Comment procéder à la comptabilisation des congés payés ?

En tant qu’employeur, pour une bonne gestion de la paie de votre entreprise, vous devrez effectuer la provision des congés payés. 

Cette écriture, réalisée à la clôture de chaque exercice comptable, permet d’anticiper un coût futur issu de l’exercice en cours, lorsque le salarié n’a pas pris tous ses congés payés ou RTT à la fin de la période d’activité.

La comptabilisation de la provision des congés payés est une obligation légale : elle doit figurer dans vos comptes en tant que passif afin de respecter les règles en matière de droit du travail et de comptabilité d’entreprise.

Qu’est-ce que la provision pour congés payés  ? Comment la calculer et comment comptabiliser les congés payés ? PayFit vous explique tout, point par point.

Qu’est-ce que la provision pour congés payés ?

Selon le Code du travail, tous les salariés d’une entreprise bénéficient d’un droit à des congés payés, quels que soient leur contrat de travail (CDD, CDI) et la durée de ce dernier, dès la première journée de travail accomplie chez leur employeur.

L’acquisition de ces droits s’effectue au cours de la période de référence qui s’étend généralement du 1^er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

En comptabilité, les droits à congés payés acquis, mais non utilisés par les travailleurs, doivent être provisionnés. En effet, la provision des congés payés correspond à l’écriture comptable qui reflète, à la fin de l’exercice, les droits à congés payés non pris par les différents salariés. 

Cette opération permet à l’employeur de reconnaître et d’anticiper cette charge future dans les comptes de l’entreprise. Il lui revient alors d’approvisionner ce coût sur un compte de provision. 

💡 Bon à savoir : la provision pour congés payés est fiscalement déductible, sous réserve de respecter certaines conditions définies par l’administration fiscale.

Comment calculer la provision pour congés payés ?

Pour calculer le montant de provision pour congés payés, l’employeur doit recenser, salarié par salarié, le nombre de droits acquis, mais non pris, à la fin de l’exercice (en tenant compte de la présence de ses collaborateurs et des congés déjà utilisés sur sa période de référence). 

Calcul de l’indemnité de congés payés

Il devra ensuite estimer le montant de l’indemnité de congés payés qu’aurait perçu le collaborateur s’il était parti en congé. 

Ce calcul doit être fait selon la règle la plus avantageuse pour le salarié entre :

• la méthode du dixième  : indemnité égale à 1/10ème de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence ;

• la méthode du maintien de salaire : rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler.

💡 Bon à savoir : le calcul de provision doit tenir compte des éventuelles augmentations de salaire prévues, car elles impacteront le montant de la rémunération compensatrice des congés payés.

Charges sociales et fiscales

L’employeur devra parallèlement estimer le montant des charges sociales (maladie, maternité, etc.) et fiscales (taxe sur les salaires ou d’apprentissage, etc.) associé. Ce calcul se fera sur la base du montant de l’indemnité de congés payés estimée et des taux de cotisations qui s’applique à l’entreprise.

💡 Bon à savoir : pour calculer ses congés payés, on s’appuie sur les jours ouvrables et non sur les jours ouvrés.

⚠️ Attention  : depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes d’arrêt maladie non professionnelle ouvrent également droit à l’acquisition de congés payés (2 jours ouvrables par mois d’arrêt, dans la limite de 24 jours par an). Ce facteur doit être pris en compte afin d’obtenir une évaluation correcte de la provision et garantir une représentation fidèle de la situation financière de l’entreprise.

Comment comptabiliser les congés payés ?

Pour la provision des congés payés, sa comptabilisation consiste à enregistrer le montant de l’indemnité de congés payés estimé et des charges afférentes, à chaque clôture de l’exercice.

En tant qu’employeur, vous devez procéder à l’écriture de provision pour congés payés à la clôture de chaque exercice comptable. Cette étape est essentielle pour respecter le principe de séparation des exercices et refléter fidèlement la situation financière de l’entreprise dans votre bilan en comptabilité.

Lors de la saisie comptable, la provision se compose de deux volets :

1. Écriture comptable pour l’indemnité de congés payés

Le montant estimé pour la comptabilisation de l’indemnité compensatrice de congés payés devra figurer :

• au débit du compte 6412 « Rémunération du personnel - Congés payés » ;

• et au crédit 4282 « Dettes provisionnées pour congés à payer ».

2. Écriture comptable pour les charges sociales et fiscales afférentes

Le montant des charges estimé devra quant à lui figurer au débit des comptes :

• 645 « Charges de Sécurité sociale et de prévoyance » dans les subdivisions prévues à cet effet (6451 : URSSAF pour la maladie, vieillesse, etc., et 6452 : pour les cotisations à la mutuelle) ;

• 631/633 « Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations », correspondant aux charges fiscales. 

Quant au crédit, il devra figurer sur les comptes :

• 4382 « Organismes sociaux - Charges sociales sur congés à payer » ;

• 4482 « Charges fiscales sur congés à payer ».

À la clôture de l’exercice comptable, si le salarié n’a pas pris tous ses congés payés, vous devrez transcrire le coût futur sur un compte de provision qui s’illustre de cette façon.

Exemple  : le salaire brut versé à un salarié au titre de ses congés payés est de 2 000 €. L’entreprise paie 30 % de charges sociales et 5 % de charges fiscales.

Ces schémas d’écriture permettent une gestion des congés conforme aux règles comptables. Ils garantissent que les charges afférentes sont correctement provisionnées en fin d’exercice, selon les exigences du Plan Comptable Général (PCG).