Pourquoi recourir à un prestataire de paie ?

Lorsque vous créez une entreprise, c’est sur vous que repose la responsabilité de la gestion de la paie des salariés. Pour vous concentrer davantage sur le cœur de votre activité, vous pouvez toutefois déléguer ce processus long et complexe à un prestataire la gestion de la paie.

Qu’est-ce qu’un prestataire de paie et comment le choisir ? Quel est le coût de cette externalisation ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce qu’un prestataire de paie ?

Un prestataire de paie est un service externe via lequel vous pouvez confier la gestion de la paie de votre entreprise à un expert en fiche de paie.

Il peut s’agir d’un cabinet d’expertise comptable, d’une société spécialisée dans la gestion de la paie ou encore d’un logiciel de paie. 

L’employeur confère au prestataire de paie la mission de générer et d’éditer les bulletins de salaire ainsi que certaines déclarations sociales telles que la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Le recours à un prestataire ou à l’externalisation de la paie permet donc à l’employeur de gagner du temps pour se consacrer à ses autres fonctions.

Quels sont les avantages d’un prestataire de paie ?

Faire appel à un prestataire de paie offre une variété d’avantages pour les entreprises, qu’il s’agisse de TPE, de PME ou de grands groupes. L’un des premiers bénéfices réside dans l’externalisation d’un processus complexe et chronophage. La gestion de la paie implique le calcul des salaires, la production des bulletins, la déclaration des cotisations sociales, et la conformité avec le droit du travail. En confiant ces missions à un professionnel, l’entreprise réduit les risques d’erreur, de retard ou de non-conformité.

Un autre avantage est le gain de temps pour les équipes internes  : le gestionnaire ou responsable des ressources humaines peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La centralisation des données sociales facilite de plus le suivi du personnel, les absences, les congés ou encore les primes. Tout cela sécurise également les données et le respect des obligations légales, ce qui participe au renforcement de la fiabilité du service. 

En fonction de la taille de l’entreprise et de son budget, il est possible de choisir entre un cabinet spécialisé, un logiciel de paie automatisé ou un service complet d’externalisation. Cette flexibilité des offres permet d’adapter la solution aux besoins évolutifs de l’activité.

Comment choisir son prestataire de paie ?

Faire appel à un prestataire, c’est s’assurer d’une gestion fiable, conforme et professionnelle de la paie et du personnel, à condition toutefois de bien le choisir. L’employeur doit ainsi prendre en compte plusieurs facteurs.

Le choix du prestataire de paie peut être fait en fonction :

• des besoins de l’entreprise : par exemple, si l’entreprise a besoin d’un prestataire pour gérer la paie et la comptabilité, il peut être intéressant de recourir à un cabinet d’experts-comptables qui se chargera des deux ;

• du budget de l’entreprise : le prix de l'externalisation de la paie varie en fonction du prestataire de paie ;  

• de la nature de l’entreprise : par exemple, une entreprise digitalisée aura plus tendance à recourir à un prestataire de paie en ligne.

Quel est le prix d’un prestataire de paie ?

Si le coût de l’externalisation de la paie varie en fonction du prestataire, de l’effectif de l’entreprise et de ses besoins, il peut représenter une part importante des dépenses.

💡 Bon à savoir : en pratique, le prix fixé par un prestataire pour une fiche de paie se situe entre 25 et 30 €.

Comment changer de prestataire de paie ?

Il arrive qu’une entreprise souhaite changer de prestataire de paie pour diverses raisons :

• accroissement de l’effectif de l’entreprise ;  

• changement de direction ;

• volonté de digitaliser l’entreprise. 

Dans ce cas, l’entreprise doit avant tout informer le prestataire de sa volonté de mettre un terme à la relation contractuelle en respectant un délai de préavis selon la situation. Par ailleurs, avant de résilier le contrat avec le prestataire, l’entreprise doit avoir réglé tous ses paiements.

Pour que le changement soit effectif, l’entreprise doit récupérer auprès de son ancien prestataire de paie les 24 dernières DSN et l’ensemble des informations et données permettant la gestion de la paie de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : l’entreprise qui souhaite changer d’expert-comptable doit respecter un délai de préavis de 3 mois avant de rompre la lettre de résiliation.