Comment préparer le déroulement de l'entretien préalable d'une sanction disciplinaire ?

Si un salarié commet une faute professionnelle, l'employeur peut prononcer une sanction disciplinaire à son encontre.

Il doit pour cela respecter une procédure qui comprend la tenue d'un entretien préalable à la notification de la sanction, afin d’offrir la chance au salarié de s'expliquer. Le déroulement de l'entretien préalable à la sanction disciplinaire doit être préparé consciencieusement à l'avance par l'employeur pour éviter des erreurs.

En quoi consiste l’entretien préalable ? Est-il obligatoire ? Comment préparer le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu'un entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Une sanction disciplinaire peut avoir une incidence sur la vie professionnelle du salarié, et plus concrètement sur :

• sa rémunération ;

• sa situation géographique ;

• sa fonction ;

• sa carrière professionnelle.

De ce fait, avant d'être sanctionné, le salarié a le droit de se défendre dans le cadre d'une procédure disciplinaire. L'entretien préalable au prononcé de la sanction a été prévu pour permettre au salarié d'avancer ses explications sur les faits qui lui sont reprochés. 

⚠️ Attention : si l'employeur n'envisage que l'avertissement du salarié, l'organisation de l'entretien préalable ne sera pas obligatoire, sauf dispositions contraires prévues dans le règlement intérieur de l'entreprise.

💡 Bon à savoir : une convention collective peut prévoir l'obligation pour l’employeur de consulter le conseil de discipline de l'entreprise avant de prononcer un licenciement disciplinaire. Si l'employeur ne le fait pas, le licenciement sera sans cause réelle et sérieuse.

Quelles sont les formalités à respecter avant le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Pour organiser l'entretien préalable à une sanction disciplinaire, l'employeur doit d'abord envoyer un courrier formel au salarié. Cette convocation à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire doit préciser plusieurs éléments essentiels pour l'entretien disciplinaire :

• la date de l'entretien ;

• l'heure ;

• le lieu de l'entretien.

L'employeur doit également rappeler dans ce courrier que le salarié peut se faire assister par un membre du personnel.

Cette convocation doit être envoyée par lettre recommandée ou remise en mains propre contre décharge. Bien qu'aucun délai légal ne soit imposé entre l'envoi de la convocation et la tenue de l'entretien, il est recommandé de laisser au salarié un temps raisonnable pour organiser sa défense et trouver un assistant s'il le souhaite.

Qu'est-ce qui caractérise le déroulement de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Le Code du travail précise que l'employeur a une obligation principale durant l'entretien préalable à la sanction disciplinaire : il doit exposer au salarié les motifs qui motivent la sanction envisagée.

Il est par ailleurs tenu d’entendre le salarié et éventuellement le membre du personnel de l'entreprise qui l'assiste pour recueillir leurs explications.

Si cela n’a pas de caractère obligatoire, il est recommandé à l'employeur de recueillir par écrit ces explications ou du moins de laisser une trace écrite de l'échange. En cas de contestation ultérieure de la sanction, l'employeur pourra ainsi non seulement prouver que l’entretien a eu lieu, mais également justifier des motifs avancés et des réponses du salarié durant le déroulement de la procédure.

Si, à l'image d’un procès-verbal, ce document est signé par les deux parties, il pourra constituer une preuve importante lors d'un contentieux ultérieur. 

💡 Bon à savoir  : la loi ne prévoit rien sur la possibilité de l'employeur de se faire représenter. Toutefois, les juges ont admis cette possibilité, si l'employeur désigne un collaborateur et lui donne le pouvoir de le représenter.

⚠️ Attention : le salarié n'est pas obligé de se présenter à l'entretien préalable. S'il est absent, aucune faute ne peut lui être reprochée et l'employeur peut poursuivre normalement la procédure disciplinaire.

Que doit prévoir l'employeur après l'entretien préalable à une sanction disciplinaire ?

Le but de l'entretien est de permettre à l'employeur de recueillir les explications du salarié et déterminer sur cette base si la sanction envisagée est proportionnée et justifiée au regard de toutes les informations dont il dispose.

Logiquement, après le déroulement de l'entretien préalable à la sanction disciplinaire, l'employeur doit respecter un délai de réflexion garantissant l'effet utile de la procédure contradictoire.

C'est pourquoi, la loi prévoit que la sanction disciplinaire ne peut intervenir :

• moins de deux jours francs après le jour de l'entretien ;

• plus d'un mois après le jour de l’entretien.

L'employeur doit adresser une notification de sanction disciplinaire par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge au salarié. Au-delà de ce délai, aucune sanction ne pourra être prononcée. 

Le salarié peut contester la sanction disciplinaire dont il a fait objet sur deux bases :

• la procédure disciplinaire n'a pas été respectée ;

• la sanction est mal fondée (soit injustifiée, soit disproportionnée au vu des faits). 

Face à cette situation, la réponse à une contestation d'un avertissement de travail par l'employeur doit être précise et argumentée, en s'appuyant sur les éléments factuels recueillis lors de l'entretien préalable.