Quels sont les différents outils SIRH ?

La majorité des entreprises ont d’ores et déjà amorcé la transformation digitale de leur service de Ressources Humaines (RH). Même en dehors des grands groupes, les fonctions RH ont subi une véritable révolution de leur mode de travail. 

L’émergence de nouveaux outils d’administration, d’évaluation et de pilotage stratégique a permis une modernisation significative du système d’information de l’entreprise. La maîtrise de ces technologies est désormais synonyme d’une gestion efficace et agile.

Qu’est-ce qu’un outil SIRH ? Quels sont les outils SIRH les plus fréquents ? Comment les mettre en place ? Quels sont les risques ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un outil SIRH ?

Définition d’un outil SIRH 

Avant de déterminer ce qu’est un outil SIRH, il est nécessaire de comprendre ce qu’est un SIRH.

Pour rappel, un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est l'ensemble de solutions technologiques qui aident à gérer et à améliorer tous les processus des ressources humaines d’une entreprise, comme la paie, le recrutement, la formation, la gestion du temps, le suivi des collaborateurs, etc. 

En d'autres termes, il s'agit d'un éventail d'outils numériques précis et faciles à utiliser qui permettent aux responsables des ressources humaines d'accomplir leurs tâches quotidiennes avec un maximum d'efficacité. Chaque outil ou module SIRH répond à un besoin fonctionnel précis : automatiser une tâche, fluidifier l’échange de données, ou encore améliorer l’expérience utilisateur pour les équipes RH comme pour les collaborateurs.

Ainsi, un outil SIRH n’est qu’une des ressources technologiques (un logiciel, un programme, une application, une plateforme, etc.) composant le système d'information des ressources humaines. La mise en œuvre de cet outil vise à permettre aux professionnels des RH de consacrer plus de temps et d'énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avantages des logiciels SIRH

La mise en place d’un SIRH sera efficace à l’unique condition qu’elle assure des bénéfices à l’employeur dans sa gestion, comme aux salariés, dans leur quotidien professionnel :

• une transformation intégrale des ressources humaines : l’utilité d’automatiser une seule fonction RH et de traiter les autres “comme avant” est limitée ;

• une interconnexion entre les différents outils SIRH  : tous les modules doivent être compatibles entre eux et avec la plupart des programmes de l’entreprise ;

• la sécurité et l’intégrité de l'information : le volume d'informations généré et géré nécessite un système d'information qui respecte de stricts protocoles de sécurité ;

• la flexibilité et fonctionnalité : l'accès à l'information devrait être simple et rapide pour le personnel RH qui doit y avoir accès pour effectuer son travail ;

• renforcer l’autonomie des collaborateurs : les équipes doivent pouvoir disposer et comprendre l’information pour atteindre leurs objectifs et faire progresser leur plan de carrière au sein de l'entreprise.

Parmi les différents avantages, la digitalisation des RH offre alors :

• un gain de temps pour les équipes RH ;

• une réduction des erreurs humaines ;

• un meilleur suivi des projets RH ;

• un renforcement de la performance globale de l'entreprise.

Quels sont les outils SIRH les plus utilisés ?

Il y a autant d’outils SIRH que de fonctions à remplir par le département de gestion des ressources humaines. Chaque outil représente donc une solution SIRH à un défi soulevé par ce service. 

On compte parmi les outils SIRH les plus utilisés au quotidien en entreprise :

• logiciel de gestion de paie : générer automatiquement des fiches de paie (prise en compte des absences, gestion des primes et des avantages en nature) avec leurs mentions obligatoires et faire les déclarations aux organismes sociaux (DSN, etc.) ;

• logiciel de gestion de temps et des activités : suivi du temps de travail, pointage, décompte des heures supplémentaires, gestion des congés et plannings. ;

• software de recrutement : pilotage de l’offre d’emploi, gestion des candidatures et de l’état d’avancement des processus de recrutement (relance, fixation d’entretiens, génération d’offres, refus automatisés) et les formalités d’embauche (DPAE, registre unique du personnel, etc.), intégration de nouveaux talents ;

• programmes de formation : suivi de parcours de formation et de l’onboarding, proposition d’options de formation en fonction des besoins de l’entreprise et des compétences des salariés ;

• portail RH interne pour les communications entre employeurs et collaborateurs : affichage du règlement intérieur, convention collective applicable, organigramme de l'entreprise à jour, etc. ;

• logiciel de gestion des absences et vacances : les salariés déclarent et justifient leur période de congés ou d’éventuelles absences ;

• plateforme de gestion des documents RH : stockage sécurisé des données personnelles, contrats, avenants, entretiens, avec accès restreint selon les profils. Générer, classer, échanger et stocker les documents liés à l’activité de l’entreprise ou relatifs à la gestion du personnel ;

• système d’évaluation et d’enquêtes : évaluer le rendement des et la satisfaction des salariés, mais également faciliter le recueil de feedback et d’alertes internes à destination de l’employeur. 

Des logiciels SIRH peuvent être développés en interne, si des collaborateurs dans l’entreprise disposent des connaissances et compétences techniques informatiques nécessaires. 

Autrement, l’appel à des prestataires externes, experts dans une ou plusieurs des fonctions SIRH susvisées, peut s’avérer la meilleure solution, particulièrement pour les TPE/PME. 

Afin de vous y retrouver et de choisir les outils nécessaires aux besoins de votre entreprise, vous pouvez très bien procéder à un audit RH qui mettra en lumière les points d'amélioration à avoir au sein de votre entreprise. 

💡 Bon à savoir : toutes les fonctions RH ne sont pas nécessairement informatisées ni informatisables au même degré. Cependant, des dysfonctionnements risquent d’apparaître si le SIRH alterne des processus automatisés et des processus non encore standardisés.

Comment mettre en place des outils SIRH ?

Audit préalable 

La mise en place d’un système d’information des ressources humaines implique l’introduction de nouvelles technologies au sein de l’entreprise. Avant de déployer un tel système, un audit préalable est essentiel pour évaluer les besoins de l’entreprise, les processus RH existants et les impacts potentiels sur l’organisation. Cet audit permet également d’anticiper les éventuelles problématiques liées à la gestion des données et aux obligations légales, notamment celles relatives au RGPD.

Choix des logiciels

Tous les outils composant le SIRH ne nécessitent pas automatiquement une information-consultation des Instances Représentatives du Personnel (IRP). Seuls les projets "importants", affectant une grande partie des salariés ou modifiant significativement leurs conditions de travail, sont soumis à cette obligation. Par exemple, l’installation d’un SIRH de gestion des absences peut être considérée comme un simple outil de gestion, sans conséquence sur l’emploi, et donc dispensée de consultation.

En revanche, un outil de contrôle automatisé du temps de travail, en raison de son impact sur la gestion quotidienne des salariés, devra impérativement être présenté et discuté avec les IRP.

Intégration des données

Le succès d’un projet SIRH repose en grande partie sur l’intégration des données RH, souvent sensibles et personnelles. Ces informations, exploitées par le service RH, sont soumises à des règles strictes en matière de confidentialité et de sécurité.

Le responsable SIRH doit veiller à ce que toutes les opérations de collecte, de traitement, et de stockage des données soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela inclut notamment la mise en place de mesures de sécurité, la limitation des accès aux données, et la transparence vis-à-vis des salariés sur l’utilisation de leurs informations. Le responsable SIRH, chargé de la gestion et du suivi du SIRH de l'entreprise, devra être particulièrement vigilant au respect du cadre réglementaire fixé par le RGPD.

💡 Bon à savoir : pour s’assurer la conformité avec le RGPD du SIRH sur le long terme, le suivi et l’actualisation des différents logiciels du personnel doit faire partie des objectifs recensés dans le cahier des charges SIRH. 

Consultation des IRP

La consultation des IRP est une étape obligatoire pour les projets SIRH susceptibles d’avoir un impact important sur la gestion, l’organisation ou les conditions de travail. Cela concerne notamment les dispositifs de surveillance, d’évaluation automatisée, ou tout outil RH modifiant de manière significative le quotidien des collaborateurs.

Il est donc essentiel d’évaluer en amont si le projet SIRH entre dans ce cadre légal et, le cas échéant, de planifier une consultation formelle avec les représentants du personnel. Cette démarche contribue non seulement à la conformité juridique du projet, mais aussi à son acceptabilité sociale et à une meilleure adoption par les équipes.

Pourquoi choisir PayFit comme outil SIRH d’automatisation de paie ?

Outil SIRH particulièrement adapté aux PME, la solution RH PayFit permet avant tout d’automatiser la paie en entreprise pour simplifier une tâche lourdement administrative et chronophage pour les employeurs. 

PayFit centralise la gestion de la paie et du personnel sur une seule et même plateforme simple à administrer pour l'employeur et à utiliser par les collaborateurs.

Elle permet entre autres de :

• gérer les demandes d’absences et les congés ;

• saisir les notes de frais ;

• organiser le suivi du temps et la charge de travail ;

• permettre aux salariés de mettre en place un don sur salaire ;

• créer automatiquement des bulletins de paie en fonction de ces éléments.

PayFit s’allie par ailleurs avec KPMG pour vous proposer un accompagnement sur mesure sur les thématiques RH clés de votre développement. 

Pour aller plus loin, consultez notre vidéo explicative :