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Comment rédiger une lettre de licenciement sans faire d'erreur ?
La lettre de licenciement est un document obligatoire que vous établissez pour mettre fin au contrat de travail d'un salarié que vous licenciez.
Ce courrier doit être rédigé avec soin car il peut servir de support en cas de litige avec le salarié. Son contenu doit notamment comporter certaines mentions obligatoires comme le motif de licenciement.
Le décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017 met à votre disposition des modèles officiels de lettres de notification de licenciement pour sécuriser la procédure.
Faute professionnelle simple, grave ou lourde, motif économique : en entreprise, le recours au licenciement visant la rupture du contrat de travail d’un salarié en CDI doit suivre une procédure strictement encadrée par la loi.
L’employeur qui maintient son intention de licencier un salarié après l’entretien préalable de licenciement doit impérativement lui notifier cette décision par le biais d’une lettre de licenciement.
Toutefois, rédiger une lettre de licenciement impose de respecter certaines règles précises pour être conforme.
Qu’est-ce que la lettre de licenciement ?
La lettre de licenciement est une étape obligatoire de la procédure de licenciement. Ce document, établi par l’employeur, est adressé au salarié pour l’informer officiellement de sa décision d’interrompre son contrat de travail.
Le courrier de licenciement intervient à l’issue de l’entretien préalable au cours duquel le salarié a pu se justifier des faits reprochés. Cet ultime échange permet souvent d’instaurer un dialogue entre les deux parties pour tenter une conciliation.
Dans le cas où l’employeur souhaite tout de même licencier le salarié après un délai de réflexion, il a un devoir d’information auprès de ce dernier.
⚠️ Attention : la lettre de licenciement acte la rupture du contrat de travail du salarié. Elle est soumise à des règles précises et nécessite d’être rédigée avec soin. La décision de l’employeur et les motifs ayant conduit au licenciement doivent ainsi être clairement explicités dans ce document.
Quel est le contenu d’une lettre de licenciement ?
L’intitulé de la lettre de notification du licenciement doit permettre d’identifier précisément la nature du courrier.
Mentions obligatoires de la lettre de licenciement
Le document doit obligatoirement contenir certaines informations obligatoires :
le destinataire du courrier de licenciement (identité et coordonnées du salarié) ;
l’objet du document (“lettre de licenciement”) ainsi que le type de licenciement décidé ;
les motifs de licenciement précis, objectifs et vérifiables justifiant le licenciement du salarié (date, heure, lieu) ;
la durée du préavis à réaliser par le salarié ;
en cas de dispense de préavis, ou d'absence de préavis pour faute grave ou lourde, la date de rupture du contrat de travail ;
la date et le lieu de rédaction de la lettre ;
la signature manuscrite de l’employeur ou de son représentant.
💡 Bon à savoir : il est recommandé d’utiliser un modèle de lettre de licenciement pour être certain de ne pas oublier l’une des mentions indispensables. Vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de lettre de licenciement.
Motifs de licenciement
D’après l’article L1235-2 du Code du travail encadrant la rupture du contrat de travail à durée indéterminée, la lettre de licenciement doit permettre au salarié de comprendre clairement la raison et la motivation de son licenciement.
Ainsi, l’employeur doit clairement mentionner le motif de licenciement qu’il s’agisse d’un :
📌 Exemple : la lettre de licenciement pour faute grave d'un salarié ayant violenté l'un de ses collègues sur son lieu de travail doit mentionner la date, l'heure et le lieu de l'altercation, ainsi que le déroulé des faits reprochés et le nom du collègue victime.
Si les motifs énoncés ne sont pas assez précis, vous disposez de 15 jours après la notification du licenciement pour les préciser de votre propre initiative. Le salarié dispose du même délai de 15 jours pour vous demander cette précision : vous avez alors 15 jours supplémentaires après réception de sa demande pour y répondre. Dans tous les cas, vous ne pouvez ni ajouter un nouveau motif, ni modifier celui initialement énoncé dans la lettre de licenciement.
💡 Bon à savoir : cette clarification s'appuie sur l'article R1232-13 du Code du travail et sur votre fiche notification du licenciement, qui détaille ce double délai.
⚠️ Attention : l’imprécision des motifs dans la lettre de licenciement peut entraîner la reconnaissance d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des prud’hommes. Le juge peut également ordonner la réintégration du salarié dans l’entreprise et condamner l’employeur à des dommages et intérêts.
Pour aider les employeurs et diminuer le risque d’erreurs de rédaction (et les complications juridiques qui en découlent), le décret n° 2017-1820 de 2017 du Conseil d’État a prévu différents modèles types de lettres de notification de licenciement.
Tout au long de la procédure, l’employeur doit respecter les différents délais de licenciement, y compris pour expédier la notification du licenciement.
Le délai d’envoi de la lettre de licenciement varie en fonction du motif :
licenciement pour motif personnel non disciplinaire : l’employeur doit attendre 2 jours ouvrables suite à l’entretien préalable avant d’envoyer la notification du licenciement au salarié. En revanche, la loi ne fixe pas de délai maximal pour envoyer ce courrier ;
licenciement pour motif personnel disciplinaire : dans le cadre d’un licenciement pour faute simple, grave ou lourde, consécutif à une mise à pied ou non, l’employeur doit également attendre 2 jours ouvrables suite à l’entretien préalable avant d’envoyer la lettre de notification. La loi fixe un délai maximal d’un mois après la date de cet entretien pour l’expédier, et ce, même si le salarié ne s’est pas présenté au rendez-vous. À défaut, le licenciement peut être reconnu par le juge comme sans cause réelle et sérieuse et le salarié pourrait récupérer son emploi ;
licenciement pour motif économique (moins de 10 salariés) : la transmission de la lettre de licenciement pour motif économique nécessite de respecter un temps de 7 jours ouvrables après la date de l’entretien (ou 15 jours ouvrables si le salarié est un cadre).
Le délai de réflexion de 2 jours ouvrables ne prend pas en compte le jour de l’entretien préalable ni le jour d’échéance du délai.
📌 Exemples :
si l’entretien a lieu un mardi, le délai de réflexion expire le jeudi et la lettre de licenciement peut être envoyée à partir du vendredi ;
s’il expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant ;
si l’entretien a lieu un vendredi, le délai de réflexion qui expire le dimanche est prolongé jusqu’au lundi. La lettre de licenciement peut être envoyée à partir du mardi.
Comment transmettre la lettre de licenciement ?
La transmission de la lettre de notification du licenciement au salarié peut se faire par différents moyens :
courrier recommandé avec accusé de réception ;
remise en main propre contre décharge attestant de la réception.
💡 Bon à savoir : le préavis de licenciement du salarié débute le jour de l’envoi ou de la remise de la lettre de notification du licenciement.
Le Code du travail n’impose pas à l’employeur de rédiger le document lui-même. En effet, il peut être aidé par un membre du service juridique ou des Ressources humaines. Toutefois, pour respecter la procédure de fin du contrat de travail, il est impératif que ce soit lui ou son représentant (juriste, DRH, etc.) qui signe la lettre de licenciement.
Si l’article L.1232-6 prévoit d’adresser aux salariés une lettre recommandée avec avis de réception dans le but de confirmer la date d’expédition, il est tout à fait possible de remettre ladite lettre de licenciement en main propre.
Si ce mode de remise n’est pas interdit par le Code du travail, il convient d’apporter une preuve tangible de l’information complète des salariés ainsi que de la date de délivrance avec par exemple une décharge ou un récépissé de remise en main propre. En effet, cette précaution permettra de se prémunir si le salarié souhaite contester la procédure.
Pour compléter le récépissé, il est possible de suivre le formalisme suivant :
“Je soussigné [nom du destinataire] certifie avoir reçu de [nom de l’expéditeur] un courrier de licenciement en main propre.
Fait à [ville], le [date]”
Signature
💡 Bon à savoir : En pratique, le recommandé avec accusé de réception reste la solution la plus sûre : il fixe une date certaine, ce qui est déterminant pour calculer le préavis de licenciement et sécuriser la procédure en cas de contestation.
Non, la lettre de licenciement peut tout à fait être dactylographiée pourvu que le formalisme et les informations obligatoires y figurent bien. La signature est toutefois indispensable. En cas d’absence, la procédure pourrait être considérée comme irrégulière et le licenciement annulé.
Le salarié a tout à fait le droit de refuser un courrier de licenciement lorsque celui-ci lui est adressé en main propre. Ce refus n’entraîne toutefois pas d’annulation de la procédure à proprement parler si l’employeur ou la personne mandatée pour le dépôt prouve la tentative de remise dudit document.
Pour limiter les contentieux et renforcer la sécurité juridique, le décret pris en Conseil d’État (n° 2017-1820 du 29 décembre 2017) met à disposition des employeurs des modèles de lettres de notification de licenciement adaptés selon le type de rupture envisagé. Leur utilisation reste facultative.
