Documentation annexe à jour
Date de dernière mise à jour : 31 Octobre 2024
I - Services susceptibles d’être fournis par PayFit
Le produit PayFit évolue et de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement développées, ce que le Client accepte et reconnaît.
Le Client reconnaît expressément que le fait d'avoir accès temporairement ou de manière prolongée à des Services non inclus dans le Plan souscrit mais appartenant à un autre Plan ne lui donne pas de droit sur l'utilisation de ces Services non inclus dans le futur et reconnaît que tout éventuel accès à ces Services non inclus dans son offre peuvent être coupés à tout moment. Le Client s’engage à prendre connaissance et à se conformer aux éventuelles conditions spécifiques qui lui seront applicables et qui sont accessibles en bas de page.
PLAN 1 : PAIE
⬇️ PAIE
Paie automatisée et programmable Bulletins de paie dématérialisés Fichiers SEPA Intégrations avec nos partenaires
Demandes d'acomptes sur salaires Paiement des acomptes Espace employé (demandes d'acomptes et accès aux fiches de paie) Registre unique du personnel Prévisualisation des bulletins de paie en temps réel Saisie ou modification des éléments de rémunération (individuel / en masse) Saisie ou modification des absences (individuel / en masse) Saisie ou modification des heures supplémentaires ou complémentaires (individuel / en masse) Gestion des titres-restaurant et des indemnités de repas Gestion des primes Gestion des frais de transports Gestion des avantages en nature et frais professionnels Gestion des chèques-vacances Ajout de nouveaux collaborateurs Gestion de l’activité partielle Simulation de fin de contrat Intégration des données et informations en cas de fin de contrat de collaborateurs et génération de documents de fin de contrat
⬇️ DECLARATIONS SOCIALES *
Génération et envoi des déclarations sociales nominatives mensuelles (DSN) Export du récapitulatif de la déclaration sociale nominative mensuelle Génération et envoi des déclarations sociales événementielles : attestations de salaires (AS), reprise anticipée du travail suite à un arrêt de travail et signalements de fin de contrat de travail unique (FCTU) Génération et envoi de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) Déclaration de certaines taxes annuelles via la DSN :
- Part légale (à l’exclusion de la part conventionnelle) de la Formation professionnelle continue (FPC) ;
- Compte personnel de formation pour les salariés en CDD (CPF- CDD) ;
- Part principale de la taxe d’apprentissage;
- Solde de la taxe d’apprentissage;
- Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage (CSA) ;
- Contribution à l’Obligation d’Emploi de Travailleur Handicapé (OETH)
Proposition automatique des mises à jour de contrats prévoyance/mutuelle sous réserve de disponibilité de la fiche de paramétrage sur Net Entreprise (soumise à validation par le Client sur son compte) Mise à jour des taux de cotisation d’accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) (soumise ou non à validation par le Client selon sa situation) Accès aux informations suivantes en lien avec les organismes sociaux et fiscaux :
- Synthèse des paiements dûs aux organismes suivants : retraite complémentaire, URSSAF, DGFIP et France Travail
- Module CPAM : accès à la messagerie et au suivi des attestations de salaires
- Récapitulatif des informations clés en lien avec les différents organismes : mutuelle, prévoyance, CPAM, retraite, URSSAF, DGFIP et France Travail
*A l'exception des cas où le Client a sélectionné sur son compte l’option de prendre à sa charge la génération et l’envoi des déclarations ci-dessous et des cas où le Client n’y est pas soumis.
⬇️ PILOTAGE ET GESTION COMPTABLE
Écritures comptables et livre de paie Export des documents comptables (livre de paie, écritures comptables, provisions de congés payés et de RTT) Reporting et graphiques personnalisés Récapitulatifs de réduction de charges Exports et imports de données Accès comptable
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+ En Option (facturé en sus):
⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”
Dématérialisation (3)
Gestion multi-devises
⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)
- Accompagnement à l’embauche
- Accompagnement pendant la vie du salarié
- Accompagnement lors des fins de contrat
- Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise
PLAN 2 : PAIE AVANCÉE
Services couverts par le Plan 1 : Paie
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⬇️ GESTION DU PERSONNEL
Organigramme Annuaire employé Espace employé complet Espace manager Gestion des temps et activités Aide à l'intégration d'un nouvel employé Stockage et partage de documents Droits de validations
⬇️ CONGES ET ABSENCES
Demande depuis l'espace employé Validation managériale Calendrier Impact en paie en temps réel Solde de congés / absences
⬇️ GESTION DE DOCUMENTS RH
Génération de documents RH (dont contrats de travail) (1)
Signature électronique (2)
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+ En Option (facturé en sus):
⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”
Dématérialisation (3)
Gestion multi-devises
⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)
Accompagnement à l’embauche
Accompagnement pendant la vie du salarié
Accompagnement lors des fins de contrat
Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise
PLAN 3 : RH+
Services couverts par le Plan 2 : Paie Avancée
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⬇️ PERFORMANCE ET ENGAGEMENT
Entretiens & Revues de performance
Echanges 1:1
Gestion des objectifs
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+ En Option (facturé en sus):
⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”
Dématérialisation (3)
Gestion multi-devises
⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)
Accompagnement à l’embauche
Accompagnement pendant la vie du salarié
Accompagnement lors des fins de contrat
Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise
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*(1) Conditions spécifiques génération de contrats : Le Client reconnaît que les modèles de contrats générés sont des modèles qui nécessitent d'être adaptés à la situation et à l'objectif du Client. Ainsi, le Client reconnaît que ces modèles de contrat ne l'exemptent pas de la consultation d'un professionnel du droit si nécessaire. *
*(2) Conditions spécifiques signature électronique :https://payfit.com/fr/conditions-generales-signature-electronique/*
*(3) Dématérialisation : En utilisant la fonctionnalité de dématérialisation des notes de frais, le Client accepte et reconnaît qu'il est seul responsable de la numérisation de toute note de frais téléchargée par un Membre du Personnel ou par un Administrateur et de leur conformité aux dispositions l'article Article A102 B-2 I) du Livre des Procédure Fiscales français, à l'exclusion de toute responsabilité de PayFit. A ce titre, il devra s'assurer de la numérisation conforme des justificatifs papiers pour chaque note de frais dématérialisée, et notamment : de la conservation des couleurs, de l'absence de traitement de l'image téléchargée, ou encore de toute compression du fichier. PayFit ne pourra en aucun cas être tenue responsable de perte des justificatifs papiers avant, d'une part, toute validation définitive de la note de frais dématérialisée, ce que le Client accepte et reconnaît et, d'autre part, l'indication par PayFit de la finalisation de la phase de dématérialisation conforme. Le Client reconnaît qu'il est de sa seule responsabilité, de celle de ses Administrateurs et de ses Membres du Personnel de se renseigner sur d'éventuelles règles internes additionnelles applicables en sus à la gestion des notes de frais. Le Client reconnaît également que la fonctionnalité de dématérialisation des notes de frais ne pourra pas s'appliquer pour le traitement des notes de frais sans justificatif et qu'il incombera au Client de conserver dans de tels cas les justificatifs originaux papiers. Le Client fait son affaire de télécharger et stocker l'ensemble des notes de frais préalablement à son départ en cas de fin de son Contrat avec PayFit.*
*(4) Accompagnement en droit social :
*(i) L’accompagnement en droit social sera fourni directement par un prestataire tiers sans intervention directe ou indirecte de PayFit. Le prix de l’abonnement sera calculé par SIRET et facturé par PayFit (mandatée par le prestataire tiers) au nom et pour le compte du prestataire tiers au Client, ce que le Client accepte et reconnaît. PayFit ne sera aucunement responsable de la fourniture ou de la non-fourniture des services d'accompagnement en droit social de ce prestataire.
- (ii) Détail de l’accompagnement en droit social :
⬇️ ACCOMPAGNEMENT A L’EMBAUCHE Génération de contrats (CDI, CDD) Génération de clauses spécifiques Information et aide sur les clés de validité du cumul mandat social / contrat de travail Information et aide sur la rémunération minimale des apprentis / alternants et stagiaires Aide à la cohérence de position conventionnelle des salariés Rappels calendaires individualisés (période d'essai avec délai de prévenance, etc.)
*⬇️ ACCOMPAGNEMENT PENDANT LA VIE DU SALARIÉ Modification du contrat de travail (hors motif économique)
Génération de procédure disciplinaire
Génération de lettre de renouvellement de période d'essai
Aide à l'ajustement de la durée du travail avec la position conventionnelle et la rémunération
Information sur la gestion des congés payés et congés spéciaux (paternité)*
*⬇️ ACCOMPAGNEMENT LORS DES FINS DE CONTRAT Génération de lettre de rupture de période d'essai
Génération de lettre de réponse à la démission
Génération de procédure de rupture conventionnelle individuelle
Génération de procédure de licenciement personnel
Génération de procédure de licenciement économique individuel
Hors forfait: gestion des salariés protégés, transaction et (pré)contentieux*
*⬇️ ACCOMPAGNEMENT SUR LA VIE COLLECTIVE DE L’ENTREPRISE Relations avec le CSE
Génération de charte de télétravail (charte et suivi)
Génération de charte de droit à la déconnexion (charte)
Génération de règlement intérieur
Génération du DUERP et annexes obligatoires
Génération des documents d'affichage obligatoire
Génération de l'engagement de forfait mobilité durable
Génération du dispositif d'astreinte
Information sur les délais de conservation des données personnelles relatives aux salariés
Génération des trames des entretiens professionnels et entretiens de suivi obligatoires (télétravail, forfait jours ,etc.)
Génération de plan sanitaire*
* Hors forfait: élections du CSE et négociation d'accords d'entreprise*
II - Protection des données personnelles
1. Coordonnées du Délégué à la Protection des Données
| Délégué/Représentant à la protection des données de PayFit | | --- | --- | | Mail | privacy@payfit.com | | Courrier | PayFit – A l’attention du DPO, 1 rue de Saint-Pétersbourg, 75009 Paris |
2. Description du Traitement réalisé par PayFit en qualité de Sous-Traitant
| Catégories de Personnes concernées |
|---|
| Collaborateurs, stagiaires et autres membres du personnel du Client |
| Personnes externes (experts comptables, mandataires sociaux, avocats ou toutes autres personnes externes susceptibles d’intervenir dans la gestion de la paie et du personnel) |
| Catégories de données |
|---|
| Données d’identité |
| Données professionnelles |
| Données relatives à l’expérience professionnelle |
| Données relatives à la vie personnelle |
| Coordonnées bancaires |
| Informations d’ordre social |
| Informations d’ordre économique et financier relevant du cadre professionnel |
| Données relatives aux visites médicales, accidents du travail ou congés maladie divers |
| Données de journaux de connexion |
| Données communiquées pour le paramétrage de compte par les Clients |
| Toutes autres données que les Clients, membres du personnel ou toutes personnes externes habilitées à intervenir dans la gestion de la paie et du personnel sont susceptibles de télécharger sur les comptes Client et employé PayFit. |
| Nature du traitement |
|---|
| Toute opération telle que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction. |
| Finalités autorisées |
|---|
| Gestion de la Paie |
| Gestion des déclarations sociales |
| Registre unique du personnel |
| Gestion des notes de frais |
| Gestion du temps de travail |
| Gestion des absences |
| Gestion des organigrammes et annuaires |
| Gestion de la communication interne (1 :1) |
| Gestion administrative du personnel |
| Gestion des accès et sécurisation des comptes |
| Onboarding |
| Formation et assistance |
3. Sous-Traitants Ultérieurs
| Catégorie de traitement | Sous-traitants Ultérieurs | Emplacement des opérations de traitement |
|---|---|---|
| Hébergement | Amazon Web Services | Espace Economique Européen |
| Azure | Espace Economique Européen | |
| Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des Services | Mailgun Technologies, Inc. | Pays tiers |
| Twilio | Pays tiers | |
| Datadog, Inc. | Espace Economique Européen | |
| UIPath | Pays tiers | |
| Assistance et formation | WebHelp SAS | Pays tiers |
| Intercom R&D Unlimited Company | Pays tiers | |
| Salesforce | Pays tiers | |
| Onboarding | Mindee SAS | Espace Economique Européen |
| Services spécifiques | YouSign | Espace Economique Européen |
III - Conditions applicables au Service Premium
- Services Premium
- Services Premium +
PayFit et le Client conviennent que les termes en majuscules auront le sens qui leur est attribué dans le Contrat d’Abonnement signé entre les Parties ou, s'ils ne sont pas définis dans celui-ci, dans les Conditions Générales disponibles au lien suivant https://payfit.com/fr/conditions-generales-de-vente-et-dutilisation/ (ci-après, les « Conditions Générales »).
CONSIDERANT QUE :
PayFit développe et commercialise un programme SaaS de gestion de la paie et de SIRH, et propose à ses Clients une série de services supplémentaires, appelés « Services Premium » et « Services Premium + » (ci-après, le « Service Premium » ou les « Services Premium »), qui peuvent être fournis à un Client selon les conditions établies ci-dessous.
Par conséquent, les Parties ont conclu la présente Annexe (ci-après, l'« Annexe »).
APRÈS QUOI IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
1. Objectif
La présente Annexe définit les conditions dans lesquelles le Client peut bénéficier d'un ou plusieurs Service(s) Premium énumérés ci-dessous :
Le service Premium sera activé à la date définie entre le Client et PayFit. La liste des Services Premium, mise à jour, est accessible depuis ce lien https://payfit.com/fr/cgv-annexes/. Le Client reconnaît et accepte que la liste des Services Premium, mise à jour et accessible depuis le site internet, prévaudra sur la liste fournie par la présente Annexe.
Services Premium
- Rappel dans l’heure : vous êtes rappelés dans l’heure, jusqu’à 1h30 d’échanges téléphoniques par mois avec nos équipes relation client.*
- Support prioritaire : vos demandes sont traitées en priorité par nos équipes pour vous garantir des réponses rapides.
Service disponible du lundi au vendredi de 9h30 à 12h et 14h à 17h*
Services Premium +
Inclut tous les Services Premium plus :
- Prise en charge des régularisations : nos équipes prennent en charge vos demandes de corrections.**
- Appel mensuel : bénéficiez de 45min d’appel dans le mois avec un expert paie pour anticiper vos sujets mensuels ou ponctuels.
* Dans la mesure des régularisations que nos équipes peuvent effectuer, disponibles ICI. Ci-dessous le tableau des régularisations prises en charge à la date de signature (sous réserve d’évolution)*
| Type de régularisation | Type détaillé |
|---|---|
| Élément de rémunération | Salaire de base |
| Élément de rémunération | Repas |
| Élément de rémunération | Primes |
| Élément de rémunération | Transport |
| Élément de rémunération | Avantages et frais |
| Élément de rémunération | Épargne salariale |
| Absences et temps de travail | Congés payés, RTT, repos |
| Absences et temps de travail | Arrêt maladie |
| Absences et temps de travail | Maintien, subrogation, IJSS |
| Absences et temps de travail | Compteurs (CP, RTT, repos) |
| Absences et temps de travail | Heures supplémentaires, complémentaires |
| Absences et temps de travail | Activation ou désactivation de la subrogation |
| Absences et temps de travail | Plafond de la sécurité sociale (PMSS) |
| Absences et temps de travail | Période de référence des congés payés |
| Contrat de travail | Nature du contrat (CDI, CDD, stagiaire, apprenti, etc.) |
| Contrat de travail | Date de début de contrat |
| Contrat de travail | Temps de travail |
| Contrat de travail | Poste, classification, ou coefficient |
| Fin de contrat | Oubli de fin de contrat |
| Fin de contrat | Modification de fin de contrat |
| Fin de contrat | Annulation de fin de contrat |
| Fin de contrat | Indemnité de non-concurrence |
| Contrat de travail | Ajout d'un contrat dans le passé |
| Contrat de travail | Contrat créé à tort |
| Contrat de travail | Transfert de contrat |
| Mutuelle, prévoyance ou retraite | Mutuelle - Affiliation, contrat |
| Mutuelle, prévoyance ou retraite | Mutuelle - Taux, base, cotisations |
| Mutuelle, prévoyance ou retraite | Prévoyance - Affiliation, contrat |
| Mutuelle, prévoyance ou retraite | Prévoyance - Taux, base, cotisations |
| Mutuelle, prévoyance ou retraite | Retraite - Affiliation, contrat |
| Mutuelle, prévoyance ou retraite | Retraite - Taux, base, cotisations |
| Urssaf et France Travail | Effectifs et seuils de dépassement |
| Urssaf et France Travail | Taux AT/MP |
| Urssaf et France Travail | Taux versement mobilité |
| Urssaf et France Travail | Taux bonus / malus France Travail |
| Taxes annuelles | Taxe d'apprentissage |
| Taxes annuelles | Taxe sur les salaires |
| Taxes annuelles | DOETH ou AGEFIPH |
| Autres | Axes analitiques |
| Autres | Archivage d'un salarié dans le passé (si plus de 6 mois concernés) |
2. Processus de tarification, de facturation et de fourniture des Services Premium
PayFit fournira les Services Premium au Client, à condition que le Client (i) ait réglé toutes les sommes dues à PayFit en vertu du Contrat et (ii) accepte les conditions de la présente Annexe.
En souscrivant aux Services Premium, le Client accepte de payer à PayFit un forfait mensuel ( « Prix des Services Premium ») qui sera facturé chaque mois conformément aux tarifs applicables, décrits dans l'Annexe 1 du Contrat d'Abonnement.
Après paiement du Prix des Services Premium, le Client aura le droit de demander l’accès aux Services Premium.
Le Client reconnaît et accepte que PayFit est en droit de demander toute information ou donnée qu'il juge appropriée et nécessaire pour fournir les Services Premium correspondants. Le Client s'engage à fournir à PayFit lesdites informations dans le délai demandé par PayFit et reconnaît que le non-respect de cette obligation peut entraîner des retards pour lesquels PayFit ne pourra être tenu pour responsable.
Les Services Premium seront fournis au Client avec l'assistance de PayFit lorsque cela est nécessaire.
PayFit se réserve le droit de facturer des frais supplémentaires, sous réserve d'un accord écrit avec le Client, dans les cas suivants : (i) chaque fois qu'une prestation supplémentaire et imprévue est requise pour fournir les Services Premium, (ii) lorsque le Client demande une prestation supplémentaire, ou (iii) si une prestation imprévue devient nécessaire, par exemple en raison de difficultés inattendues ou si les exigences du Client changent de manière significative au cours du projet.
3. Priorité contractuelle
En cas de discordance entre la présente Annexe et le Contrat d’Abonnement, concernant les Services Premium, les dispositions de la présente Annexe prévaudront.
4. Obligations du client
4.1 Le Client reconnaît et accepte que PayFit ne fournit aucun conseil juridique sous quelque forme que ce soit, et que le Client est seul responsable (i) de demander des avis juridique appropriés, et (ii) des décisions qu'il prend, qu'elles soient ou non fondées sur les Services Premium fournis par PayFit.
Le Client reconnaît et accepte que PayFit ne sera jamais responsable des conseils donnés dans le cadre des Services Premium, lesquels ne constituent en aucun cas des conseils juridiques professionnels. Le Client accepte et reconnaît qu'il devra toujours documenter par écrit sa demande relative aux Services Premium pour qu'elle soit prise en compte par PayFit.
4.2 Le Client reconnaît et accepte que tout Service Premium fourni par PayFit est soumis à une obligation de moyens. Le Client reconnaît que PayFit s'engage à fournir les Services Premium en temps utile. Le Client accepte également de communiquer toutes les informations nécessaires à la fourniture des Services Premium dans les délais demandés par PayFit et reconnaît que tout manquement à cette obligation peut entraîner des retards dont PayFit ne pourra être tenu pour responsable.
4.3 Le Client s'engage à fournir toutes les informations nécessaires à la fourniture des Services Premium par PayFit de manière confidentielle, sécurisée et conforme aux réglementations, notamment en utilisant un dispositif de transfert électronique sécurisé pour transmettre ces informations.
4.4 Le Client reconnaît et accepte qu'il doit fournir à PayFit des informations précises, à jour et adéquates pour la fourniture des Services Premium. En conséquence, le Client reconnaît que toute incomplétude, inexactitude ou omission peut entraîner des erreurs dans les documents et données relatifs aux Services Premium, sans que PayFit ne puisse en être tenu pour responsable.
Dans ce contexte, le Client est donc seul responsable (i) de l'exactitude, de l'intégralité, de la qualité, de la légalité, de la fiabilité et de la pertinence du contenu et des informations fournies ; et (ii) de l'obtention de tous les droits liés à l'utilisation du contenu et des informations fournies.
4.5 De plus, le Client reconnaît que les Services Premium couvrent uniquement la prestation de ces services sous la législation française, pour une entité française, et uniquement en relation avec les sujets et thèmes mentionnés dans l'Annexe, selon ce que PayFit juge approprié.
4.6 Le Client reconnaît et accepte que PayFit ne sera pas tenu de répondre à toute demande du Client visant à fournir ou réaliser un service en dehors du cadre des Services Premium, tel que défini par PayFit à sa seule discrétion.
4.7 En plus du traitement effectué dans le cadre du Contrat d'Abonnement, le Client accepte et consent au traitement de ses données personnelles pour la fourniture des Services Premium. Ce traitement sera effectué conformément aux dispositions de l’Annexe 2 du Contrat d’Abonnement.
4.8 Le Client charge PayFit de partager toutes les données nécessaires (y compris les données personnelles décrites dans le Contrat d'Abonnement) avec les administrations sociales ou fiscales françaises pertinentes en lien avec la prestation des Services Premium.
5. Durée et résiliation
Cette Annexe entrera en vigueur à la date de sa signature et prendra fin dans les conditions définies au présent article. Le Client reconnaît que PayFit aura le droit de résilier ou de suspendre temporairement l'exécution de la présente Annexe :
- immédiatement après une notification écrite en cas de non-paiement ;
- ou si la prestation des Services de PayFit dans le cadre du Contrat d'Abonnement prend fin, quelle qu'en soit la raison
- ou dans le cas où PayFit décide, à sa seule discrétion, de cesser de fournir les Services Premium au Client.