Comment attribuer et fixer le montant d’une prime annuelle ?

Les primes annuelles sont des compléments de rémunération versés une fois par an aux salariés remplissant les conditions d’attribution définies par l’entreprise, la convention collective ou un accord d’entreprise.

Mettre en place une prime annuelle, c’est offrir à vos collaborateurs une reconnaissance concrète de leur engagement, tout en renforçant leur motivation et leur fidélité à long terme.

Pour vous accompagner dans la gestion de ces primes, l’utilisation d’un logiciel de paie peut s’avérer précieuse : gain de temps, fiabilité des calculs, conformité légale… vous êtes mieux armé pour répondre aux obligations sociales et optimiser la gestion de vos ressources humaines.

Quelles sont les sources possibles de la prime annuelle ? Quel est le calcul de la prime annuelle ? PayFit vous éclaire.

La prime annuelle est-elle obligatoire ?

Le versement d’une prime annuelle n’est pas prévu par le Code du travail et n’est donc pas obligatoire. Cependant, il peut devenir une obligation selon les textes suivants :

• une convention collective ;  

• un accord collectif ;  

• un contrat de travail ;  

• un usage ;  

• un engagement unilatéral de l’employeur. 

L’instauration et la mise en œuvre de cet élément variable de paie dépendent donc des modalités précisées dans ces documents. Le respect de la date de versement et des conditions d’attribution est essentiel.

Comment calculer la prime annuelle ?

Bénéficiaires de la prime annuelle

Le support de la prime annuelle, parfois dénommée prime de fin d'année, peut prévoir qu’elle sera attribuée à tous les salariés de l’entreprise ou aux salariés ayant rempli certains critères.

Ces critères peuvent être, par exemple :

• avoir au minimum un an d'ancienneté au sein de l’entreprise ;  

• le nombre de jours de présence effective ;

• atteindre certains objectifs de performance.

💡 Bon à savoir  : en cas d’absence, il faut se reporter au document qui institue la prime pour connaître l’incidence sur son calcul. Certaines conventions collectives maintiennent la prime en cas d’accident du travail, mais la réduisent en cas d’arrêt maladie classique.

Par exemple, certaines conventions collectives peuvent prévoir que si l’absence est due à un accident de travail, la prime annuelle sera versée en totalité. À l'inverse, si cette absence est liée à un arrêt maladie ordinaire, le montant de la prime en sera réduit.

Montant de la prime annuelle

Le montant dépend des règles fixées par la source (contrat, accord, etc.). Il peut s’agir :

• d’un montant fixe ;

• d’un pourcentage du salaire mensuel (souvent basé sur celui de novembre) ;

• d’un montant variable selon l’ancienneté, la catégorie socio-professionnelle ou les résultats.

Par exemple, la convention collective 2216 sur la prime annuelle prévoit le versement d’un montant égal à 100 % du salaire mensuel de base du mois de novembre. 

De plus, elle précise que l’arrêt de travail en cas d’accident de travail et la prime annuelle ne sont pas incompatibles. La prime annuelle reste alors due au salarié, en totalité.

Versement de la prime annuelle

Il est possible que le versement de la prime annuelle se fasse en une fois à la fin de l’année civile, comme en plusieurs fois.

Il convient de noter que le versement de la prime en plusieurs fois peut constituer une avance que le salarié devra rembourser s’il quitte l’entreprise avant le versement de la totalité de la prime.

C’est le cas, par exemple, lors d’une démission, la prime annuelle ne peut être octroyée en raison notamment de la condition de présence qui n’est pas remplie.

💡 Bon à savoir  : il est possible d'établir une attestation de prime annuelle qui pourra servir de preuve en cas de litige portant sur le versement de la prime.

Imposition et traitement social des primes annuelles

Dans le cadre de la rémunération des salariés, les primes annuelles constituent un élément essentiel du salaire variable, souvent lié à l’atteinte d’objectifs individuels ou collectifs. Toute prime obligatoire, prévue par le contrat de travail, un accord d’entreprise, une décision unilatérale de l’employeur ou une convention collective, est considérée comme une composante de la rémunération. À ce titre, elle entre dans l’assiette de calcul des cotisations sociales, tant pour l’employeur que pour le salarié.

Ainsi, ces primes doivent :

• être intégrées dans le calcul des cotisations sociales (Urssaf, retraite, etc.) ;

• être déclarées au titre de l’impôt sur le revenu ;

• respecter les règles du Code du travail en matière de rémunération.

Certaines primes bénéficient toutefois d’un régime social et fiscal plus avantageux. C’est notamment le cas de :

• la prime d’intéressement, liée aux performances de l’entreprise ;

• la prime de participation, obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés, sous conditions ;

• la Prime de Partage de la Valeur (PPV), anciennement Prime Exceptionnelle de Pouvoir d’Achat (PEPA), qui peut bénéficier d’une exonération partielle ou totale de cotisations sociales et d’impôt, dans la limite d’un plafond et selon le niveau de rémunération (inférieur ou non à 3 fois le SMIC).

Exemple : la prime annuelle dans la convention collective restauration rapide

La convention collective restauration rapide prévoit le versement d’une prime annuelle conventionnelle.

Pour y avoir droit, un salarié doit :

• avoir au moins un an d’ancienneté ;

• faire partie de l’effectif de l’entreprise au jour où la prime est versée.

Cette convention prévoit que le montant de la prime varie en fonction de l’ancienneté du salarié.

Ce montant constitue un droit acquis pour le salarié s’il remplit les conditions