Qu'est-ce qu'un matricule RH ?

La mise en place des fiches de paie en ligne a imposé une amélioration de la sécurité des données des salariés.

Désormais, sur les bulletins de salaire, l’identité du salarié est associée à un numéro unique qui permet de l'identifier au sein de l'entreprise : on parle de matricule salarié ou de matricule RH.

Qui attribue le matricule RH ?

Afin de sécuriser l’identité du salarié dans l’entreprise et de l'identifier plus facilement, plusieurs codes lui sont attribués de manière permanente dans l'entreprise. C'est notamment le cas du matricule RH (pour Ressources Humaines), également appelé "matricule salarié" ou "code RH".

Ce code d’identification de l’employé est généré par le logiciel RH au moment de l’inscription du salarié sur les registres de l’employeur.

💡 Bon à savoir : le numéro de matricule RH du salarié doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). En conséquence, le numéro de Sécurité sociale ne peut pas être utilisé comme un numéro de matricule unique pour identifier les employés dans l’ensemble des fichiers de gestion des ressources humaines de l’entreprise.

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Où trouver le numéro de matricule RH ?

Le numéro de matricule du salarié est indiqué sur sa fiche de paie, généralement avec les mentions obligatoires du bulletin de paie relatives à l’identité des salariés (nom, prénom, numéro de sécurité sociale…). On le trouve donc en haut à gauche ou en haut à droite de la fiche de paie.

Si un salarié à besoin de connaître son numéro de matricule RH alors qu’il n’a pas encore reçu sa première fiche de paie (quelques jours après son embauche par exemple), il doit s’adresser au service de gestion des Ressources humaines ou au service de paie de son entreprise.

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Quelle est l’utilité du matricule RH pour les salariés ?

Ce code d’identification unique permet à chaque employé d’accéder en toute sécurité à son coffre fort numérique. C’est là que sont stockées ses bulletins de salaires. La dématérialisation de la fiche de paie participe à la simplification de la gestion des documents et processus administratifs. Cette dématérialisation vise également à diminuer l’impact environnemental de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : l’employeur n’est pas tenu d’obtenir l’accord du salarié pour opter pour la dématérialisation de la fiche de paie. En revanche, le Code du travail autorise celui-ci à refuser ce format numérique. Un employé qui manifeste son opposition continuera donc à recevoir sa fiche de paie en format papier.

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