Comment procéder à la digitalisation des RH ?

Indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, la Gestion des Ressources Humaines (GRH) contribue à optimiser la performance et la productivité des équipes. 

Avec la forte croissance du digital, ses pratiques évoluent : la gestion de la paie, le suivi des congés ou encore la préparation des contrats de travail ou des entretiens peuvent désormais être pilotés à l’aide d’outils numériques. Cette digitalisation RH progressive transforme petit à petit les fonctions traditionnelles des ressources humaines. 

Qu’est-ce que la digitalisation RH ? 

La digitalisation des RH correspond à l’intégration d’outils numériques pour gérer les différentes activités des Ressources Humaines : recrutement, administration, formation, gestion des carrières, etc.

Pour un employeur, le recours au digital vise à simplifier certaines tâches administratives notamment pour gagner en temps et en efficacité. 

Digitaliser les RH se démocratise dans toutes les entreprises, y compris pour les TPE/PME. De nombreuses démarches RH s’effectuent en ligne, à l’aide d’applications ou de solutions logicielles spécialisées.

💡  Bon à savoir : la digitalisation des RH s’appuie généralement sur un logiciel SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) afin de rationaliser, fiabiliser les processus RH et de les rendre plus accessibles.

À quels besoins répond la digitalisation des RH ?

Les enjeux de la digitalisation des RH sont multiples pour les entreprises. 

Fluidifier l’organisation interne

La digitalisation des données RH permet de faciliter l’accès aux informations et de simplifier la communication entre collaborateurs. 

Les salariés peuvent constater une diminution du temps de traitement pour leurs différentes demandes (telles que la prise de congés ou la mise en place du télétravail). Ces éléments participent à l’amélioration de la Qualité de Vie au Travail (QVT). 

Sécuriser les données RH

La dématérialisation et le stockage des données au sein d’un seul et même cloud assurent la fiabilité des opérations et documents RH, tout en réduisant le risque d’erreurs ou d’oublis. 

👉  À noter : la sécurité des données est en principe renforcée grâce aux fonctionnalités intégrées au SIRH.

Recentrer la fonction RH sur ses missions stratégiques

En automatisant les tâches chronophages avec exactitude, les équipes des ressources humaines peuvent davantage se concentrer sur les services qui font leur cœur de métier comme : 

• le recrutement de nouveaux talents ;

• la fidélisation des salariés ;

• la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), et bien d’autres encore. 

En achevant sa transformation digitale, les services RH, et l’entreprise de manière générale, peut voir sa productivité augmenter.

Quels sont les processus RH qui peuvent être digitalisés ?

Un grand nombre de processus RH peuvent aujourd’hui être digitalisés : 

• la gestion de la paie avec le calcul de la paie, l’édition des bulletins de paie, le paiement des salaires ;

• la gestion des déclarations sociales (gestion de la déclaration sociale nominative) ;

• la gestion du personnel (organigramme, gestion des dossiers, formations, etc.) ;

• la gestion des congés et absences (au titre des demandes et validations automatisées, du calendrier de présence. Il est même possible d’obtenir un suivi en temps réel de l’ensemble des demandes via un logiciel de gestion des absences) ;

• la gestion des contrats de travail (génération du document, signature électronique. L’entreprise peut centraliser, standardiser et sécuriser tout le processus grâce à un logiciel de gestion des contrats) ;

• la digitalisation des entretiens (automatisation des campagnes d'entretiens annuels, individuels et professionnels, centralisation des données à partir de data RH, suivi des objectifs et compétences, historique des échanges).

• la gestion des avantages salariés, notamment via la dématérialisation des tickets restaurant qui remplace les chèques papier par des cartes ou applications mobiles (obligatoire d'ici 2027), simplifiant le rechargement, le suivi et l'utilisation pour les salariés et les RH.

La digitalisation de la fonction RH concerne la plupart des fonctions du service des ressources humaines.

La digitalisation de la fonction RH concerne la plupart des fonctions du service des ressources humaines. Cela permet d’améliorer toutes les opérations internes, mais aussi de rationaliser les tâches administratives et l’édition des documents RH. 

Comment digitaliser les processus RH ? 

Le logiciel de paie pour digitaliser les RH

Pour bien gérer son personnel et rendre son entreprise plus productive, la digitalisation RH semble évidente. 

Pour cela, l’utilisation d’un SIRH est incontournable. En effet, l’outil regroupe l’ensemble des logiciels et outils employés dans la gestion des RH. Il permet notamment la centralisation des informations et de toutes les données nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation. 

Un logiciel de paie et RH peut aussi répondre aux besoins d’une entreprise puisqu’il propose une solution en SaaS RH simple et efficace. 

Le logiciel de paie digitalise le traitement des opérations RH telles que : 

• la paie et la production des bulletins de paie ;

• les absences ;

• les notes de frais ;

• les contrats de travail ;

• le suivi du temps de travail. 

Mode de déploiement : selon l'architecture RH existante, deux approches sont possibles. Les entreprises dotées de systèmes complexes peuvent recourir à un intégrateur de logiciel de paie pour configurer et connecter l'outil aux processus internes. Les solutions natives, quant à elles, permettent un déploiement autonome et rapide, sans dépendance à un prestataire externe.

L’IA comme nouvelle frontière de la digitalisation RH

Au-delà de la dématérialisation et de l’automatisation, l’IA et les RH représentent aujourd’hui la prochaine étape de la transformation digitale des ressources humaines. Les technologies d’intelligence artificielle permettent d’aller plus loin que la simple numérisation. 

L’IA offre des capacités analytiques avancées comme :

• le tri intelligent des CV ;

• les chatbots conversationnels pour répondre aux questions de chaque collaborateur ou candidat à l’embauche ;

• l’analyse prédictive des départs ou encore la personnalisation des parcours de formation.

Cette évolution technologique transforme progressivement la fonction RH en lui permettant de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée.

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