Envoi des bulletins de paie par mail : comment procéder en toute conformité ?

C’est à l’employeur de faire les fiches de paie et de les envoyer aux salariés.

Depuis la dématérialisation des fiches de paie, les entreprises recourent de plus en plus à la transmission de la fiche de paie en ligne. Toutefois, l’envoi des fiches de paie par mail peut rester pratique tant pour le salarié que pour l’employeur. 

Les bulletins de paie peuvent-ils être envoyés par mail ? Pourquoi envoyer un bulletin de paie par mail ? Comment envoyer une fiche de paie par mail ? PayFit vous répond.

Peut-on envoyer un bulletin de paie par mail​ ?

Oui, la loi autorise expressément l'envoi des bulletins de paie par mail depuis le 1ᵉʳ janvier 2017, date à laquelle la dématérialisation des bulletins de paie a été généralisée. À noter que la numérisation de la fiche de paie n’implique pas forcément un envoi des bulletins de paie par mail.

L'envoi par mail est donc devenu une pratique courante et légale, qui s'inscrit dans la transformation numérique des entreprises.

Toutefois, certaines conditions doivent être respectées :

• les salariés doivent être informés de la mise en place de ce système au moins un mois avant le premier envoi ;

• chaque salarié conserve la possibilité de refuser la version dématérialisée et de demander des bulletins papier ;

• l'intégrité et la confidentialité des informations doivent être garanties.

En matière de durée de conservation des fiches de paie par l'employeur, la loi est claire : les bulletins doivent être conservés pendant au moins 5 ans au sein de l'entreprise, que ce soit sous forme papier ou dématérialisée.

Les documents doivent ensuite rester accessibles pendant 50 ans ou jusqu'à 6 ans à compter du départ à la retraite du salarié.

💡 Bon à savoir : lorsqu'un salarié demande à revenir au format papier, l'employeur dispose d'un délai de 3 mois pour mettre en place ce changement.

Pourquoi envoyer un bulletin de paie par mail ? 

Le recours à l’envoi des bulletins de paie dématérialisés par mail présente des avantages tant pour l’employeur que pour le salarié.

En effet, l’envoi des bulletins de paie par mail est un processus qui permet à l’employeur d’éviter les impressions papier et de gagner du temps.

Quant au salarié, l’envoi du bulletin de salaire par mail lui permet de télécharger instantanément et de conserver ses fiches de paie dans sa boîte mail. 

💡Bon à savoir : en cas d’erreur sur une fiche de paie déjà envoyée, il est possible pour l’employeur de rectifier celle-ci à condition d’en informer le salarié.

Comment envoyer un bulletin de paie par mail ? 

Il est obligatoire pour l'employeur de respecter le délai de délivrance de ces bulletins de salaire. En général, l’envoi des bulletins de paie par mail doit intervenir tous les 30 jours.

Absence de formalisme particulier

L’employeur peut envoyer facilement le bulletin de paie par mail en enregistrant la fiche de paie au format PDF et en la joignant au mail. 

Il n’y a pas de formalités particulières à respecter lors de l’envoi des fiches de paie, l’employeur est libre dans la rédaction du mail.

Astuce

Pour permettre à votre salarié de s’y retrouver, pensez à toujours nommer le fichier de la même manière. Exemple : Bulletin de paie Mois 202X. De même, il sera plus facile pour votre salarié de s’y retrouver si l’objet de ses mails est toujours présenté de la même manière.

Respect des règles de conformité

Avant l’envoi du bulletin de paie par mail, l’employeur doit s’assurer que le bulletin de paie est compréhensible pour le salarié. L’ensemble des mentions obligatoires du bulletin de paie doivent notamment être présentes sur la fiche de paie. 

Conformément à la loi sur la confidentialité des salaires, l’employeur doit également veiller au respect du RGPD avant l’envoi d’une fiche de paie par mail. En effet, il a l’obligation de respecter les règles du RGPD lors de l’établissement des bulletins de paie.

💡Bon à savoir : pour garantir une meilleure protection des données des salariés lors de l’envoi des bulletins de paie par mail, il est recommandé à l’employeur d’utiliser un coffre-fort numérique pour bulletins de paie.