Comment procéder à la digitalisation des RH ?

Nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise, la gestion des Ressources Humaines (RH) offre une performance accrue et une meilleure productivité de l’entreprise. 

La forte croissance du numérique a eu une forte incidence sur les fonctions des ressources humaines. Avec l’apparition d’outils numériques toujours plus performants, on assiste à une digitalisation des RH de plus en plus prépondérante.

Comment définir la digitalisation RH ? À quels besoins répond-elle ? Quels sont les processus RH qui peuvent être digitalisés ? Comment les digitaliser ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines, anciennement appelée dématérialisation des RH, correspond à l’intégration du digital et des différents outils numériques dans les fonctions des ressources humaines. L’objectif est de numériser les documents dans les différents services du pôle RH des entreprises : recrutement, administration, formation, gestion des carrières, etc.

On distingue deux types de procédés pour la digitalisation :

• la numérisation : création d’une copie numérique accessible en ligne à partir d’un format papier ;

• la dématérialisation : production d’un document numérique à partir d’un système informatique, on parle également de dématérialisation des documents RH.

La digitalisation des RH passe par un ensemble de logiciels SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) qui permet d’automatiser les différents processus RH et de les rendre plus fiables et accessibles.

À quels besoins répond la digitalisation des RH ?

Les enjeux de la digitalisation des RH sont multiples pour les entreprises. Ces dernières cherchent à améliorer leur marque employeur et leur e-réputation en s’engageant dans une démarche RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Ce label certifie l’engagement d’une entreprise dans le développement durable et la prise en compte des préoccupations sociales des salariés.

Ces préoccupations concernent l’amélioration de la Qualité de Vie au Travail (QVT). La digitalisation des données RH facilite l’accès aux informations et améliore la communication entre les collaborateurs. Les salariés constatent une diminution du temps de traitement pour leurs différentes demandes telles que la prise de congés ou la mise en place du télétravail.

La dématérialisation et le stockage des données dans un seul cloud améliorent la fiabilité des équipes RH car le risque d’erreurs ou d’oublis diminue. De plus, la sécurité des données est renforcée grâce aux fonctionnalités que dispose le logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).

En automatisant les tâches chronophages avec exactitude, les salariés des ressources humaines peuvent davantage se concentrer sur les services qui font leur cœur de métier :

• recrutement de nouveaux talents ;

• fidélisation des salariés ;

• Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), et bien d’autres encore. 

En achevant sa transformation digitale, les services des ressources humaines, et l’entreprise de manière générale, voient leur productivité augmenter.

Quels sont les processus RH qui peuvent être digitalisés ?

Un grand nombre de processus RH peuvent aujourd’hui être digitalisés :

• la gestion de la paie : calcul de la paie, édition des bulletins de paie, paiement des salaires ;

• la gestion des déclarations sociales : gestion de la déclaration sociale nominative ;

• la gestion du personnel  : organigramme, gestion des dossiers ;

• la gestion des congés et absences : demandes et validations automatisées, calendrier de présence ;

• la gestion des contrats de travail : génération de contrat de travail, signature électronique ;

• la gestion des entretiens : gestion de tous les types d’entretien, trames personnalisables, notamment à partir de data RH, etc. 

La digitalisation de la fonction RH concerne la plupart des fonctions du service des ressources humaines. Cela permet d’améliorer tous les processus internes, mais aussi d’automatiser les tâches administratives et les documents RH. 

Comment digitaliser les processus RH ?

Pour bien gérer son personnel et rendre son entreprise plus productive, il est important de passer à la digitalisation des ressources humaines. Pour cela, le SIRH est incontournable, car il regroupe l’ensemble des logiciels et outils nécessaires à la gestion des RH. Il permet une centralisation des informations et des données nécessaires. 

Le logiciel PayFit peut être une solution adaptée à vos besoins puisqu’il vous propose une solution en SaaS RH simple et efficace. 

Le logiciel PayFit vous permet d’automatiser tous les processus RH et de centraliser :

• la paie et la production des bulletins de paie ;

• les absences ;

• les notes de frais ;

• les contrats de travail ;

• le suivi du temps de travail. 

Pour obtenir davantage d’informations, n’hésitez pas à demander une démonstration de notre produit.