Quelles sont les règles concernant la date de versement du salaire ?
Guide de la gestion RH
Particulièrement attendue des salariés, la fin du mois est synonyme en entreprise de paiement du salaire. C'est pourtant loin d’être la norme pour tous ! En effet, le cadre légal permet à l’employeur une certaine flexibilité quant à la fixation de la date limite de versement du salaire, ce qui explique les différences constatées en fonction des entreprises.
Quelle est la date limite pour recevoir sa paie ? Qui doit fixer cette date ? Qu’entend-on par salaire ? Que prévoit la loi en cas de non-respect des dates ? PayFit fait le point.
Existe-t-il une date limite de paiement des salaires ?
Le Code du travail ne prévoit aucune date fixe ni de date limite de paiement des salaires. Il n’existe donc pas à proprement parler de délai légal ou de calendrier impératif de paiement des salaires, et ce, indépendamment des secteurs d’activité et du type de contrat. Ainsi, il n’existe pas de date de limite du paiement des salaires dans le bâtiment, pas plus qu’un délai de paiement du salaire à la fin d’un CDD (Contrat à Durée Déterminée).
Cependant, le Code du travail fixe bien une obligation de périodicité : les salariés doivent être payés à intervalles réguliers. Le paiement des salaires a lieu à la date choisie par l’entreprise.
Cette obligation veille à ce que l’employeur ne laisse pas s’écouler un temps excessif entre deux paiements de salaire.
La régularité de versement du salaire varie selon les catégories de salariés, de sorte que pour :
les salariés mensualisés, la date de paie est au moins une fois par mois. Par ailleurs, l’employeur ne peut pas retarder le paiement au-delà d’un mois entre deux paies.
les salariés non mensualisés sont payés au moins 2 fois par mois, à 15 jours maximum d'intervalle entre les deux paiements. Il s’agit notamment des saisonniers, intermittents ou personnes travaillant à domicile.
les Voyageurs, Représentants ou Placiers du commerce (VRP) perçoivent des commissions qui doivent leur être versées au moins tous les 3 mois.
Dans le respect de ces délais maximum entre deux échéances, le paiement peut avoir lieu à une date rapprochée de l’échéance sans que cela ne pose problème.
Qui fixe la date de versement du salaire ?
En principe, ce rôle incombe à l’employeur. Aucune échéance limite de paiement des salaires ne lui est imposée, à moins qu'un accord collectif ou une convention collective ne le précise.
L’employeur est donc à priori libre de déterminer le jour du paiement du salaire, mais une fois fixé, il se doit de respecter les règles de périodicité. Ainsi, pour les salariés qui font l’objet d’une mensualisation du salaire, la date de paiement fixée doit être respectée tous les mois.
Exemple : un employeur prévoit que ses salariés mensualisés soient payés tous les 25 du mois. Il ne peut pas décider, un mois donné, d’attendre le 5 du mois suivant pour verser les salaires.
La périodicité de paiement caractérise un usage dans l'entreprise. Elle est habituellement prévue à l’embauche et fait partie des informations qu’un salarié est en droit de demander. Elle peut parfois figurer dans le contrat de travail. Généralement, l’employeur choisit de payer ses employés à la fin du mois ou au début du mois qui suit. Par ailleurs, la date de salaire choisie entraînera logiquement la remise de bulletin de salaire au salarié.
Par ailleurs, le service de gestion des paies doit effectuer le versement des salaires un jour ouvrable, sauf si le paiement est effectué par virement bancaire. Il convient de noter que faire revenir des salariés sur leur lieu de travail en dehors des heures de travail pour leur transmettre la paie serait abusif.
⚠️ Attention : le principe de périodicité est d’ordre public, aucune convention ne peut y déroger.
💡 Bon à savoir : des logiciels de paie permettent de générer automatiquement une fiche de paie à date fixe. Cette fonctionnalité est idéale pour respecter les obligations en matière de régularité, et rend la fiche plus rapidement disponible pour les salariés.
Tous les éléments du salaire ont-ils une date de versement fixe ?
L’obligation de périodicité ne s’applique qu’aux éléments de base du salaire comprenant toutes les variables liées à l’activité du mois : salaire brut, heures complémentaires ou supplémentaires, majoration des jours fériés, etc.
Un calendrier différent peut s’appliquer aux compléments de rémunération comme :
les primes (prime d'intéressement, prime de panier, de résultat, de fin d’année, etc.) ;
le 13e mois ;
les gratifications diverses (évènements de famille).
⚠️ Attention : l’employeur ne peut pas attendre le mois suivant pour verser une part de rémunération exigible à la date de paiement comme les heures supplémentaires, la prime de nuit, d’astreinte ou de jours fériés par exemple.
Quelles conséquences en cas de non-respect de la date de versement du salaire ?
Une fois le calendrier fixé, l’employeur doit respecter son engagement. Il convient donc d’envisager deux hypothèses : le paiement qui intervient avant, et celui qui intervient après l’échéance initialement prévue.
Avant la date limite de versement du salaire
Certains paiements au salarié ont par leur nature une date de versement différente de celle habituellement établie. Ainsi, le paiement d’une partie de la rémunération sous la forme de l’acompte sur salaire ou l’avance sur salaire interviendra avant le paiement du solde des salaires.
Ces formes de paiement sont permises par le Code du travail et n'engendrent pas de risque de sanction pour l’employeur pour non-respect du calendrier prévu.
Après le délai légal de paiement des salaires
Si l’employeur n’a pas encore payé la rémunération due à son salarié à la date convenue, il s'agit d’un retard de paiement du salaire.
Un retard dans le paiement constitue une infraction pénale punie d’une amende de 2 250 € pour chaque salarié victime du retard. L’infraction sera caractérisée même si les salariés ont été prévenus du retard dans la date de versement.
En cas de non-paiement du salaire, le salarié est en droit d'exiger le paiement à son employeur directement (mise en demeure par courrier par exemple), ou en s’adressant au Conseil de Prud’Hommes (CPH).
La prescription des salaires est de 3 ans à compter du 1er versement du salaire manqué. Durant ce délai, le salarié peut demander à obtenir une condamnation de l’employeur (éventuellement sous astreinte) à lui verser la somme due et les intérêts de retard au taux légal.
Concernant les agents de la fonction publique, qu’ils soient fonctionnaires d’État (travaillant pour le ministère de l’Éducation nationale par exemple), fonctionnaires territoriaux ou fonctionnaires hospitaliers, un calendrier est défini annuellement. La paie ou la pension (on emploie plutôt le terme de traitement pour un fonctionnaire) est versée en fin de mois, généralement deux jours ouvrables avant le dernier jour ouvrable du mois.
Non. Une fois que l’employeur a fixé une date pour le virement de la paie au sein de son entreprise, celle-ci s’applique à tous les salariés, quel que soit le contrat : CDD, CDI, contrat d’apprentissage, etc. Cela vaut également pour le traitement des fonctionnaires.
Si les dates de la paie sont déterminées par l’employeur, l’heure de versement dépend plutôt des banques. La plupart d’entre elles effectuent la gestion de leurs opérations en tout début de journée. La paie, le salaire ou la pension est donc versé généralement à l'ouverture des banques, vers 9h.
