Documentation annexe à jour

Date de dernière mise à jour : 04 mars 2024

Le produit PayFit évolue et de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement développées, ce que le Client accepte et reconnaît.
Le Client reconnaît expressément que le fait d'avoir accès temporairement ou de manière prolongée à des Services non inclus dans le Plan souscrit mais appartenant à un autre Plan ne lui donne pas de droit sur l'utilisation de ces Services non inclus dans le futur et reconnaît que tout éventuel accès à ces Services non inclus dans son offre peuvent être coupés à tout moment. Le Client s’engage à prendre connaissance et à se conformer aux éventuelles conditions spécifiques qui lui seront applicables et qui sont accessibles en bas de page.

PLAN 1 : PAIE

⬇️ PAIE
Paie automatisée et programmable
Bulletins de paie dématérialisés
Fichiers SEPA
Intégrations avec nos partenaires
Demandes d'acomptes sur salaires
Paiement des acomptes
Espace employé (demandes d'acomptes et accès aux fiches de paie)
Registre unique du personnel
Prévisualisation des bulletins de paie en temps réel
Saisie ou modification des éléments de rémunération (individuel / en masse)
Saisie ou modification des absences (individuel / en masse)
Saisie ou modification des heures supplémentaires ou complémentaires (individuel / en masse)
Gestion des titres-restaurant et des indemnités de repas
Gestion des primes
Gestion des frais de transports
Gestion des avantages en nature et frais professionnels
Gestion des chèques-vacances
Ajout de nouveaux collaborateurs
Gestion de l’activité partielle
Simulation de fin de contrat
Intégration des données et informations en cas de fin de contrat de collaborateurs et génération de documents de fin de contrat
⬇️ DECLARATIONS SOCIALES
Génération et envoi des déclarations sociales nominatives mensuelles (DSN) Export du récapitulatif de la déclaration sociale nominative mensuelle Génération et envoi des déclarations sociales événementielles : attestations de salaires (AS), reprise anticipée du travail suite à un arrêt de travail et signalements de fin de contrat de travail unique (FCTU) Génération et envoi de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) Déclaration de certaines taxes annuelles via la DSN :
  • Part légale (à l’exclusion de la part conventionnelle) de la Formation professionnelle continue (FPC) ;
  • Compte personnel de formation pour les salariés en CDD (CPF- CDD) ;
  • Part principale de la taxe d’apprentissage;
  • Solde de la taxe d’apprentissage;
  • Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage (CSA) ;
  • Contribution à l’Obligation d’Emploi de Travailleur Handicapé (OETH)
Proposition automatique des mises à jour de contrats prévoyance/mutuelle sous réserve de disponibilité de la fiche de paramétrage sur Net Entreprise (soumise à validation par le Client sur son compte) Mise à jour des taux de cotisation d’accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) (soumise ou non à validation par le Client selon sa situation) Accès aux informations suivantes en lien avec les organismes sociaux et fiscaux :
  • Synthèse des paiements dûs aux organismes suivants : retraite complémentaire, URSSAF, DGFIP et France Travail
  • Module CPAM : accès à la messagerie et au suivi des attestations de salaires
  • Récapitulatif des informations clés en lien avec les différents organismes : mutuelle, prévoyance, CPAM, retraite, URSSAF, DGFIP et France Travail
*A l'exception des cas où le Client a sélectionné sur son compte l’option de prendre à sa charge la génération et l’envoi des déclarations ci-dessous et des cas où le Client n’y est pas soumis.
⬇️ PILOTAGE ET GESTION COMPTABLE
Écritures comptables et livre de paie
Export des documents comptables (livre de paie, écritures comptables, provisions de congés payés et de RTT)
Reporting et graphiques personnalisés
Récapitulatifs de réduction de charges
Exports et imports de données
Accès comptable
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+ En Option (facturé en sus):
⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”
Dématérialisation (3)
Gestion multi-devises
⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)
  • Accompagnement à l’embauche
  • Accompagnement pendant la vie du salarié
  • Accompagnement lors des fins de contrat
  • Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise

PLAN 2 : PAIE AVANCÉE

Services couverts par le Plan 1 : Paie
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⬇️ GESTION DU PERSONNEL
Organigramme
Annuaire employé
Espace employé complet
Espace manager
Gestion des temps et activités
Aide à l'intégration d'un nouvel employé
Stockage et partage de documents
Droits de validations
⬇️ CONGES ET ABSENCES
Demande depuis l'espace employé
Validation managériale
Calendrier
Impact en paie en temps réel
Solde de congés / absences
⬇️ GESTION DE DOCUMENTS RH
Génération de documents RH (dont contrats de travail) (1)
Signature électronique (2)
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+ En Option (facturé en sus):
⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”
Dématérialisation (3)
Gestion multi-devises
⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)
Accompagnement à l’embauche
Accompagnement pendant la vie du salarié
Accompagnement lors des fins de contrat
Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise

PLAN 3 : RH+

Services couverts par le Plan 2 : Paie Avancée
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⬇️ PERFORMANCE ET ENGAGEMENT
Entretiens & Revues de performance
Echanges 1:1
Gestion des objectifs
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+ En Option (facturé en sus):
⬇️ ADD-ON “NOTES DE FRAIS”
Dématérialisation (3)
Gestion multi-devises
⬇️ ADD-ON “ACCOMPAGNEMENT EN DROIT SOCIAL” (4)
Accompagnement à l’embauche
Accompagnement pendant la vie du salarié
Accompagnement lors des fins de contrat
Accompagnement sur la vie collective de l’entreprise
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(1) Conditions spécifiques génération de contrats : Le Client reconnaît que les modèles de contrats générés sont des modèles qui nécessitent d'être adaptés à la situation et à l'objectif du Client. Ainsi, le Client reconnaît que ces modèles de contrat ne l'exemptent pas de la consultation d'un professionnel du droit si nécessaire.
(2) Conditions spécifiques signature électronique : https://payfit.com/fr/conditions-generales-signature-electronique/
(3) Dématérialisation : En utilisant la fonctionnalité de dématérialisation des notes de frais, le Client accepte et reconnaît qu'il est seul responsable de la numérisation de toute note de frais téléchargée par un Membre du Personnel ou par un Administrateur et de leur conformité aux dispositions l'article Article A102 B-2 I) du Livre des Procédure Fiscales français, à l'exclusion de toute responsabilité de PayFit. A ce titre, il devra s'assurer de la numérisation conforme des justificatifs papiers pour chaque note de frais dématérialisée, et notamment : de la conservation des couleurs, de l'absence de traitement de l'image téléchargée, ou encore de toute compression du fichier. PayFit ne pourra en aucun cas être tenue responsable de perte des justificatifs papiers avant, d'une part, toute validation définitive de la note de frais dématérialisée, ce que le Client accepte et reconnaît et, d'autre part, l'indication par PayFit de la finalisation de la phase de dématérialisation conforme. Le Client reconnaît qu'il est de sa seule responsabilité, de celle de ses Administrateurs et de ses Membres du Personnel de se renseigner sur d'éventuelles règles internes additionnelles applicables en sus à la gestion des notes de frais. Le Client reconnaît également que la fonctionnalité de dématérialisation des notes de frais ne pourra pas s'appliquer pour le traitement des notes de frais sans justificatif et qu'il incombera au Client de conserver dans de tels cas les justificatifs originaux papiers. Le Client fait son affaire de télécharger et stocker l'ensemble des notes de frais préalablement à son départ en cas de fin de son Contrat avec PayFit.
(4) Accompagnement en droit social :
(i) L’accompagnement en droit social sera fourni directement par un prestataire tiers sans intervention directe ou indirecte de PayFit. Le prix de l’abonnement sera calculé par SIRET et facturé par PayFit (mandatée par le prestataire tiers) au nom et pour le compte du prestataire tiers au Client, ce que le Client accepte et reconnaît. PayFit ne sera aucunement responsable de la fourniture ou de la non-fourniture des services d'accompagnement en droit social de ce prestataire.
(ii) Détail de l’accompagnement en droit social :
⬇️ ACCOMPAGNEMENT A L’EMBAUCHE Génération de lettre d'embauche
Génération de contrats (CDI, CDD)
Génération de clauses spécifiques
Information et aide sur les clés de validité du cumul mandat social / contrat de travail
Information et aide sur la rémunération minimale des apprentis / alternants et stagiaires
Aide à la cohérence de position conventionnelle des salariés
Rappels calendaires individualisés (période d'essai avec délai de prévenance, etc.)
⬇️ ACCOMPAGNEMENT PENDANT LA VIE DU SALARIE Modification du contrat de travail (hors motif économique)
Génération de procédure disciplinaire
Génération de lettre de renouvellement de période d'essai
Aide à l'ajustement de la durée du travail avec la position conventionnelle et la rémunération
Information sur la gestion des congés payés et congés spéciaux (paternité)
⬇️ ACCOMPAGNEMENT LORS DES FINS DE CONTRAT Génération de lettre de rupture de période d'essai
Génération de lettre de réponse à la démission
Génération de procédure de rupture conventionnelle individuelle
Génération de procédure de licenciement personnel
Génération de procédure de licenciement économique individuel
Hors forfait: gestion des salariés protégés, transaction et (pré)contentieux
⬇️ ACCOMPAGNEMENT SUR LA VIE COLLECTIVE DE L’ENTREPRISE Relations avec le CSE
Génération de charte de télétravail (charte et suivi)
Génération de charte de droit à la déconnexion (charte)
Génération de règlement intérieur
Génération du DUERP et annexes obligatoires
Génération des documents d'affichage obligatoire
Génération de l'engagement de forfait mobilité durable
Génération du dispositif d'astreinte
Information sur les délais de conservation des données personnelles relatives aux salariés
Génération des trames des entretiens professionnels et entretiens de suivi obligatoires (télétravail, forfait jours ,etc.)
Génération de plan sanitaire
** Hors forfait: élections du CSE et négociation d'accords d'entreprise

Liste des finalités autorisées du traitement de données personnelles réalisé par PayFit en qualité de Sous-Traitant

Finalités autorisées
Gestion de la Paie
Gestion des déclarations sociales
Registre unique du personnel
Gestion des notes de frais
Gestion du temps de travail
Gestion des absences
Gestion des organigrammes et annuaires
Gestion de la communication interne (1 :1)
Gestion administrative du personnel
Gestion des accès et sécurisation des comptes
Onboarding
Formation et assistance

Sous-traitants ultérieurs

Catégorie de traitementSous-traitants UltérieursEmplacement des opérations de traitement
HébergementAmazon Web ServicesEspace Economique Européen
Gestion de la paie et des déclarations socialesPrestataires tiers (auto-entrepreneurs) de services d'expertises en paie et de gestion des déclarations socialesEspace Economique Européen
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesAtlassian Pty, LTd.Atlassian, Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesDato SRLEspace Economique Européen
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesFocusmatic SASPays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesFullStory, Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesMailgun Technologies, IncPays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesKontrol SAS (Tanker)Espace Economique Européen
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesNextUp LLCPays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesSalesforce.com, Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesSegment.io, Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesPendo.io, IncPays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesThe Rocket Science Group LLC (Mailchimp)Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesServiceRocket Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesSqreen SAS, Dogwood Labs, Inc.Espace Economique Européen
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesStitch, Inc.,Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesLooker, Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesDatadog, Inc.Pays Tiers
Gestion de la sécurité et du bon fonctionnement des ServicesMerci AppEspace Economique Européen
Assistance et formationG SuitePays Tiers
Assistance et formationUsabilla BVEspace Economique Européen
Assistance et formationSlack Technologies, Inc.Pays Tiers
Assistance et formationNotion Labs IncPays Tiers
Assistance et formationTrello, Inc.Pays Tiers
Assistance et formationOpsGenie, Inc.Pays Tiers
Assistance et formationPangone SASEspace Economique Européen
Assistance et formationWebHelp SASEspace Economique Européen
Assistance et formationPermutation Labs SASPays Tiers
Assistance et formationIntercom Inc.Pays Tiers
OnboardingG suitePays Tiers
OnboardingMindee SASEspace Economique Européen
Services spécifiquesYouSignEspace Economique Européen