Documentation en ligne

I - Services susceptibles d’être fournis par PayFit

II - Protection des données personnelles

III - Conditions applicables au Service Premium

I - Services susceptibles d’être fournis par PayFit

Le produit PayFit évolue et de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement développées, ce que le Client accepte et reconnaît.

Le Client reconnaît expressément que le fait d'avoir accès temporairement ou de manière prolongée à des Services non inclus dans le Plan souscrit mais appartenant à un autre Plan ne lui donne pas de droit sur l'utilisation de ces Services non inclus dans le futur et reconnaît que tout éventuel accès à ces Services non inclus dans son offre peuvent être coupés à tout moment. Le Client s’engage à prendre connaissance et à se conformer aux éventuelles conditions spécifiques qui lui seront applicables et qui sont accessibles en bas de page.

PLAN 1 : PAIE

⬇️ PAIE

Paie automatisée et programmable

Bulletins de paie dématérialisés

Fichiers SEPA

Intégrations avec nos partenaires  

Demandes d'acomptes sur salaires

Paiement des acomptes

Espace employé (demandes d'acomptes et accès aux fiches de paie)

Registre unique du personnel

Prévisualisation des bulletins de paie en temps réel

Saisie ou modification des éléments de rémunération (individuel / en masse)

Saisie ou modification des absences (individuel / en masse)

Saisie ou modification des heures supplémentaires ou complémentaires (individuel / en masse)

Gestion des titres-restaurant et des indemnités de repas

Gestion des primes

Gestion des frais de transports

Gestion des avantages en nature et frais professionnels

Gestion des chèques-vacances

Ajout de nouveaux collaborateurs 

Gestion de l’activité partielle

Simulation de fin de contrat 

Intégration des données et informations en cas de fin de contrat de collaborateurs et génération de documents de fin de contrat

⬇️ DECLARATIONS SOCIALES *

Génération et envoi des déclarations sociales nominatives mensuelles (DSN)

Export du récapitulatif de la déclaration sociale nominative mensuelle 

Génération et envoi des déclarations sociales événementielles : attestations de salaires (AS), reprise anticipée du travail suite à un arrêt de travail et signalements de fin de contrat de travail unique (FCTU)

Génération et envoi de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

Déclaration de certaines taxes annuelles via la DSN : 

• Part légale (à l’exclusion de la part conventionnelle) de la Formation professionnelle continue (FPC) ;

• Compte personnel de formation pour les salariés en CDD (CPF- CDD) ; 

• Part principale de la taxe d’apprentissage; 

• Solde de la taxe d’apprentissage; 

• Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage (CSA) ; 

• Contribution  à l’Obligation d’Emploi de Travailleur Handicapé (OETH)

Proposition automatique des mises à jour de contrats prévoyance/mutuelle sous réserve de disponibilité de la fiche de paramétrage sur Net Entreprise (soumise à validation par le Client sur son compte)

Mise à jour des taux de cotisation d’accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) (soumise ou non à validation par le Client selon sa situation)

Accès aux informations suivantes en lien avec les organismes sociaux et fiscaux : 

• Synthèse des paiements dûs aux organismes suivants : retraite complémentaire, URSSAF, DGFIP et France Travail

• Module CPAM : accès à la messagerie et au suivi des attestations de salaires

• Récapitulatif des informations clés en lien avec les différents organismes : mutuelle, prévoyance, CPAM, retraite, URSSAF, DGFIP et France Travail

* A l'exception des cas où le Client a sélectionné sur son compte l’option de prendre à sa charge la génération et l’envoi des déclarations ci-dessous et des cas où le Client n’y est pas soumis.

⬇️ PILOTAGE ET GESTION COMPTABLE

Écritures comptables et livre de paie

Export des documents comptables (livre de paie, écritures comptables, provisions de congés payés et de RTT)

Reporting et graphiques personnalisés

Récapitulatifs de réduction de charges

Exports et imports de données

Accès comptable

+ En Option (facturé en sus):

⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”

Dématérialisation (3)

Gestion multi-devises

​

⬇️ ADD-ON  “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)

• Accompagnement à l’embauche

• Accompagnement pendant la vie du salarié

• Accompagnement lors des fins de contrat

• Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise

PLAN 2 : PAIE AVANCÉE

Services couverts par le Plan 1 : Paie

ㅤㅤ‎ +

⬇️ GESTION DU PERSONNEL

Organigramme

Annuaire employé

Espace employé complet

Espace manager

Gestion des temps et activités

Aide à l'intégration d'un nouvel employé

Stockage et partage de documents

Droits de validations

⬇️ CONGES ET ABSENCES

Demande depuis l'espace employé

Validation managériale

Calendrier

Impact en paie en temps réel

Solde de congés / absences

⬇️ GESTION DE DOCUMENTS RH

Génération de documents RH (dont contrats de travail) (1)

Signature électronique (2)

+ En Option (facturé en sus):

⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”

Dématérialisation (3)

Gestion multi-devises

⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)

• Accompagnement à l’embauche

• Accompagnement pendant la vie du salarié

• Accompagnement lors des fins de contrat

• Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise

PLAN 3 : RH+

Services couverts par le Plan 2 : Paie Avancée

ㅤㅤ‎ +

⬇️ PERFORMANCE ET ENGAGEMENT

Entretiens & Revues de performance

Echanges 1:1

Gestion des objectifs

+ En Option (facturé en sus):

⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”

Dématérialisation (3)

Gestion multi-devises

⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)

• Accompagnement à l’embauche

• Accompagnement pendant la vie du salarié

• Accompagnement lors des fins de contrat

• Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise

— 

(1) Conditions spécifiques génération de contrats : Le Client reconnaît que les modèles de contrats générés sont des modèles qui nécessitent d'être adaptés à la situation et à l'objectif du Client. Ainsi, le Client reconnaît que ces modèles de contrat ne l'exemptent pas de la consultation d'un professionnel du droit si nécessaire.

(2) Conditions spécifiques signature électronique : https://payfit.com/fr/conditions-generales-signature-electronique/ 

(3) Dématérialisation : En utilisant la fonctionnalité de dématérialisation des notes de frais, le Client accepte et reconnaît qu'il est seul responsable de la numérisation de toute note de frais téléchargée par un Membre du Personnel ou par un Administrateur et de leur conformité aux dispositions l'article Article A102 B-2 I) du Livre des Procédure Fiscales français, à l'exclusion de toute responsabilité de PayFit. A ce titre, il devra s'assurer de la numérisation conforme des justificatifs papiers pour chaque note de frais dématérialisée, et notamment :

• de la conservation des couleurs,

• de l'absence de traitement de l'image téléchargée,

• ou encore de toute compression du fichier.

PayFit ne pourra en aucun cas être tenue responsable de perte des justificatifs papiers avant, d'une part, toute validation définitive de la note de frais dématérialisée, ce que le Client accepte et reconnaît et, d'autre part, l'indication par PayFit de la finalisation de la phase de dématérialisation conforme. Le Client reconnaît qu'il est de sa seule responsabilité, de celle de ses Administrateurs et de ses Membres du Personnel de se renseigner sur d'éventuelles règles internes additionnelles applicables en sus à la gestion des notes de frais.

Le Client reconnaît également que la fonctionnalité de dématérialisation des notes de frais ne pourra pas s'appliquer pour le traitement des notes de frais sans justificatif et qu'il incombera au Client de conserver dans de tels cas les justificatifs originaux papiers. Le Client fait son affaire de télécharger et stocker l'ensemble des notes de frais préalablement à son départ en cas de fin de son Contrat avec PayFit.

​(4) Accompagnement en droit social 

(i)  L’accompagnement en droit social sera fourni directement par un prestataire tiers sans intervention directe ou indirecte de PayFit. Le prix de l’abonnement sera calculé par SIRET et facturé par PayFit (mandatée par le prestataire tiers) au nom et pour le compte du prestataire tiers au Client, ce que le Client accepte et reconnaît. PayFit ne sera aucunement responsable de la fourniture ou de la non-fourniture des services d'accompagnement en droit social de ce prestataire.

(ii) Détail de l’accompagnement en droit social :

⬇️ ACCOMPAGNEMENT CCOMPAGNEMENT A L’EMBAUCHE

Génération de lettre d'embauche

Génération de contrats (CDI, CDD)

Génération de clauses spécifiques

Information et aide sur les clés de validité du cumul mandat social / contrat de travail

Information et aide sur la rémunération minimale des apprentis / alternants et stagiaires

Aide à la cohérence de position conventionnelle des salariés

Rappels calendaires individualisés (période d'essai avec délai de prévenance, etc.)

⬇️ ACCOMPAGNEMENT PENDANT LA VIE DU SALARIÉ

Modification du contrat de travail (hors motif économique)

Génération de procédure disciplinaire

Génération de lettre de renouvellement de période d'essai

Aide à l'ajustement de la durée du travail avec la position conventionnelle et la rémunération

Information sur la gestion des congés payés et congés spéciaux (paternité)

⬇️ ACCOMPAGNEMENT LORS DES FINS DE CONTRAT

Génération de lettre de rupture de période d'essai

Génération de lettre de réponse à la démission

Génération de procédure de rupture conventionnelle individuelle

Génération de procédure de licenciement personnel

Génération de procédure de licenciement économique individuel

Hors forfait: gestion des salariés protégés, transaction et (pré)contentieux

⬇️ ACCOMPAGNEMENT SUR LA VIE COLLECTIVE DE L’ENTREPRISE

Relations avec le CSE

Génération de charte de télétravail (charte et suivi)

Génération de charte de droit à la déconnexion (charte)

Génération de règlement intérieur

Génération du DUERP et annexes obligatoires

Génération des documents d'affichage obligatoire

Génération de l'engagement de forfait mobilité durable

Génération du dispositif d'astreinte

Information sur les délais de conservation des données personnelles relatives aux salariés

Génération des trames des entretiens professionnels et entretiens de suivi obligatoires (télétravail, forfait jours ,etc.)

Génération de plan sanitaire

** Hors forfait: élections du CSE et négociation d'accords d'entreprise

II - Protection des données personnelles

1. Coordonnées du Délégué à la Protection des Données

2. Règles de sous-traitance en matière de protection des données à caractère personnel

Ces règles de sous-traitance en matière de protection des données à caractère personnel (les “Règles”) sont établies en application de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Elles définissent les conditions dans lesquelles PayFit s’engage, en tant que Sous-traitant, à effectuer les opérations de traitement de données à caractère personnel, définies ci-après, dans le cadre du Contrat d’abonnement conclu avec le Client. 

Article 1. Définitions

Pour les besoins des présentes, les termes suivants auront le sens qui est donné ci-dessous :

Autorité de régulation : désigne toute autorité compétente en matière de protection des Données personnelles.

Contrat : désigne le contrat d’abonnement définissant les conditions dans lesquelles PayFit s’engage à fournir les Services au Client.

Destinataire(s) autorisé(s) : désigne un administrateur, un employé, un Sous-traitant ultérieur ou un Tiers qui a un besoin légitime d’accéder aux Données personnelles dans le cadre de l’exécution du Contrat.

Documentation en ligne : désigne la documentation contractuelle mise à disposition du Client par PayFit sur la page https://payfit.com/fr/cgv-annexes/ et dans l’espace administrateur du Client, faisant partie intégrante des présentes Règles et susceptible d’évoluer dans les conditions définies aux présentes. La Documentation en ligne comprend notamment : 

• les présentes Règles ;

• la description du Traitement;

• la liste des finalités autorisées ; 

• la liste des Sous-traitants ultérieurs. 

Données personnelles : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée comme telle, soit directement soit indirectement par regroupement d’informations, par référence à un numéro d’identification ou à des éléments qui lui sont propres.

Données sensibles : désigne les données définies à l’article 9 du Règlement Général sur la Protection des Données. Les Données sensibles sont expressément exclues du Traitement. 

Finalité(s) autorisée(s) : désigne l’objet du Traitement de Données personnelles mis en œuvre par PayFit conformément à la Documentation en ligne.

Intégration : désigne l’interfaçage de l’application éditée par PayFit avec une ou plusieurs solution(s) éditée(s) par un Tiers dans les conditions prévues par le Contrat et selon les Services souscrits par le Client. 

Instructions : désigne l’ensemble des instructions écrites par le Responsable du traitement à destination de PayFit. Ces instructions peuvent prendre la forme des présentes Règles sur la protection des données et de la Documentation en ligne ou d’échanges écrits, y compris par voie électronique.

Loi sur la protection des données : désigne la réglementation en vigueur applicable au Traitement de Données personnelles et, en particulier :

1. le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 dit Règlement Général sur la Protection des Données ;

2. la loi Informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; 

3. toute législation entrant en vigueur et susceptible d’affecter les Traitements visés par les présentes Règles.

Parties : au singulier désigne PayFit ou le Client. Au pluriel désigne les deux Parties. 

Pays tiers : désigne tout pays non-membre de l’Espace Économique Européen.

Période d’auditabilité : désigne la période pendant laquelle le Client pourra exercer son droit d’audit tel que prévu à l’article 14 des présentes Règles. La Période d’auditabilité débute le 01 mai et s’achève le 31 juillet de chaque année.

Personne concernée : désigne toute personne physique dont les Données personnelles font l’objet d’un Traitement dans le cadre des présentes Règles.. 

Responsable du traitement  ou  Client : désigne la personne qui détermine les moyens et les finalités du Traitement décrit sur la Documentation en ligne.

Services : désigne les services fournis par PayFit au Client conformément au Contrat. 

Sous-traitant : désigne PayFit qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable du traitement et selon les Instructions décrites sur la Documentation en ligne.

Sous-traitant ultérieur : désigne le Sous-traitant de PayFit qui effectue des Traitements de Données personnelles en suivant strictement les Instructions délivrées par le Responsable du traitement ; 

Tiers : désigne tout tiers autorisé par le Client à recevoir les Données personnelles dans le cadre des finalités autorisées et traitant les Données personnelles en qualité de Responsable du traitement distinct ou de Sous-traitant distinct. Au sein des présentes Règles, les Tiers désignent notamment les organismes administratifs et sociaux destinataires des déclarations sociales ou les éditeurs tiers auxquels les Données personnelles sont communiquées dans le cadre d’une Intégration. PayFit n’est pas Responsable du traitement des Données personnelles effectué par les Tiers. 

Traitement : désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées aux Données personnelles. Les Traitements sont détaillés sur la Documentation en ligne.

Violation de données personnelles : désigne une faille de sécurité qui entraîne accidentellement ou illicitement l’accès à ou la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée des Données personnelles soumises par ou pour le Client.

Article 2 – Objet et documents contractuels

2.1.1. Les présentes Règles ont pour objet de définir les rôles et obligations respectifs de chacune des Parties dans le cadre du Traitement de Données personnelles détaillé sur la Documentation en ligne, pour lequel PayFit agit en qualité de Sous-traitant. 

2.1.2. Les présentes Règles se substituent à toute clause applicable en matière de protection des Données personnelles pouvant se trouver dans le Contrat. En cas de contradiction, les Parties conviennent expressément que les présentes Règles prévaudront sur le Contrat. Les Parties reconnaissent expressément que les Règles font partie intégrante de la Documentation en ligne, laquelle est elle-même partie intégrante du Contrat.

Article 3 – Évolution des Règles et de la Documentation en ligne

Le Client autorise PayFit à modifier les informations figurant dans la Documentation en ligne, à savoir notamment : 

• les présentes Règles ;

• les finalités autorisées, lesquelles dépendent directement des Services souscrits par le Client et des éventuelles mises à jour des Services par PayFit ;

• le Client reconnaît par ailleurs que les Services sont susceptibles d’évoluer en cours de Contrat d’abonnement, ce qui constituerait ainsi de nouveaux traitements justifiés par leurs finalités ;

• la liste des Sous-traitants ultérieurs. 

Article 4 – Durée 

Les présentes Règles entrent en vigueur à compter de la date de signature du Contrat d’abonnement par le Client et restent applicables durant toute la durée du Contrat.

Article 5 – Désignation et rôle de PayFit

5.1. Désignation de PayFit en qualité de Sous-traitant

5.1.1. Les Parties conviennent que le Client a la qualité de Responsable du traitement s’agissant des Traitements décrits sur la Documentation en ligne.

5.1.2. Le Client désigne PayFit en qualité de Sous-traitant pour traiter les Données personnelles en son nom et pour son compte dans le cadre des Traitements décrits sur la Documentation en ligne et en vue d’atteindre les Finalités Autorisées.

5.2. Traitements réalisés par PayFit en qualité de Responsable du traitement

5.2.1. Nonobstant l’article 5.1, le Client autorise expressément PayFit à traiter les Données personnelles objet du Traitement en qualité de Responsable du traitement pour ses finalités propres telles que listées sur son site Internet à l’adresse Politique de confidentialité (ci-après les ”Finalités Propres”).

Le Client autorise notamment spécifiquement PayFit à traiter les Données personnelles objet du Traitement en qualité de responsable de traitement pour les finalités suivantes : 

• L’archivage à des fins juridiques, et notamment de gestion des contentieux et précontentieux ;

• L’amélioration continue des Services dont le Client bénéficie ; 

• La création de nouveaux services et/ou fonctionnalités, en lien avec les Services et limités au domaine de ces derniers (la gestion de la paie et la gestion des ressources humaines) ;

• La création de nouveaux services impliquant l’utilisation de modèles d’intelligence artificielle, en lien avec les Services et limités au domaine de ces derniers (la gestion de la paie et la gestion des ressources humaines), étant entendu que les Données personnelles pourraient être utilisées pour entraîner le modèle d’intelligence artificielle. 

5.2.2. A cet effet, PayFit s’engage à : 

• S’assurer que les Finalités Propres ne sont pas incompatibles avec les finalités autorisées ; 

• A défaut, recueillir le consentement préalable des Personnes Concernées au traitement de leurs Données personnelles pour les Finalités Propres.

5.2.3. Dans le cadre des traitements des Données personnelles réalisés par PayFit en qualité de Responsable du traitement, PayFit s’engage à respecter les obligations qui lui incombent. 

Article 6 – Obligations générales des Parties

6.1. En sa qualité de Sous-traitant, PayFit s’engage à :

• respecter la Loi sur la protection des données  ; 

• traiter les Données personnelles conformément aux finalités autorisées et aux Instructions;

• sensibiliser son personnel sur les problématiques relatives à la protection des Données personnelles ; 

• informer immédiatement le Client si, selon lui, une Instruction constitue une violation de la Loi sur la protection des données. 

6.2. Le Client, en sa qualité de Responsable du traitement, s’engage à :

• respecter la Loi sur la protection des données, notamment en fournissant une information complète aux Personnes concernées et en s’assurant qu’il dispose d’une base légale pour le Traitement, y compris, le cas échéant, en collectant le consentement des Personnes concernées ; 

• fournir à PayFit les Données personnelles mentionnées dans la Documentation en ligne en vue de lui permettre d’atteindre les finalités autorisées ; 

• documenter par écrit toute Instruction concernant le Traitement décrit dans la Documentation en ligne.

6.3. PayFit n’a pas vocation à héberger des Traitements de Données sensibles et notamment des données de santé, et ne dispose pas de surcroît de l’agrément Hébergeur Agréé de Données de Santé prévu à l’article Article L1111-8 du Code de la santé publique. Le Client qui procédera à des Traitements de Données sensibles et notamment des données de santé en assumera seul la pleine et entière responsabilité, sans que la responsabilité de PayFit ne puisse être engagée à ce titre.

Article 7 – Coopération et Assistance

7.1. PayFit s’engage à : 

• désigner un interlocuteur privilégié chargé de le représenter auprès du Client : le délégué à la Protection des Données tel qu’indiqué dans la Documentation en ligne ;

• adhérer et participer à une logique de coopération afin de s’assurer du respect de la Loi sur la protection des données personnelles et des Instructions ; 

• informer le Client dans les meilleurs délais :

-en cas de survenance d’une Violation de Données personnelles, et ce dans les conditions prévues à l’article 8.2 des présentes Règles ;

-en cas de réception par PayFit ou d'un Sous-traitant ultérieur d'une plainte relative à un Traitement réalisé par PayFit en tant que Sous-traitant :

émanant d'une Personne concernée employée ou anciennement employée du Client, ou

émanant d'une Autorité de régulation et constitutive d'un risque de sanction.

7.2. PayFit s’engage à aider le Client à respecter les obligations énoncées aux articles 32 à 36 du Règlement Général sur la Protection des Données en tenant compte de la nature du Traitement et des informations mises à la disposition de PayFit. Il est précisé que dans le cadre de cet accompagnement, certaines mesures demandées par le Client pourront faire l’objet d’une facturation complémentaire proportionnelle au temps passé par les équipes de PayFit dans la prise en charge de la demande du Client.

Article 8 – Sécurité et Violation de Données personnelles

8.1. PayFit s'engage auprès du Client à mettre œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des Données personnelles et des risques présentés par le Traitement contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, la modification, la divulgation non autorisée ou l'accès aux Données personnelles détenues ou traitées par elle, y compris toutes les mesures nécessaires pour assurer la conformité avec les exigences de sécurité des données dans la Loi sur la protection des données . Les mesures de sécurité mises en place par PayFit dans le cadre du Traitement sont détaillées sur son site Internet à l’adresse https://payfit.com/fr/appendice2-security-measures. Le Client reconnaît que PayFit pourra mettre à jour ses mesures de sécurité organisationnelles et techniques, notamment afin de se conformer à toute nouvelle exigence découlant de la Loi sur la protection des données, pendant toute la durée des présentes Règles, sous réserve de ne pas les dégrader.

8.2. En cas de survenance d’une Violation de Données personnelles affectant les Services de PayFit ou d’un Sous-traitant ultérieur, PayFit s’engage à :

• Notifier au Client toute Violation de Données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance;

• Dans la mesure du possible et au regard des informations portées à sa connaissance, accompagner la notification de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’Autorité de régulation ou à la Personne concernée. 

A ce titre, PayFit indiquera les points suivants :

• La description de la nature de la Violation de Données personnelles y compris, si possible, les catégories et le nombre (ou une approximation) de Personnes Concernées par la Violation et les catégories et le nombre (ou une approximation) de copies des Données personnelles concernés ;

• Le cas échéant, le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

• Dans la mesure du possible, la description des conséquences probables de la Violation de Données personnelles ; et

• La description des mesures prises ou que PayFit propose de prendre pour remédier à la Violation de Données personnelles, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives. 

Dans le cas où il n’est pas possible de fournir toutes les informations précisées au présent article en même temps, PayFit les communiquera de manière échelonnée et dans les meilleurs délais. 

8.3. Le présent article s’entend sans préjudice des obligations propres du Responsable du traitement en matière de sécurisation des Données personnelles.

Article 9 – Destinataires autorisés 

9.1. Stipulations Générales

PayFit garantit au Client qu’elle : 

• restreint l'accès aux Données personnelles aux seuls Destinataires autorisés ayant besoin d'avoir accès aux Données ;

• ne divulgue aucune Donnée personnelle à une autre personne sans en avoir préalablement informé le Client, sauf lorsque la loi ou une décision de justice le requiert.

9.2. Sous-traitants Ultérieurs

9.2.1. PayFit peut engager des Sous-traitants Ultérieurs pour fournir certains services en son nom. Le Client accepte ce recours à des Sous-traitants Ultérieurs et, en signant les présentes Règles, autorise l’utilisation par PayFit des Sous-traitants Ultérieurs listés sur la Documentation en ligne. 

9.2.2 S’agissant des Sous-traitants Ultérieurs, PayFit garantit au Client qu’elle : 

• effectuera les vérifications raisonnables nécessaires sur les mesures de confidentialité et de sécurité des données avant de leur donner accès aux Données personnelles ;

• mettra en place un contrat avec tout Sous-traitant ultérieur désigné, imposant, en substance, les mêmes obligations que celles imposées à PayFit par les présentes Règles ;

• restera pleinement responsable envers le Client de l’exécution des obligations des Sous-traitant ultérieurs dans le cadre de leur contrat avec PayFit ;

• en cas d’ajout ou de remplacement d’un Sous-traitant ultérieur, PayFit en informera le Client qui dispose d’un délai de dix (10) jours à compter de la notification susvisée pour présenter ses objections sur un motif valable relatif à la protection des Données personnelles. A défaut d’objection du Client dans ce délai, le Sous-traitant ultérieur sera considéré comme ayant été accepté par le Client.

9.2.3. Dans le cas où le Responsable du traitement s'opposerait à la désignation d’un Sous-traitant ultérieur dans les conditions détaillées à l’article 9.2 des présentes, chacune des Parties pourra résilier le Contrat chacune des Parties pourra résilier le Contrat dans les conditions prévues à l’article 5.3. des Conditions Générales de Services PayFit. 

9.2.4. Jusqu'à l’expiration du Contrat, PayFit se réserve le droit de suspendre l’accès aux Services concernés par l'objection du Responsable du traitement sans que le Responsable du traitement ne soit fondé à obtenir un remboursement à ce titre. 

9.2.5. Toute sous-traitance ultérieure des Traitements réalisés par PayFit en sa qualité de Sous-traitant ne libère pas PayFit de ses responsabilités et obligations envers le Client en vertu des présentes Règles. PayFit demeure pleinement responsable devant le Responsable du traitement de l’exécution, par le Sous-traitant ultérieur, de ses obligations.

9.3. Tiers

9.3.1. Afin d’exécuter les Services souscrits au titre du Contrat et/ou sur instruction du Client, PayFit pourra transférer les Données personnelles aux Tiers, à savoir notamment : 

• Aux organismes administratifs et sociaux dans le cadre de la gestion des déclarations sociales ; 

• Aux éditeurs tiers dans le cadre d’une Intégration ou d’un partenariat. 

9.3.2. Dans le cas d’une Intégration, le Client reconnaît que PayFit pourra également recevoir des Données personnelles provenant des Tiers. Ces Données personnelles seront traitées par PayFit pour les besoins des finalités autorisées. Le Client s'engage à ce que ses Données personnelles, communiquées par les Tiers, soient exactes, à jour et complètes. PayFit ne pourra être responsable en cas d’erreurs dans la fourniture des Services qui seraient dues à des données inexactes, non à jour et incomplètes. 

Article 10 – Demandes d’exercice de droits

Dans le cas où PayFit recevrait une demande d’une Personne concernée souhaitant exercer ses droits en vertu de la Loi sur la protection des données dans le cadre du Traitement décrit sur la Documentation en ligne, PayFit apportera une assistance raisonnable au Client pour répondre à la demande, étant entendu que : 

• PayFit n’agira que sur instruction écrite du Client ;

• le Client, en qualité de Responsable du traitement, apportera une réponse à la Personne Concernée dans les délais prévus par la Loi sur la protection des données sous sa seule responsabilité ; 

• toute opération réalisée par PayFit dans le cadre d’une demande d’exercice de droit pourra, le cas échéant, donner lieu à une facturation complémentaire compte tenu notamment des investigations techniques réalisées à la demande du Client.

Article 11 – Transfert de Données personnelles vers des Pays Tiers

11.1. PayFit s’engage à se conformer aux Instructions délivrées par le Client concernant les transferts de Données vers des Pays tiers, sauf dans l’hypothèse où PayFit serait tenue, conformément aux lois applicables, de transférer des Données personnelles vers un Pays tiers. Dans ce cas précis, PayFit en informera le Client par écrit avant qu'un tel transfert n'ait lieu, à moins que la loi applicable n'interdise une telle notification.

11.2. Le Client autorise par les présentes le transfert de Données personnelles vers des Pays Tiers aux fins de l’exécution des Services par PayFit en sa qualité de Sous-traitant, à condition que :

• le Pays tiers soit un pays qui, selon la Commission européenne, justifie d’un niveau adéquat de protection des Données personnelles ; ou

• PayFit satisfait à l’une des conditions suivantes :

• le transfert est couvert par les Clauses Contractuelles Types élaborés par la Commission européenne ;

• les transferts effectués s’inscrivent dans le régime des garanties appropriées visé à l’article 46 du Règlement Général sur la Protection des Données et / ou toute autre garantie appropriée ultérieure jugée adéquate par la Commission européenne ;

• les transferts effectués s’inscrivent dans le régime d’exception visé à l’article 49 du Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 12 – Responsabilité 

La responsabilité de PayFit dans le cadre des opérations de Traitement pour le compte du Client est soumise à la limitation de responsabilité prévue au Contrat. 

Article 13 – Sort des données

13.1. Après l’expiration du Contrat pour quelque motif que ce soit, PayFit restitue ou supprime les Données personnelles. 

13.2. Nonobstant ce qui précède, le Client reconnaît que, sous réserve d’avoir collecté le consentement préalable des Personnes concernées ou autre base légale applicable, en application de l’article 5.2. des présentes, PayFit pourra conserver les Données personnelles des Personnes concernées à l’issue du Contrat. PayFit agira alors en qualité de Responsable du traitement et sera seule responsable du respect de ses obligations à ce titre. 

Article 14 – Information et audit

14.1. PayFit s'engage à fournir sur demande et dans les meilleurs délais, les informations que le Client peut raisonnablement demander pour confirmer que PayFit agit conformément à la Loi sur la protection des données .

14.2. Le Client reconnaît que la réalisation d’un audit à certaines périodes de forte activité est susceptible de porter atteinte à la bonne exécution des Services par PayFit et de désorganiser de manière substantielle ses activités auprès de l’ensemble de ses clients. En conséquence, le Client ne pourra exercer son droit d’audit que pendant la Période d’Auditabilité.

14.3. Le Client peut commander la réalisation d’audits sur pièce afin de s’assurer du bon niveau de conformité des Traitements réalisés par PayFit en sa qualité de Sous-traitant en adressant à PayFit une lettre recommandée avec accusé de réception,dans la limite d’un (1) audit par an et pendant la Période d’Auditabilité. PayFit disposera d’un délai de trois (3) mois pour adresser au Client les pièces demandées. Ne sont pas concernées par l’audit sur pièces les éléments confidentiels confiés à PayFit par d’autres clients.

14.4. Le Client peut commander la réalisation d’audits objectifs de conformité à la Loi sur la protection des données sur les opérations de Traitement réalisées par PayFit en sa qualité de Sous-traitant aux fins de l’exécution des Services dans les conditions définies ci-après :

• l’audit devra obligatoirement être précédé d’un audit sur pièce dans les conditions de l’article 14.3. ayant révélé des points de non-conformité substantiels de PayFit ; 

• l’audit est diligenté par un auditeur extérieur sélectionné ensemble par les Parties pour son expertise, son indépendance et son impartialité et qui n’est, en tout état de cause, pas un concurrent de PayFit ;

• l’auditeur sélectionné est lié au Parties par un accord de confidentialité et/ou par le secret professionnel ;

• le Client avise, par écrit et moyennant le respect d’un préavis minimum de trente (30) jours ouvrés, PayFit de son intention de faire procéder à un audit de conformité ;

• en aucune manière, l’audit réalisé ne saurait détériorer ou ralentir les Services proposés par PayFit ou porter atteinte à la gestion organisationnelle de PayFit ;

• un exemplaire du rapport d’audit identique est remis au Client ainsi qu’à PayFit des suites de la réalisation de la mission d’audit et pour lequel des observations pourront être apportées par les Parties. Ce rapport pourra, le cas échéant, faire l’objet d’un examen approfondi dans le cadre d’un comité de pilotage ;

• les frais de l’audit de conformité seront portés à la charge exclusive du Client ;

• le Client ne saurait commander des audits de conformité que dans la limite de un (1) audit par an ; et

• PayFit disposera d’un délai de six (6) mois à compter de la communication du rapport d’audit pour corriger à ses frais les manquements et/ou non-conformités constatés. Le cas échéant, PayFit pourra de façon exceptionnelle allonger ce délai de trois (3) mois après avoir expressément informé le client et justifié objectivement un tel allongement.

14.5. PayFit s'engage à permettre l’accès des auditeurs sélectionnés à ces sites, installations, documents et informations nécessaires en vue d’évaluer son bon niveau de conformité, et coopère pleinement avec eux en vue de la bonne réalisation de leur mission.

14.6. Dans l’hypothèse d’un contrôle réalisé par une Autorité de régulation compétente pouvant intéresser les Traitements du Client, PayFit s’engage à coopérer pleinement avec l’Autorité de régulation.

14.7. Dans l’hypothèse d’un contrôle réalisé par une Autorité de régulation compétente à l’égard du Client, PayFit s’engage à assister pleinement celui-ci concernant les Traitements réalisés.

14.8. L’ensemble des Données collectées au titre des audits, inspections et contrôles sont considérées comme des Données confidentielles protégées par le secret des affaires.

Article 15 – Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes Règles sont soumises au droit applicable et à la juridiction compétente identifiés au sein du Contrat. 

3. Description du Traitement réalisé par PayFit en qualité de Sous-traitant

4.  Sous-traitants ultérieurs

III - Conditions applicables aux Services premium et premium+

PayFit développe et commercialise un programme SaaS de gestion de la paie et de SIRH, et propose à ses Clients une série de services supplémentaires, appelés « Services Premium » et « Services Premium + » (ci-après, le « Service Premium » ou les « Services Premium »), qui peuvent être fournis à un Client selon les conditions établies ci-dessous.

La présente Annexe (l'« Annexe ») fait partie intégrante du Contrat conclu entre les Parties et doit être lue conjointement avec celui-ci. Les termes en majuscules utilisés dans cette Annexe ont le sens qui leur est attribué dans le Contrat d'abonnement signé entre les Parties et dans les Conditions générales disponibles à l'adresse suivante : https://payfit.com/fr/conditions-generales-de-vente-et-dutilisation/ (ci-après, les « Conditions générales »).

En cas de mise à jour de la présente Annexe, la version en ligne en vigueur prévaut sur toute version antérieurement signée entre les Parties.

APRÈS QUOI IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

1. Objectif

La présente Annexe définit les conditions dans lesquelles le Client peut bénéficier d’un ou plusieurs Service(s) premium énumérés ci-dessous.

Le Service premium sera activé à la date définie entre le Client et PayFit. La liste des Services premium, mise à jour, est accessible depuis ce lien https://payfit.com/fr/cgv-annexes/.

Services premium

De 0 à 24 Collaborateurs :

1. Accompagnement standard au démarrage et à la Mise en place, plus : 

• Accompagnement à la mise en place par des conseillers 

• Contrôle de cohérence systématique des données de paie

• Support prioritaire : vos demandes sont traitées en priorité par nos équipes pour vous apporter des réponses rapides.

2. Après la Mise en place, service client et support incluant : 

• Rappel dans l’heure : vous êtes rappelés dans l’heure, jusqu’à 1h30 d’échanges téléphoniques par mois calendaire avec nos équipes relation client.*

• Support prioritaire : vos demandes sont traitées en priorité par nos équipes pour vous apporter des réponses rapides.

*Service disponible du lundi au vendredi de 9h30 à 12h et 14h à 17h

A partir de 25 collaborateurs :

1. Accompagnement standard au démarrage et à la Mise en place, plus : 

• support prioritaire : vos demandes sont traitées en priorité par nos équipes pour vous apporter des réponses rapides.

1. Après la Mise en Place, support prioritaire et accès au service client incluant : 

• Rappel dans l’heure : vous êtes rappelés dans l’heure, jusqu’à 1h30 d’échanges téléphoniques par mois calendaire avec nos équipes relation client.*​

*Service disponible du lundi au vendredi de 9h30 à 12h et 14h à 17h

Services premium +

A la création du Compte, inclut tous les Services premium plus, après la Mise en place :

• Prise en charge des régularisations : nos équipes prennent en charge vos demandes de corrections**;

• Appel mensuel : bénéficiez de 45min d’appel dans le mois calendaire avec un expert paie pour anticiper vos sujets mensuels ou ponctuels.

**Dans la limite des régularisations que nos équipes peuvent effectuer, disponibles ICI. Ci-dessous le tableau des régularisations prises en charge à la date de signature (sous réserve d’évolution)

2. Processus de tarification, de facturation et de fourniture des Services premium

PayFit fournira les Services premium au Client, à condition que le Client (i) ait réglé toutes les sommes dues à PayFit en vertu du Contrat et (ii) accepte les conditions de la présente Annexe.

En souscrivant aux Services premium, le Client accepte de payer à PayFit un forfait mensuel ( « **Prix des Services premium ») qui sera facturé chaque mois d’avance conformément aux tarifs applicables.

Le Client reconnaît et accepte que PayFit est en droit de demander toute information ou donnée qu’il juge appropriée et nécessaire pour fournir les Services premium. Le Client s’engage à fournir à PayFit lesdites informations dans le délai demandé par PayFit et reconnaît que le non-respect de cette obligation peut entraîner des retards pour lesquels PayFit ne pourra être tenu pour responsable.

PayFit se réserve le droit de facturer des frais supplémentaires, sous réserve d’un accord écrit avec le Client, dans les cas suivants : (i) chaque fois qu’une prestation supplémentaire et imprévue est requise pour fournir les Services premium, (ii) lorsque le Client demande une prestation supplémentaire, ou (iii) si une prestation imprévue devient nécessaire, par exemple en raison de difficultés inattendues ou si les exigences du Client changent de manière significative au cours du projet.

 3. Priorité contractuelle

En cas de discordance entre la présente Annexe et le Contrat d’abonnement, concernant les Services premium, les dispositions de la présente Annexe prévaudront.

4. Obligations du client

4.1 Le Client reconnaît et accepte que PayFit ne fournit aucun conseil juridique sous quelque forme que ce soit, et que le Client est seul responsable (i) de demander des avis juridique appropriés, et (ii) des décisions qu’il prend, qu’elles soient ou non fondées sur les Services premium fournis par PayFit.

Le Client reconnaît et accepte que PayFit ne sera jamais responsable des conseils donnés dans le cadre des Services premium, lesquels ne constituent en aucun cas des conseils juridiques professionnels. Le Client accepte et reconnaît qu’il devra toujours documenter par écrit sa demande relative aux Services premium pour qu’elle soit prise en compte par PayFit.

4.2 Le Client reconnaît et accepte que tout Service premium fourni par PayFit est soumis à une obligation de moyens. Le Client reconnaît que PayFit s’engage à fournir les Services premium en temps utile. Le Client accepte également de communiquer toutes les informations nécessaires à la fourniture des Services premium dans les délais demandés par PayFit et reconnaît que tout manquement à cette obligation peut entraîner des retards dont PayFit ne pourra être tenu pour responsable.

4.3 Le Client s’engage à fournir toutes les informations nécessaires à la fourniture des Services premium par PayFit de manière confidentielle, sécurisée et conforme aux réglementations, notamment en utilisant un dispositif de transfert électronique sécurisé pour transmettre ces informations.

4.4 Le Client reconnaît et accepte qu’il doit fournir à PayFit des informations précises, à jour et adéquates pour la fourniture des Services premium. En conséquence, le Client reconnaît que toute incomplétude, inexactitude ou omission peut entraîner des erreurs dans les documents et données relatifs aux Services premium, sans que PayFit ne puisse en être tenu pour responsable.

4.5 De plus, le Client reconnaît que les Services premium couvrent uniquement la prestation de ces services sous la législation française, pour une entité française, et uniquement en relation avec les sujets et thèmes mentionnés dans la liste accessible via ce lien  https://payfit.com/fr/cgv-annexes/.

4.6 Le Client reconnaît et accepte que PayFit ne sera pas tenu de répondre à toute demande du Client visant à fournir ou réaliser un service en dehors du cadre des Services premium, tel que défini par PayFit à sa seule discrétion.

4.7 En plus du traitement effectué dans le cadre du Contrat d’abonnement, le Client accepte et consent au traitement de ses données personnelles pour la fourniture des Services premium. Ce traitement sera effectué conformément aux dispositions de l’accord de sous-traitance en matière de protection des données à caractère personnel.

4.8 Le Client charge PayFit de partager toutes les données nécessaires (y compris les données personnelles décrites dans  l’accord de sous-traitance en matière de protection des données à caractère personnel) avec les administrations sociales ou fiscales françaises pertinentes en lien avec la prestation des Services Premium.

5. Responsabilité 

PayFit ne saurait être tenue responsable que des dommages directs prouvés résultant exclusivement d’un manquement à ses obligations définies dans l’Annexe, dans la limite du plafond de responsabilité prévu dans le Contrat d’abonnement.

PayFit ne pourra en aucun cas être tenue responsable :

• Des conséquences d’informations inexactes, incomplètes, ou transmises tardivement par le Client susceptibles d’entraîner des retards ou erreurs. Le Client est donc seul responsable (i) de l'exactitude, de l'intégralité, de la qualité, de la légalité, de la fiabilité et de la pertinence du contenu et des informations fournies ; et (ii) de l'obtention de tous les droits liés à l'utilisation du Contenu et des informations fournies ; 

• Des décisions prises par le Client suite à la fourniture des Services premium par PayFit ;

• Des dommages indirects et/ou imprévisibles, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution.)

Le Client est seul responsable de la mise à jour de ses informations, directement ou avec l’intervention de PayFit. Aucune mise à jour ne sera effectuée par PayFit sans instruction préalable du Client.

6. Durée et résiliation

Cette Annexe entrera en vigueur à la date de sa signature et prendra fin dans les conditions définies au présent article. Le Client reconnaît que PayFit aura le droit de résilier ou de suspendre temporairement l’exécution de la présente Annexe :

• immédiatement après une notification écrite en cas de non-paiement ;

• ou si la prestation des Services de PayFit dans le cadre du Contrat abonnement prend fin, quelle qu’en soit la raison auquel cas la résiliation s’effectue conformément aux modalités de résiliation prévues dans les Conditions générales ;

• Sur décision de PayFit de mettre fin aux Services premium en informant le client  dans un délai raisonnable, sans indemnité.

• La suspension ou la résiliation des Services premium pour quelque raison que ce soit, n'a pas d’incidence sur la poursuite du Contrat.