Comment comprendre une fiche de paie ?

Comprendre sa fiche de paie n'est pas toujours facile. Entre 1948 et 2017, la fiche de paie est passée de 5 lignes à près de 40 lignes en France, se positionnant bien loin devant son voisin allemand, dont le bulletin de salaire se résume aujourd’hui à 6 lignes seulement.

Pour bien lire sa fiche de paie, il est nécessaire de la découper en un schéma composé de quatre parties simples et compréhensibles : les éléments d’identité de l’entreprise et du salarié, le salaire brut, les cotisations, et pour finir, le salaire net.

Comment comprendre un bulletin de salaire pour l’établir dans les meilleures conditions ? PayFit vous guide pas à pas.

Comprendre une fiche de paie : schéma explicatif

Partie 1 - Les éléments d’identification des parties

Lire une fiche de paie se fait de haut en bas, ligne par ligne. La première partie est donc celle qui se situe tout en haut à gauche.

Cette première partie est sûrement la plus évidente : le haut d'une fiche de paie vous indique l'identité des deux parties concernées par le contrat de travail, soit vous et votre salarié.

Dans la partie de l’employeur, il doit être indiqué :

• le nom de la société ;

• l’adresse du siège social ;

• le code APE indiquant le secteur d’activité — en savoir plus sur les différents codes d'une fiche de paie ;

• le numéro SIREN ;

• la convention collective applicable (à défaut, des articles du Code du travail doivent être mentionnés, car ils régissent le statut du salarié et ses droits).

Dans la partie du salarié, il doit être affiché sur la fiche de paie :

• le nom du salarié ;

• l’emploi exercé au sein de l’entreprise ;

• le numéro du salarié au sein de l’entreprise, ou “matricule RH” ;

• la classification du poste, c’est-à-dire le niveau hiérarchique qu'il occupe — on parle également de coefficient de salaire ;

• la classification conventionnelle.

Ces informations jouent le rôle de “carte d’identité” pour chaque partie. Il s’agit de mentions obligatoires du bulletin de paie : elles doivent absolument apparaître, au même titre que la durée de travail et la date à laquelle le salarié doit recevoir sa rémunération.

Partie 2 - Le salaire brut et les ajouts

La seconde partie sur laquelle se pencher lors de votre processus de paie concerne le salaire brut et les ajouts.

Le premier chiffre qui apparaît sur une fiche de paie est celui du “salaire brut”. Il indique la rémunération à laquelle le salarié a le droit mensuellement pour son travail accompli. Ce montant correspond donc au salaire avant la déduction des différentes cotisations et contributions sociales.

Le salaire brut est déjà le fruit d’un calcul puisqu’il est établi en fonction du “Salaire Mensuel de Base” (SMB). Ce dernier représente le montant prédéfini par le contrat de travail, auquel s’ajoutent des avantages mensuels pouvant se greffer au salaire brut. Le SMB doit toujours respecter les minimas conventionnels si applicables, ou à défaut, le SMIC.

Les différents avantages envisageables sont :

• la prime d’ancienneté ;

• les primes exceptionnelles ;

• les jours de congés payés ;

• les heures supplémentaires qui ont été effectuées pendant la période de travail mensuelle ou les heures d’astreintes payées à taux majoré ;

• les avantages en nature, par exemple un véhicule de fonction ou encore le prêt de biens matériels comme un ordinateur professionnel.

Partie 3 - Les taxes et les cotisations sociales

Si le salaire brut figure sur la première ligne d'un bulletin de paie, il n’équivaut pas au salaire réel perçu par le salarié à la fin du mois.

De ce total seront en effet déduites différentes cotisations et contributions sociales. Ces cotisations, versées aux organismes sociaux, assurent le fonctionnement des prestations sociales pour pouvoir bénéficier d'une protection sociale dans le futur.

En tant qu'employeur, vous devez payer des charges patronales. Ces cotisations sociales sont calculées en fonction du salaire du salarié. C’est ce qu’on appelle le “salaire super-brut” : l’employeur assure à la fois le salaire brut et le versement des charges patronales supplémentaires.

Pour comprendre une fiche de paie, il est donc indispensable de prendre en compte l'ensemble des cotisations sociales, ainsi que les complémentaires santé.

Depuis 2018, les libellés des différentes cotisations et contributions sociales ont été clarifiés dans le cadre du bulletin de paie simplifié. Ces différentes retenues ont été regroupées dans de plus larges catégories pour rendre l’explication des bulletins de salaire plus compréhensible en matière de :

• santé ;

• retraite ;

• famille ;

• chômage ;

• accident du travail ;

• maladie professionnelle.

💡 Bon à savoir : le nouveau modèle du bulletin de paie clarifié devient obligatoire au 1er janvier 2026.

1. Les cotisations et contributions salariales

Parmi les prélèvements opérés sur la fiche de paie, on retrouve généralement :

• la cotisation salariale maladie supplémentaire uniquement dans les départements du Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle ;

• l’assurance vieillesse ;

• la cotisation de retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO) ;

• la Contribution d'Équilibre général (CEG) ;

• la Contribution d'Équilibre technique (CET) uniquement pour les salariés dont les revenus sont supérieurs au plafond de la Sécurité sociale ;

• la cotisation APEC (Association Pour l’Emploi des Cadres) ;

• la Contribution Sociale Généralisée (CSG) déductible et non déductible ;

• la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS).

2. Les cotisations patronales

En plus de la CEG, la CET, l’APEC, l’AGRIC-ARRCO et l’assurance vieillesse, l’employeur est tenu de verser les contributions supplémentaires suivantes :

• l'assurance maladie, maternité, invalidité, décès ;

• les allocations familiales ;

• les cotisations accidents du travail et maladie professionnelle ;

• la contribution au Fonds National d’Aide au Logement (FNAL) ;

• le versement mobilité ;

• la Contribution Solidarité Autonomie (CSA) ;

• la contribution au dialogue social ;

• la cotisation AGS ;

• la contribution d'assurance chômage ;

• la prévoyance des cadres ;

• le forfait social ;

• la taxe d'apprentissage ;

• la contribution à la formation professionnelle ;

• la Participation Construction (PEEC) pour les entreprises d'au moins 50 salariés ;

• la contribution CPF-CDD.

Une fois la déduction des cotisations sociales effectuée, on vient prendre en compte les ajouts en net (non soumis à cotisation). Les cas les plus courants sont par exemple les notes de frais ou les frais de transport.

💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce dernier correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires par les organismes sociaux.

Le forfait social : une cotisation patronale particulière

Le forfait social est une contribution à la charge de l’employeur et à destination de la Sécurité sociale.

Elle s'applique aux rémunérations qui sont exonérées de cotisations ou de contributions de Sécurité sociale et qui sont également assujetties à la CSG.

Parmi les rémunérations concernées : les primes d'intéressement ou de participation, les indemnités de rupture conventionnelle, les abondements de l'employeur au Plan d'Épargne d'Entreprise (PEE), au Plan d'Épargne Interentreprises (PEI) ou au Plan d'Épargne pour la Retraite Collectif (Perco), etc.

Partie 4 - Le salaire net et le prélèvement à la source

Dernière étape pour tout savoir sur la fiche de paie : le passage du salaire brut au net.

Il faut pour cela déduire du salaire total l’ensemble des charges salariales et des taxes prélevées. Le salaire net se rapproche le plus du montant qui sera réellement perçu à la fin du mois. Mais cela ne s’arrête pas là : l'étape des charges salariales est importante, mais celle de la part imposable l’est tout autant.

Avant 2019, les salaires nets étaient entièrement versés aux salariés. Cette somme était dans un second temps soumise à l’impôt sur le revenu. En d’autres termes, le salarié devait payer ses impôts directement à l’administration fiscale tous les mois ou tous les trois mois. Ce montant n’étant pas indiqué sur la fiche de paie, certains salariés pouvaient rencontrer des difficultés s’ils n’avaient pas pris en compte l’échéance des impôts dans leurs dépenses mensuelles.

Depuis le 1er janvier 2019, conformément à l’ordonnance n°2017-1390 du 22 septembre 2017, la règle a changé pour apporter une solution à ce problème. Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu s’est généralisé.

Aujourd’hui, il n’est plus question de verser cet impôt a posteriori d'une fiche de paie. Le taux d’imposition sur le revenu est directement communiqué à votre employeur (le cas échéant, un taux neutre sera appliqué). C’est donc à l'employeur que revient le rôle de retirer la somme convenue par l’impôt directement à la “source” des revenus, c’est-à-dire sur le salaire net imposable. Cette opération est aisément prise en charge par les systèmes d’automatisation de la paie.

Partie 5 - Les congés payés

Un dernier encart sur la fiche de paie concerne les congés payés acquis et pris au cours de la période de référence.

Pour savoir comment lire les congés sur une fiche de paie, il est nécessaire de connaître les différentes catégories de congés payés :

• les congés acquis sont obtenus pendant de la période de référence de l’année précédente (entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai dernier). Ils sont indiqués par la mention obligatoire "Congés N-1" ou "CP N-1", N représentant l'année actuelle ;

• les congés en cours d'acquisition : il s'agit des jours que le salarié est en train d'acquérir au titre de l'année en cours, c'est-à-dire depuis le 1er juin dernier. Ils sont indiqués par la mention "Congés N" ou "CP N" ;

• les congés pris en N-1 et N : les jours pris en N-1 correspondent à ceux acquis au titre de la période précédente, tandis que ceux pris en N relèvent de l’année actuelle ;

• le solde de congés payés correspond à la soustraction entre les congés payés acquis et ceux qui ont été pris depuis le début de la période de référence.

⚠️ Attention : si le salarié prend des congés payés et qu’il a un solde N-1 positif, les jours seront déduits en priorité du solde N-1.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour comprendre chaque ligne d’un bulletin de salaire. Pour plus d’informations sur la rémunération, vous pouvez consulter notre guide complémentaire pour faire une fiche de paie et explorer notre article sur la gestion de la paie.

Chez PayFit, pour chaque fiche de paie émise, nous proposons un récapitulatif visuel des principales informations présentes sur la fiche de paie "conventionnelle". Ainsi, vos salariés sont en mesure de comprendre leurs bulletins de paie en un simple coup d'œil !

Si vous souhaitez opter pour l’option du logiciel de paie, n’hésitez pas à découvrir notre produit PayFit !