et en centralisant un grand nombre de tâches administratives.

Pour rappel, le SIRH présente de nombreux avantages : il vous aide notamment à mieux maîtriser vos budgets RH, tout en répondant de manière précise et ciblée aux besoins spécifiques de votre entreprise.

En centralisant les données et en coordonnant l’ensemble des processus RH (paie, gestion des congés, temps de travail, etc.), le SIRH favorise également une meilleure communication entre les différents services de l’entreprise. 

Et bonne nouvelle : quelle que soit la taille de votre entreprise, il est de plus possible d'avoir recours à un SIRH pour PME ou même TPE. 

Comment mettre en place un projet SIRH ? 

La mise en place d’un projet SIRH est une étape stratégique pour toute entreprise souhaitant moderniser sa gestion des ressources humaines. Pour assurer la réussite de ce projet, il est essentiel de bien définir vos besoins dès le départ et de vous poser les bonnes questions.

L’objectif est d’analyser le fonctionnement actuel de votre entreprise afin d’identifier les fonctionnalités que votre futur SIRH devra intégrer. Pour cela, il est vivement recommandé de consulter les parties prenantes clés, tels que les responsables RH et les managers, afin de recueillir leur retour d’expérience sur les processus RH existants.

Cette phase d’analyse est cruciale : elle vous permettra de sélectionner une solution réellement adaptée aux spécificités de votre entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir besoin :

• d’un logiciel SIRH multilingue (notamment en anglais si vous avez des équipes internationales) ;

• d’une fonctionnalité dédiée à la gestion des notes de frais ;

• ou encore d’un module avancé pour le suivi du temps de travail ou la planification des équipes.

En somme, le cadrage est la clé pour choisir un outil performant, évolutif et aligné avec vos objectifs.

Quel SIRH choisir ? 

Pour bien choisir votre SIRH, il est essentiel de vous assurer que la solution envisagée réponde pleinement à vos besoins fonctionnels, ainsi qu’à ceux de vos équipes RH et opérationnelles.

Un SIRH efficace doit permettre de centraliser l’ensemble des données liées à la gestion du personnel dans un environnement unique et sécurisé. Parmi les fonctionnalités clés à privilégier lors de votre choix, on retrouve notamment :

• la gestion des congés et des absences ;

• le suivi du temps de travail ;

• la centralisation et le traitement des notes de frais ;

• la préparation et le suivi de l’onboarding des nouveaux collaborateurs ;

• la mise à disposition d’espaces personnels pour les salariés, favorisant leur autonomie.

Une fois vos besoins identifiés, prenez le temps de vous informer sur les différentes solutions disponibles sur le marché.

💡 Bon à savoir : pensez à établir un comparatif des SIRH existants. Pour cela, n’hésitez pas à contacter les éditeurs pour obtenir des démonstrations, des brochures détaillées ou des essais gratuits. Ces éléments vous permettront d’évaluer concrètement les fonctionnalités, l’ergonomie et la compatibilité de chaque solution avec votre environnement de travail.

Vous pouvez également participer à un salon SIRH : ces événements rassemblent, sur un ou plusieurs jours, des professionnels et prestataires spécialisés dans les solutions RH. C’est une excellente occasion de découvrir les nouveautés du secteur, d’échanger avec des experts et de comparer plusieurs outils en un même lieu.

Combien coûte un SIRH ? 

Il est difficile de déterminer précisément le coût d’un logiciel SIRH, car celui-ci varie en fonction de plusieurs critères. 

Tout d’abord, vos besoins fonctionnels jouent un rôle clé : gestion des notes de frais, suivi du temps de travail, planification, etc. Par ailleurs, des données spécifiques à votre entreprise, comme le nombre de salariés ou le nombre d’établissements, influencent également le calcul du coût.

En moyenne, on estime qu’un SIRH revient entre 20 € et 30 € HT par salarié, ce qui est comparable au prix d’une fiche de paie chez un comptable, généralement compris entre 22 € et 30 €.

L'acquisition d’un SIRH peut ainsi être rentable, notamment grâce à l’automatisation des tâches et à la centralisation des processus RH, à condition de choisir la bonne solution.

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