Comment convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement ?

Le licenciement est un mode de rupture du contrat de travail qui repose sur la décision unilatérale de l’employeur. Que ce soit pour un motif disciplinaire ou pour un licenciement pour insuffisance professionnelle, la procédure de licenciement impose à l'employeur de convoquer le salarié à un entretien préalable, avant de prendre sa décision définitive. Cette étape permet d'assurer la régularité de la rupture.

Comment convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement ? Que contient la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement ? Quel est le délai à respecter ? PayFit vous explique.

Quelle forme doit prendre la convocation du salarié à un entretien préalable de licenciement ?

La procédure de licenciement prévoit que l’employeur qui envisage de licencier un salarié, quel qu'en soit le motif, doit obligatoirement le convoquer à un entretien préalable de licenciement. La convocation du salarié doit prendre la forme d’une lettre écrite. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre d’un licenciement pour faute, le salarié doit être convoqué à l’entretien préalable de licenciement dans un délai de 2 mois à compter des faits qui lui sont reprochés. Convoquer le salarié après ce délai entraînera une irrégularité de la procédure.

Que contient la lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement ?

La lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :

• l’objet de l’entretien, à savoir échanger au sujet d’un éventuel licenciement ;

• la date et l’heure de l’entretien ;

• le lieu de l’entretien qui peut être le lieu de travail du salarié ou le siège social de l’entreprise ;

• l’information au salarié qu’il dispose de la possibilité de se faire assister ainsi que les coordonnées des services permettant d’accéder à la liste des conseillers du salarié ;

• la signature de l’employeur ou de son représentant.

⚠️ Attention : l’omission de l’une de ces mentions entraîne l’irrégularité de la procédure. Par ailleurs, l’absence de mention concernant la possibilité pour le salarié de se faire assister peut être sanctionnée par une indemnité égale à 1 mois de salaire. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un modèle de convocation à un entretien préalable de licenciement, pour être certain de ne pas oublier l’une des mentions obligatoires.

Comment transmettre la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement ?

La lettre peut être remise au salarié en main propre contre décharge attestant de sa bonne réception, ou faire l’objet d’un envoi par courrier recommandé avec accusé de réception.

💡 Bon à savoir : l’utilisation généralisée de l’e-mail comme moyen de communication n’ouvre pas droit à l’employeur de substituer la remise en main propre ou l’envoi par lettre recommandée par l’envoi d’un e-mail. 

En effet, l'envoi d’un e-mail ne permet pas à l’employeur de s’assurer de la date de prise de connaissance de la convocation par le salarié. Cette date est pourtant nécessaire pour faire courir le délai à respecter avant la date de l’entretien préalable de licenciement proprement dit.

Quand transmettre la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement ?

Un délai de 5 jours ouvrables doit obligatoirement être respecté par l’employeur entre la présentation de la lettre au salarié ou sa remise en main propre, et la date de l’entretien préalable de licenciement. 

💡 Bon à savoir  : ce délai minimum fait l’objet d’une prolongation jusqu’au premier jour ouvrable suivant lorsqu’il prend fin un dimanche, un jour férié ou un jour chômé.

Ce délai a pour but de permettre au salarié de se préparer à l’entretien et fait partie des délais de licenciement.